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會(huì)議的安排方式和座次安排
秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。下面是小編為大家?guī)?lái)的會(huì)議的安排方式和座次安排的知識(shí)，歡迎閱讀。
�。ㄒ�)安排方式：這里有幾種方法來(lái)處理會(huì)議的團(tuán)體住宿，最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì)者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來(lái)說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會(huì)產(chǎn)生下列問題:
1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會(huì)迫使與會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。
2．與會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)閭�(gè)人無(wú)法有講價(jià)的能力。
3．會(huì)場(chǎng)租金可能較高(如會(huì)場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來(lái)考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。
(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1．告訴飯店所有與會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請(qǐng)表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經(jīng)由專業(yè)會(huì)議服務(wù)公司代為處理。
4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。
(三)預(yù)定會(huì)議住宿的方式：會(huì)議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會(huì)造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對(duì)會(huì)議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由與會(huì)者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常飯店會(huì)希望注明如果訂金沒有收到前無(wú)法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。
另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)與會(huì)者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：
1．注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。
2．注明雜費(fèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。
3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。
4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。
一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會(huì)提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。
如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些與會(huì)者可能會(huì)問的問題，請(qǐng)飯店人員答復(fù)，同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)服務(wù)情形。
特別預(yù)訂：有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為與會(huì)代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥⒄股潭家貏e小心接待。
詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：
1．特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房?jī)r(jià)。
2．預(yù)訂的作業(yè)程序。
3．什么時(shí)限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。
在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對(duì)參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對(duì)于貴賓(vips)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。
工作人員房間預(yù)訂和免費(fèi)房間：在一般與會(huì)者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費(fèi)房間。
一般來(lái)說工作人員及免費(fèi)房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會(huì)議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費(fèi)房間，由誰(shuí)支付房間費(fèi)和附帶費(fèi)用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房?jī)r(jià)通常會(huì)提供較優(yōu)惠價(jià)格，來(lái)降低主辦單位的成本。
最好注明他們的身分，因?yàn)轱埖杲?jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對(duì)無(wú)誤后再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。
雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：
1．主辦單位名稱。
2．會(huì)議名稱。
3．會(huì)議日期。
4．會(huì)議地點(diǎn)。
5．收件截止日期。
6．確認(rèn)函回信地址。
7．各飯店的房?jī)r(jià)。
8．稅金明細(xì)。
9．飯店的地理位置圖。
10．注明項(xiàng)目：
(1)選擇飯店偏好。
(2)哪種類型房間。
(3)訂房人名字。
(4)抵達(dá)日期時(shí)間。
(5)離開日期。
11．注明訂金支付。
12．注明有關(guān)取消和更改處理方法。
13．注明什么時(shí)候由誰(shuí)寄發(fā)確認(rèn)函。
14．注明接受或不接受電話詢問和預(yù)訂。
15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號(hào)碼、到期日和簽字。
