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項目團(tuán)隊成員時間管理分析
這里的第一時間，并不見得是最快、最緊急的時間，而是指保證目標(biāo)實現(xiàn)情況下的最短時間。項目的時間管理包括項目團(tuán)隊成員的時間管理和項目的進(jìn)度管理兩部分。項目的進(jìn)度管理在一般項目管理書上都有詳細(xì)的講述。在這里想分析一下，作為項目負(fù)責(zé)人，如何對項目團(tuán)隊成員進(jìn)行時間管理。
一、強化“第一時間”觀念
做任何事情都需要占用時間，時間是最珍貴、最稀有的資源，因此，我們必須強化在“第一時間”內(nèi)完成任務(wù)的觀念。“第一時間”觀念至少應(yīng)包括三方面的含義：一是嚴(yán)格遵守作息時間，在規(guī)定時間段內(nèi)的“起始點”完成任務(wù);二是充分地利用時間，不占用、不浪費任何一塊時間;三是有效地利用時間，提高工作效率。時間觀念是一個意識上的問題，是工作責(zé)任心的一個方面，它不像上班打卡那樣的標(biāo)準(zhǔn)化、形式化，但擁有了它，卻比打卡更管用，因為時間觀念對于員工來講是內(nèi)因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)利用各種可以利用的時機和場合，采取各種不同的手段和方法來強化項目團(tuán)隊成員的“第一時間”觀念，增強整個團(tuán)隊和每個人的責(zé)任感、緊迫感，在第一時間完成任務(wù)的意識。在此基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)、自我學(xué)習(xí)、實踐、工作交流等方法，提高項目團(tuán)隊成員的專業(yè)水平和團(tuán)隊的整體協(xié)調(diào)能力，爭取實現(xiàn)項目的“普遍提速”，提高整個團(tuán)隊競爭力。
二、建好一個“時間日志”
建立一個“時間日志”，完整、準(zhǔn)確記錄你的時間是怎樣花費掉的。這既是時間管理的開始，也是時間管理中一項重要的準(zhǔn)備工作。項目經(jīng)理不但自己要這樣做，而且要督促團(tuán)隊成員都要養(yǎng)成這樣一個良好習(xí)慣。對于這個問題，我們不能靠回憶來講我們做了些什么，因為“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的不同，甚至有時會完全不同。在通常情況下，我們可以根據(jù)需要選用適合個人特點的時間管理的工具，也可以每半個小時自己手動記錄一次時間的使用情況，每兩周或一個月對記錄情況進(jìn)行一次分析。這樣我們就會發(fā)現(xiàn)自己在時間利用上不合理的地方，從而找到改進(jìn)時間管理的辦法。記錄時要注意三點：一是時間間隔不要太短，防止產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng);二是不要在一個時間周期(如一天)結(jié)束之后再去填寫，防止記錄結(jié)果帶有欺騙性;三是記錄“時間日志”貴在堅持，不
能三天打魚，兩天曬網(wǎng)。
三、制定一個完整規(guī)劃
規(guī)劃是時間管理的起點，因為只有對時間進(jìn)行規(guī)劃之后，才能進(jìn)一步安排時間、調(diào)整時間、提高時間的利用率。項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)首先制定好項目的整體規(guī)劃，然后再指導(dǎo)團(tuán)隊成員依據(jù)項目整體規(guī)劃制定個人的時間管理規(guī)劃。項目團(tuán)隊成員個人可以從以下五個方面進(jìn)行規(guī)劃：一是制定一個以smart(specific具體的、measurable可衡量的、attainable可達(dá)到的、relevant相關(guān)的、time-based基于時間的)為導(dǎo)向的目標(biāo);二是規(guī)劃任務(wù)清單或工作計劃;三是規(guī)劃個人工作里程碑;四是規(guī)劃協(xié)調(diào)事項;五是規(guī)劃檢查點與更新點。