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如何提高文秘寫作能力
寫作能力是辦公室工作的一項基本素質(zhì)，也是衡量文秘水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。如何提高文秘寫作能力，本文擬談一孔之見。
一、注重寫作基本功訓(xùn)練。
寫作能力的高低決定著服務(wù)質(zhì)量的好壞，而寫作能力的關(guān)鍵在于基本功。綜合起來講，基本功可用“聽、讀、記、寫”四個字來概括。
“聽”，就是認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)講話主要精神，把領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作經(jīng)驗、具體要求記錄下來;認(rèn)真聽取各部門領(lǐng)導(dǎo)的匯報，把各部門的基本情況、工作進(jìn)展情況、存在的問題和工作建議記錄下來;認(rèn)真聽取側(cè)重服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于起草文件、報告的要求、思路并記錄下來，必要時可征求一下其他人員的意見。
“讀”，就是多閱讀報刊雜志，從中了解和掌握國家的方針政策、各地區(qū)落實方針政策的具體措施;多閱讀上級重要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話，充分把握上級的有關(guān)要求;多閱讀本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，掌握本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會各項工作的思路、重點及具體工作措施;多閱讀部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查報告、情況反映和有關(guān)信息，深入了解掌握各部門的實際情況、存在問題與工作打算。
“記”，就是做好會議記錄、學(xué)習(xí)筆記，關(guān)鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心，把各項主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況及原因熟記于心，為起草文件和講話打基礎(chǔ)。
“寫”，就是起草文稿的過程。在寫作基本功中，聽、讀、記是基礎(chǔ)，都是為“寫”服務(wù)的。
想寫好，首先要學(xué)會定思路，也就是定提綱，這是寫作的關(guān)鍵。公文寫作同文學(xué)創(chuàng)作有很大區(qū)別，不同的文種都有固定格式，這適用于國家確定的15個文種，在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報材料、發(fā)言提綱時，雖然也有一定格式，但不是固定不變的，要根據(jù)會議要求，領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際工作需要而定。其次要注重內(nèi)容的選取。總結(jié)時要客觀真實、全面詳細(xì)，多用數(shù)字和事實說話;分析時要準(zhǔn)確、有針對性和前瞻性;部署時要符合實際，有可操作性和科學(xué)性。再次要靈活運(yùn)用語言文字。“公文不是無情物”，文稿的語言有別于文學(xué)創(chuàng)作，但同樣需要活潑生動，形象鮮明，富有文彩。適當(dāng)運(yùn)用名人名句、成語典故、經(jīng)典論述、民間俗語和修辭手法，可以增強(qiáng)文章的表現(xiàn)力。同時，注重運(yùn)用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語，切忌以偏蓋全，失去準(zhǔn)確性。
二、注重改進(jìn)提高寫作能力的方法。
從“小”法，剛從事文秘工作的同志，由于對工作不熟悉，必須從小的文章寫起，先寫信息、消息、情況反映、內(nèi)容摘要等小文章，然后由簡到繁，由粗到細(xì)，由少到多，每天堅持寫。綜合法，文秘的主要職責(zé)是搞綜合，學(xué)會綜合各部門的基本情況，綜合領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，從一個部門、一個產(chǎn)業(yè)、一項工作開始綜合，先撰寫調(diào)查報告，了解情況，在此基礎(chǔ)上學(xué)會分析問題，重點是提出合理化建議，然后是起草各種講話、匯報、署名文章、情況分析等綜合性文稿。
冷“處”法，也稱冷靜處理法。文稿初成后，由于思維已成定勢，馬上修改肯定沒有效果，如果時間允許，可以先放一放，讓初成后的喜悅冷卻下來，再拿出來修改，以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內(nèi)容和語言，會有意想不到的效果。
討論法，三人行必有我?guī)�，集體的智慧是無窮的。再好的材料也有缺點和不足，都有需要不斷修改和完善的地方。通過集體討論，找出存在的問題，提出修改意見。實踐證明，這種方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，將寫得好的文章保存起來，主要是珍藏領(lǐng)導(dǎo)的修改稿和各種文種的精品。
壓減法，文章貴于精，公文亦如此。作為文秘人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文時，要開門見山，直陳其事，不斷錘煉語言文字的表達(dá)能力。
三、注重良好寫作習(xí)慣的養(yǎng)成。
習(xí)慣成自然，良好的習(xí)慣決定能力提高的快慢，寫作能力的提高與良好的寫作習(xí)慣是分不開的。概括地講，良好的寫作習(xí)慣主要有：
一是多寫。俗話說，勤能補(bǔ)拙，許多秘書都有這樣的體會，“�？葱刂杏斜�、常寫筆下生花”，寫作能力來源于日積月累，筆耕不輟。
二是勤思。就是所謂的“悟”。文秘人員作為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀助手，是貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的一支骨干力量，寫東西時必須對工作進(jìn)行戰(zhàn)略的、全局的思考。多思才能“思風(fēng)發(fā)于胸臆、言泉流于筆端”。所以在日常工作中，發(fā)現(xiàn)問題，就要認(rèn)真思考，找出問題的癥結(jié)，提出解決的辦法，養(yǎng)成勤于思考、善于思考的好習(xí)慣。
三是善“易”。就是善于更換角度和位置。一份好的文稿必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，這就要求文秘人員要善于更換位置，給誰寫講話，就站在誰的角度去寫，切實養(yǎng)成善易的好習(xí)慣。
四是樂創(chuàng)。就是喜歡創(chuàng)新�！皬牟牧现衼�，到材料中去”，是文秘人員的通“病”，也是影響寫作能力提高的最大障礙。要解決這一問題，就要求文秘人員有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識，養(yǎng)成創(chuàng)新的習(xí)慣，大到長篇的工作報告，小到片語只言的會議通知，都要加強(qiáng)文章的思想創(chuàng)新、體裁創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新，做到“筆”到文成，耳目一新，發(fā)人深思。
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