16．填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函。
17．為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時(shí)，最好提供住宿資料。
(1)單人房：一個(gè)人住，一張床。
(2)二人房：兩個(gè)人住，一張床。
(3)雙人房：兩個(gè)人住，二張床。
(五)作業(yè)程序：基本上住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時(shí)間的工作，記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決個(gè)人住宿問題以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店與會(huì)議籌辦人，所有作業(yè)程序務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。最好去拜訪飯店，熟悉他們的作業(yè)程序，例如如何處理截止日以后的住房預(yù)訂。
場(chǎng)地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定要對(duì)于使用飯店的設(shè)備特別了解，要帶領(lǐng)負(fù)責(zé)住宿的工作人員到飯店，由各飯店業(yè)務(wù)人員一一介紹，以便到時(shí)候回答與會(huì)者的問題。
確認(rèn)：通知與會(huì)者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會(huì)者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。
經(jīng)常從會(huì)議籌辦人那里聽到的抱怨是為什么一段時(shí)間還沒有收到確認(rèn)。這時(shí)候與會(huì)者已經(jīng)打長(zhǎng)途電話到主辦單位詢問或者已打電話到他第一選擇的飯店去查詢，也可能他第一選擇的飯店沒分配到，與會(huì)者會(huì)接二連三打電話詢問他房間分配的情形，因此回函通知或盡快確認(rèn)房間可減少長(zhǎng)途電話的催詢。另外如果你能盡速處理也可以減少詢問的電話，為了減少不必要的電話，最好注明在收到住宿表格后多少天內(nèi)回復(fù)。
住宿報(bào)告：所謂住宿報(bào)告是在一段時(shí)間內(nèi)各飯店訂房情形的摘要，在報(bào)告中顯示總計(jì)預(yù)訂多少間飯店、每個(gè)飯店多少房間、多少間房間已經(jīng)被訂、還有多少間沒有被訂、多久才提供一次住宿報(bào)告。所提供的名單可按照與會(huì)者名字、國(guó)家、單位、到達(dá)日期或地理位置排列。大會(huì)結(jié)束后，會(huì)議籌辦入應(yīng)會(huì)提供一份完整的各飯店住宿報(bào)告，也可要求各飯店提供他們的住宿報(bào)告相互對(duì)照，看看有多少人臨時(shí)取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房間預(yù)訂一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業(yè)單會(huì)寄給各飯店。
飯店的合約書中詳細(xì)記載了價(jià)格和房間類型，為了使作業(yè)有效率，飯店給的價(jià)格要確定，而不是在某個(gè)價(jià)格范圍之間。
很多飯店不熟悉主辦單位住宿委員會(huì)作業(yè)方式，因此附上詳細(xì)說明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉(zhuǎn)回來(lái)。取消訂房可以重新分配，盡量使訂房保持原來(lái)預(yù)訂的。只有住宿委員會(huì)有權(quán)接受訂房，如果飯店也接受訂房會(huì)造成重復(fù)現(xiàn)象，這是會(huì)議籌辦人的麻煩。
(六)住宿服務(wù)：大型國(guó)際會(huì)議參加人數(shù)高達(dá)上千人甚至于有上萬(wàn)人的會(huì)議，預(yù)訂房間是相當(dāng)耗時(shí)又耗人力的工作，在國(guó)外有住宿局(housingbureau)協(xié)助，住宿局通常在會(huì)議局下面，專門提供國(guó)外與會(huì)者住宿方面協(xié)助，由于屬于政府機(jī)構(gòu)，因此可提供免費(fèi)服務(wù)，但不是每個(gè)國(guó)家都有住宿局。有些國(guó)家有住宿服務(wù)公司，可提供住宿服務(wù)，但要支付服務(wù)費(fèi)。如果沒有以上兩種服務(wù)，主辦單位必須自行成立住宿委員會(huì)來(lái)處理國(guó)外與會(huì)代表住宿事宜，以下分別針對(duì)這三種服務(wù)內(nèi)容做說明。
住宿局：通常大型會(huì)議才會(huì)使用住宿局的服務(wù)，有些國(guó)家沒有住宿局，但是也有當(dāng)?shù)赜^光局可提供這項(xiàng)服務(wù)，而這項(xiàng)服務(wù)也通常免費(fèi)，會(huì)議局提供這項(xiàng)服務(wù)的前提是至少要使用某一定數(shù)量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少于這個(gè)數(shù)目建議你使用住宿卡直接由飯店負(fù)責(zé)。但是仍然有例外情況，觀光局會(huì)同意負(fù)責(zé)住宿方面事項(xiàng)。首先你要提供下列資料：
1．過去訂房數(shù)量(實(shí)際房間數(shù)與預(yù)定房間數(shù))。
2．預(yù)期需要多少間房間
3．抵達(dá)與離開的情形。
4．成本考慮(與會(huì)者對(duì)預(yù)算的考慮)。
5．對(duì)位置的偏好(大部分飯店與會(huì)場(chǎng)彼此在步行范圍內(nèi))。
6．如果現(xiàn)在的與會(huì)者有不同于以前的偏好時(shí)，告訴觀光局。
注：臺(tái)灣沒有住宿局，而觀光局也因?yàn)槿肆τ邢蓿瑹o(wú)法提供上項(xiàng)服務(wù)。
住宿服務(wù)公司：在國(guó)外有一些公司提供住宿服務(wù)，大部分是旅行業(yè)者，他們將機(jī)票、飯店住宿變成一個(gè)travelpecdage；但是也有一些公司專門提供住宿服務(wù)并不牽涉旅游。但是這種服務(wù)公司是要收費(fèi)的。
基本服務(wù)內(nèi)容：處理住宿卡(表格)、確認(rèn)函、報(bào)表，有些公司可安排會(huì)后住宿，這通常不包含在訂房報(bào)告，并提供人員在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，以確定住房(check-in)與退房(check-out)順利進(jìn)行。在臺(tái)灣仍由主辦單位自行處理或交給會(huì)議籌辦人代為與各飯店接洽。
自行成立住宿委員會(huì)：以上兩種住宿服務(wù)比較適合大型國(guó)際會(huì)議，但是對(duì)中小型會(huì)議，仍然要提供國(guó)外與會(huì)者住宿服務(wù)，因此要自行成立住宿委員會(huì)。雖然如此，有些主辦單位對(duì)于大型國(guó)際會(huì)議仍然自行成立住宿委員會(huì)，為何如此?有幾個(gè)因素：全盤控制住宿程序，立即掌握各飯店住房情形，立即掌握免費(fèi)房間數(shù)目，最重要的還是直接服務(wù)客戶，如果會(huì)員中有任何問題或特別需求可以立即處理。
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