關(guān)于公文寫(xiě)作的快速成文技巧
公文是實(shí)用文，是為解決現(xiàn)實(shí)工作中的實(shí)際問(wèn)題，處理具體事務(wù)而撰寫(xiě)的。而問(wèn)題的解決、事務(wù)的處理又必須在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，因此，公文寫(xiě)作有嚴(yán)格的時(shí)限要求，其價(jià)值和作用很大程度上就體現(xiàn)在時(shí)效性上。有的公文在領(lǐng)導(dǎo)研究決定后就需要立即起草成文，交付使用；有的則要求在工作過(guò)程中制作，與工作同步進(jìn)行，工作結(jié)束，公文也要完成。所以，公文寫(xiě)作任務(wù)常常來(lái)得急，要求處理也快，這就要求公文寫(xiě)作者要掌握快速成文技巧，爭(zhēng)取一稿成功。
以往人們對(duì)公文快速寫(xiě)作大都局限于從結(jié)構(gòu)模式方面進(jìn)行研究，視角狹窄，成果較為粗淺。本文試圖從更為廣闊的視角進(jìn)行審視、研究，力求厘清影響公文快速寫(xiě)作的相關(guān)因素，并在公文寫(xiě)作思路和結(jié)構(gòu)模式的聯(lián)系方面提出自己的見(jiàn)解。
一、留心搜集資料，善于參考借用
資料的積累、儲(chǔ)備是快寫(xiě)的基礎(chǔ)。如果平時(shí)沒(méi)有各種寫(xiě)作資料的充足積累和儲(chǔ)備，遇到公文應(yīng)急寫(xiě)作就難免會(huì)有“無(wú)米下鍋”的尷尬。所以，作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時(shí)工作中就應(yīng)有意識(shí)地注意搜集和積累相關(guān)資料，做搜集資料的有心人，有備而無(wú)患。平時(shí)要留心各種事情，“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，凡是與公文寫(xiě)作有關(guān)的事情和問(wèn)題都要想一想。記下來(lái)。工作中經(jīng)手的各種文件、會(huì)議記錄、報(bào)表、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對(duì)資料進(jìn)行分類整理，建立適于自己使用的資料庫(kù)，一旦有了寫(xiě)作任務(wù)，馬上就能派上大用場(chǎng)。有些資料需要根據(jù)新的寫(xiě)作語(yǔ)境進(jìn)行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫(xiě)作者疏通寫(xiě)作思路，安排結(jié)構(gòu)布局和進(jìn)行語(yǔ)言表述。
當(dāng)然，公文寫(xiě)作只靠平時(shí)積累的資料是不夠的，還應(yīng)該輔之以寫(xiě)時(shí)搜集。但平時(shí)積累是基礎(chǔ)、是保障，沒(méi)有平時(shí)積累，公文快寫(xiě)是行不通的。
二、明確行文目的，確立公文主旨
行文目的，即公文的制發(fā)意圖。公文應(yīng)實(shí)際工作的需要而制發(fā)，是為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為“做事”而寫(xiě)的，有明確的目的性。行文目的是公文寫(xiě)作的動(dòng)力因素，表現(xiàn)在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫(xiě)作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫(xiě)作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫(xiě)這篇公文?寫(xiě)給誰(shuí)?寫(xiě)這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個(gè)問(wèn)題，才好下筆行文。這三個(gè)問(wèn)題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內(nèi)涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉(cāng)促行文，結(jié)果不是寫(xiě)不下去就是“下筆千言，離題萬(wàn)里”，欲速而不達(dá)。
公文寫(xiě)作大多都是領(lǐng)導(dǎo)授意，文秘人員執(zhí)筆，領(lǐng)導(dǎo)意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)在布置寫(xiě)作任務(wù)時(shí)，要認(rèn)真聆聽(tīng)，最好能邊聽(tīng)邊記，有不明確的問(wèn)題要當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)教，要善于領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)講話的重點(diǎn)、要點(diǎn)，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結(jié)合實(shí)際情況和需要，迅速摸清這項(xiàng)工作或活動(dòng)的背景、內(nèi)容、要求和重點(diǎn)，以及它與現(xiàn)階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況，對(duì)工作全局做到心中有數(shù)。這樣，吃透上下兩頭，在領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際工作需要的結(jié)合點(diǎn)上動(dòng)腦筋，確立的主旨才會(huì)有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。
