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企業(yè)員工的時(shí)間管理淺析
美國(guó)托馬斯・愛迪生說(shuō)過(guò)“世界上最重要的東西是‘時(shí)間’”。時(shí)間管理是效率管理的關(guān)鍵因素，是企業(yè)提高員工整體素質(zhì)的最有效的法寶。善于管理時(shí)間的企業(yè)和個(gè)人在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中能更具競(jìng)爭(zhēng)力的面對(duì)挑戰(zhàn)。
一、時(shí)間管理概念
時(shí)間是管理中的稀有資源與潛在資本，它具有四個(gè)顯著的特征：一是不變性;二是不可存儲(chǔ)性;三是不可替代性;四是伸縮性。時(shí)間一旦流逝，則永遠(yuǎn)無(wú)法挽回。因此我們要對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，來(lái)提高時(shí)間的利用率，進(jìn)而提高工作效率。時(shí)間管理(Time Management)就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的是是如何克服時(shí)間浪費(fèi)，更好地把握時(shí)間，以便有效地完成既定目標(biāo)。除了要決定該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，作為一種提醒與指引。對(duì)企業(yè)來(lái)講，對(duì)時(shí)間的管理和對(duì)其他的人、財(cái)、物的管理，都是一樣的重要。“時(shí)間管理”是企業(yè)管理中一個(gè)必要環(huán)節(jié)。時(shí)間表面上是沒有成本的，但實(shí)際上在經(jīng)營(yíng)中無(wú)時(shí)無(wú)刻不在投人，其投資規(guī)模之大，成本之高是不亞于其他投資的。“時(shí)間就是金錢，效益就是生命”國(guó)際上的一項(xiàng)調(diào)查表明：在時(shí)間效率方面，好的員工要比差的員工高出10倍以上。
二、時(shí)間管理的方法
(1)GTD方法。GTD是Getting Things Done的縮寫。主要原則在于一個(gè)人需要通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種任務(wù)移出來(lái)，通過(guò)這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一種消滅壓力的高效工作方法。GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。企業(yè)員工將心中所想的事情都寫下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。(2)帕累托原則。在有限的時(shí)間和資源下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最大化，是企業(yè)員工工作的重要原則。帕累托原則是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。在企業(yè)中，80%的利潤(rùn)是由20%的客戶創(chuàng)造的，因此，員工要把注意力放在20%的客戶即關(guān)鍵的事情上。在時(shí)間管理中運(yùn)用帕累托原則有助于應(yīng)付一長(zhǎng)列有待完成的工作。將一大堆需要完成的工作列出優(yōu)先次序，把最應(yīng)優(yōu)先完成的作為工作中的重中之重，在一段時(shí)間集中精力把它們完成。(3)時(shí)間的四象限法。這是美國(guó)管理學(xué)家科維提出的，如下圖所示，這一理論把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認(rèn)為第一象限重要且緊急的事要馬上做，其次是做第二象限重要但不緊急的事。但時(shí)間的四象限法的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中的放在第二象限即重要但不緊急的工作上，此類工作往往影響深遠(yuǎn)，如不及時(shí)處理，就會(huì)變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ鳌Ｋ裕髽I(yè)在對(duì)員工培訓(xùn)是應(yīng)讓員工平時(shí)多投入一些時(shí)間在第二象限工作，縮小第一象限范圍。第三象限是緊急但不重要的事，這類事情看似緊急，需要馬上處理，但屬于不重要的事，對(duì)此類事情要學(xué)會(huì)拒絕。對(duì)于第四象限不重要也不緊急的事，要學(xué)會(huì)舍棄，盡量不去做。(4)精簡(jiǎn)原則。著名的時(shí)間管理理論“崔西定律”指出：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程。”簡(jiǎn)化工作是成功的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問題。
三、時(shí)間管理的案例
華為的成功，可以說(shuō)時(shí)間管理起了重要的作用，例如，華為自己的時(shí)間管理法則―― “韻律原則”，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通式(如e-mail)，要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等;二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。日本的許多企業(yè)也很看重時(shí)間管理。例如日常開會(huì)，他們最講究開會(huì)效率。每次開會(huì)之前他們都在會(huì)議室里張貼本次會(huì)議的成本，多少人參加，開多長(zhǎng)時(shí)間，每小時(shí)工時(shí)費(fèi)用，最后累計(jì)起來(lái)公布，這樣有了會(huì)議成本分析，大家對(duì)開會(huì)的態(tài)度就會(huì)比較謹(jǐn)慎了，從而可以提高會(huì)議的效率，節(jié)約時(shí)間。
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