如果項目規(guī)模大、周期長、技術(shù)復(fù)雜、涉及單位多時，大家一般都會認(rèn)真細(xì)致地做好規(guī)劃，但如果遇到以下六種項目，也應(yīng)當(dāng)做好規(guī)劃：一是時間標(biāo)準(zhǔn)要求高的項目;二是風(fēng)險程度高的項目;三是重要人員和資源不足的項目;四是團(tuán)隊成員與項目要求文化差異大的項目;五是環(huán)境變化快且影響大的項目;六是并行工作多的項目。
四、解決好“第一號”問題
80/20法則告訴我們，在項目所有的工作中，20%最為重要的工作對項目的貢獻(xiàn)高達(dá)80%，而另外的80%貢獻(xiàn)只有20%。所以，無論是團(tuán)隊、還是個人，都要首先找到這20%最為重要的工作，并對其進(jìn)行排序，找出當(dāng)前的“第一號”問題。有人說：項目管理就是做正確的事、正確地做事，實現(xiàn)正確的結(jié)果，這20%的事就是我們要做的正確的事。第四代時間管理理論講的也是一樣的道理，因為做好了第一號(最重要、第二象限)的事情，就會使第二象限擴大、第一象限減少，就會有更多的時間來解決下一個“第一號”，就更容易成功。判斷一項工作是否屬于那20%，主要看它是否具有“三性”，即有效性、關(guān)鍵性、重要性。有效性是指是否具備促進(jìn)、限制項目效果的因素，關(guān)鍵性是對項目或企業(yè)全局的影響程度，重要性是對項目總目標(biāo)的貢獻(xiàn)程度。
五、第一次就把事情做對
第一次就把事情做對，次次都把事情做對，實際上就是一個正確地做事的問題。正確地做事，關(guān)鍵是要養(yǎng)成一個做事的良好習(xí)慣。我個人認(rèn)為，良好的做事習(xí)慣至少應(yīng)當(dāng)包括以下三個方面：
首先是要把問題搞清楚，需要搞清楚的問題主要有三：1、此事能不能不做?2、此事能不能由他人來做，如果由他人來做，你需要做什么，才能保證他把這件事做好?3、如果必須親自來做，那么優(yōu)缺點各是什么?
其次是具體實施，以下四點需要關(guān)注：1、定義范圍、分解工作，找出重要的和關(guān)鍵的任務(wù);2、對重要的和關(guān)鍵的任務(wù)進(jìn)行排序，并以其為主線制定一份簡單的工作計劃;3、采用自己熟悉的、簡潔的辦法來處理各項子任務(wù);4、要把重要的和關(guān)鍵的任務(wù)安排在黃金時段來做。最后是對做這件事的總結(jié)和思考，關(guān)鍵是總結(jié)出對以后工作有益的經(jīng)驗。
六、牢固樹立一個理念――授權(quán)
環(huán)境的快速變化已經(jīng)成為時代的主旋律，在這樣一個“秒殺時代”里，只可能會有完美的團(tuán)隊，不可能會有完美的個人。所以，項目經(jīng)理要徹底丟掉過去那種“一人包打天下”的思維習(xí)慣，要學(xué)會授權(quán)，讓自己從日常事務(wù)中擺脫出來。我們大家都知道諸葛亮很聰明，他突出的特點是務(wù)實，為了蜀國的大業(yè)嘔心瀝血，但最后卻是被活活累死。因此，在目前項目總工作量與日俱增的情況下，我們更要警惕“過勞死”，這并不等于說不為團(tuán)隊做貢獻(xiàn)，而是為了能夠更加長久地為團(tuán)隊做貢獻(xiàn)。
項目經(jīng)理在授權(quán)時應(yīng)當(dāng)注意：一是(對)信任(之人)授權(quán)，授權(quán)(后)信任(被授之人);二是明確范圍，權(quán)責(zé)同授;三是公之于眾，真正授權(quán);四是適可而止，可控授權(quán);五是創(chuàng)造條件，服務(wù)授權(quán);六是賞罰嚴(yán)明，激勵授權(quán)。
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