三、了解公文種類，選擇適用文種
公文是一個(gè)文章大家族，種類很多。我國(guó)現(xiàn)行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類，黨的機(jī)關(guān)公文有14種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫(xiě)作首先需要解決的'一個(gè)問(wèn)題。只有選對(duì)了適用的文種，才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻：“選錯(cuò)了文種，等于搭錯(cuò)了車(chē)”，要想達(dá)到行文目的，無(wú)異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。
如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開(kāi)細(xì)述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類，作者只有具備相應(yīng)的文體知識(shí)，熟悉不同文種的功用特點(diǎn)，才能根據(jù)行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點(diǎn)和適用范圍，最權(quán)威的依據(jù)就是兩個(gè)公文法規(guī)性文件：XX年8月24日發(fā)布，XX年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》。另外，有一些特點(diǎn)、功能相近，適用范圍不太好區(qū)分的容易混淆的文種，使用時(shí)要格外注意，不要用錯(cuò)。如公告、通告和通知，獎(jiǎng)懲性決定與表彰批評(píng)性通報(bào)，報(bào)告與請(qǐng)示，請(qǐng)示與請(qǐng)批函，批復(fù)與批準(zhǔn)函，報(bào)告與意見(jiàn)等。如何區(qū)分這些容易混淆的文種，另有專家學(xué)者撰文專論，此不贅述。
四、遵循思維規(guī)律，理清寫(xiě)作思路
快速寫(xiě)作要求作者要有清晰的寫(xiě)作思路(套路)，主要寫(xiě)什么內(nèi)容，分幾個(gè)步驟、層次，如何開(kāi)頭和結(jié)尾？?都要成竹在胸。
公文程式化特點(diǎn)明顯，同一文種、類型公文的寫(xiě)作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規(guī)律，給公文快速寫(xiě)作在構(gòu)思環(huán)節(jié)奠定了基礎(chǔ)，這就是人們所謂公文寫(xiě)作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者：發(fā)文者欲做某事，并要求受文者有所行動(dòng)(幫助、執(zhí)行、遵從)，所以其寫(xiě)作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請(qǐng)示、批復(fù)、函、意見(jiàn)等祈使類公文都可以運(yùn)用這種方法構(gòu)思。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動(dòng)，所以寫(xiě)作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報(bào)、報(bào)告等告知類公文可以運(yùn)用此法構(gòu)思。絕大多數(shù)公文的寫(xiě)作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個(gè)步驟，有人稱之為“三段思維法”。當(dāng)然，這只是就大類而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類型，寫(xiě)作思路還可以劃分得更細(xì)一些。如事故報(bào)告的寫(xiě)作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、嚴(yán)重后果以及事后的善后處理隋況；(2)分析原因：分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓(xùn)，采取防范措施；(4)對(duì)事故主要責(zé)任者的處理。
熟悉和掌握各類公文寫(xiě)作的思維模式，遵循邏輯思維規(guī)律，就能迅速理清公文寫(xiě)作思路，達(dá)到迅速構(gòu)思、快速寫(xiě)作的目的。
五、掌握結(jié)構(gòu)模式，迅速判斷套用
文章結(jié)構(gòu)是作者思路的書(shū)面物化形式，公文作者的寫(xiě)作思路反映在文本結(jié)構(gòu)中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)中就形成了公文的三個(gè)大的層次(部分)，一般公文寫(xiě)作教科書(shū)將其概括為：緣由事項(xiàng)要求(或結(jié)語(yǔ))，這就是公文內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)模式。它是對(duì)各公文文種結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的概括和總結(jié)，適用于許多文種的寫(xiě)作，可作為公文結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見(jiàn)寫(xiě)法如下：
開(kāi)頭緣由部分主要說(shuō)明發(fā)文原因、依據(jù)、目的，開(kāi)宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫(xiě)法有一些較固定的模式，常見(jiàn)的有概述式、根據(jù)式、目的式、引述式等。中間事項(xiàng)部分圍繞行文的基本意向展開(kāi)內(nèi)容，敘述情況、分析問(wèn)題、制定決策和解決問(wèn)題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見(jiàn)寫(xiě)法有段組式、條款式、小標(biāo)題式等。結(jié)尾要求部分提出要求、請(qǐng)求、希望、號(hào)召等，常用一些慣用語(yǔ)和請(qǐng)求式、總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、呼應(yīng)式等模式作正文的結(jié)束。也有公文不要專門(mén)的結(jié)尾，正文寫(xiě)完，自然結(jié)束，全文只有兩部分。
與上述邏輯結(jié)構(gòu)模式相對(duì)應(yīng)的還有公文的篇章結(jié)構(gòu)模式，也是快速寫(xiě)作所要掌握的。篇章結(jié)構(gòu)模式也稱“公文結(jié)構(gòu)的體式布局”、“公文結(jié)構(gòu)的外形體式”，它是深層邏輯結(jié)構(gòu)的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務(wù)是對(duì)公文的材料、段落、文字進(jìn)行排列組合，尋求最佳表現(xiàn)形式。常見(jiàn)的公文篇章結(jié)構(gòu)模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標(biāo)題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項(xiàng)貫通式，(7)章斷條連式，(8)并列式等。公文結(jié)構(gòu)模式化特點(diǎn)明顯，寫(xiě)作人員只要熟悉、掌握上述常用結(jié)構(gòu)模式，緊急情況下就可以根據(jù)具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。
六、學(xué)會(huì)公文慣用語(yǔ)，方便快捷表述
語(yǔ)言是文章的重要構(gòu)成要素，文章的內(nèi)容和形式都要靠語(yǔ)言來(lái)表現(xiàn)。文章要想寫(xiě)得快且好，作者一定要有較高的語(yǔ)言表達(dá)能力。所以人們常稱文學(xué)家、文章高手為“語(yǔ)言大師”。公文是實(shí)用文體，寫(xiě)作時(shí)效性要求比較嚴(yán)，寫(xiě)作人員不能像作家搞創(chuàng)作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)根須”，而是要快速表達(dá)，下筆成章。怎樣才能快速表達(dá)？除了要多讀勤寫(xiě)，培養(yǎng)公文語(yǔ)感這個(gè)根本方法外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握公文慣用語(yǔ)。公文慣用語(yǔ)是適應(yīng)公務(wù)活動(dòng)的需要，在長(zhǎng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐中逐漸形成的一套規(guī)范化、定型化的公文專用語(yǔ)，它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉膬?nèi)容的同時(shí)，還能增強(qiáng)公文簡(jiǎn)明、莊重的語(yǔ)體風(fēng)格。學(xué)會(huì)運(yùn)用這些慣用語(yǔ)，就能方便、快捷地進(jìn)行表述，而無(wú)須在語(yǔ)言表述上太費(fèi)周折。這些慣用語(yǔ)一般多用在公文的開(kāi)頭、過(guò)渡和結(jié)尾處。開(kāi)頭的慣用語(yǔ)常見(jiàn)的有“為了……”、“根據(jù)……”、“由于……”、“目前(當(dāng)前)……”、“……收悉”、“經(jīng)……研究”等；過(guò)渡的慣用語(yǔ)有“現(xiàn)通知(通告)如下”、“特作如下決定(規(guī)定)”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；結(jié)尾的慣用語(yǔ)主要有“特此通知(通告)”、“特此批復(fù)”、“此復(fù)”、“特此函告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。
公文快速寫(xiě)作是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，是工作的需要。研究公文寫(xiě)作快速成文的方法、技巧有很重要的現(xiàn)實(shí)意義和推廣價(jià)值。公文快速成文技巧并不是空想臆造的東西，而是在人們長(zhǎng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上總結(jié)出來(lái)的帶有規(guī)律性的方法、規(guī)則。它能有效地指導(dǎo)人們的公文寫(xiě)作活動(dòng)，提高人們的公文寫(xiě)作能力，使人們能高效、快捷地寫(xiě)好公文。
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