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中小企業(yè)不重視管理項(xiàng)目經(jīng)理怎么辦
引導(dǎo)語(yǔ)：目前國(guó)內(nèi)游艇企業(yè)多為民營(yíng)或合股中小型企業(yè)，屬于小批量、多采購(gòu)、勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的中小企業(yè)不重視管理項(xiàng)目經(jīng)理怎么辦，希望對(duì)你有所幫助。
案例
小陳現(xiàn)就職于一家游艇制造企業(yè)，今年年初就曾因?yàn)榭床粦T管理層的做法想離開(kāi)，但經(jīng)過(guò)老板的一番"說(shuō)教"，最終還是決定留下來(lái)，并被承諾委任為一大項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。小陳自己也想通過(guò)努力來(lái)證明自己的實(shí)力，并對(duì)此很有信心。
第二天，小陳就按所學(xué)項(xiàng)目知識(shí)，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供項(xiàng)目委任書(shū)和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的名單。然而領(lǐng)導(dǎo)的一句話(huà)著實(shí)讓人暈倒："項(xiàng)目委任書(shū)由你來(lái)寫(xiě)，然后我牽個(gè)字就行了;至于所謂的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)名單，你也是知道的，我們公司規(guī)模小，不可能給你安排專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)成員，何況公司還有其他項(xiàng)目要做啊，因而今后所有該項(xiàng)目的任務(wù)和協(xié)調(diào)工作都由你來(lái)做，但你調(diào)不動(dòng)下面的工人時(shí)可以再來(lái)找我"。真是出師不利，著實(shí)給小陳澆了一瓢冷水。(值得說(shuō)明的是：小陳寫(xiě)的那份委任書(shū)，至今還放在抽屜里，領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有要過(guò)。)
沒(méi)過(guò)多久，小陳就發(fā)現(xiàn)實(shí)際中至少存在以下幾個(gè)大的問(wèn)題：
(1)采購(gòu)不及時(shí)，采購(gòu)人員不愿提供采購(gòu)信息，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行成本控制。分析原因主要表現(xiàn)在：公司每月庫(kù)存計(jì)算一次，結(jié)算期間甚至在平時(shí)，倉(cāng)庫(kù)人員也不清楚貨物余量;還有領(lǐng)料人員經(jīng)常領(lǐng)用本屬于該項(xiàng)目的貨物用于其他項(xiàng)目;采購(gòu)人員因?yàn)榕侣闊辉柑峁┎少?gòu)商品的價(jià)格等信息。
(2)因?yàn)闆](méi)有專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目成員，所有工作都由小陳一人完成。這些工作包括：領(lǐng)導(dǎo)層的溝通協(xié)調(diào)、項(xiàng)目中的技術(shù)問(wèn)題、工藝圖紙和文件、每天員工工時(shí)統(tǒng)計(jì)、時(shí)不時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等等。幸好小陳借用Project能很快完成進(jìn)度報(bào)告，不然不被這些事累病才怪。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，小陳需要完成這么多工作嗎?
(3)由于多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，公司資金嚴(yán)重不足，投入多產(chǎn)出少。小陳所在項(xiàng)目屬于大型項(xiàng)目、開(kāi)發(fā)型產(chǎn)品，但沒(méi)有定單。因而小陳負(fù)責(zé)的項(xiàng)目首當(dāng)其沖的被迫停工，現(xiàn)在已停工兩個(gè)月了�？梢韵胂�，小陳今年的項(xiàng)目獎(jiǎng)金受到很大的影響。
如果你是知情者，你將怎樣幫助小陳度過(guò)難關(guān)呢?
點(diǎn)評(píng)
這個(gè)案例非常典型，說(shuō)它典型是因?yàn)�，在許多中國(guó)中小民營(yíng)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)常遇到這類(lèi)問(wèn)題，而且這些問(wèn)題一直困擾著企業(yè)的發(fā)展。
一、問(wèn)題分析
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)："項(xiàng)目委任書(shū)由你來(lái)寫(xiě)，然后我牽個(gè)字就行了;至于所謂的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)名單，你也是知道的，我們公司規(guī)模小，不可能給你安排專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)成員，何況公司還有其他項(xiàng)目要做啊，因而今后所有該項(xiàng)目的任務(wù)和協(xié)調(diào)工作都由你來(lái)做，但你調(diào)不動(dòng)下面的工人時(shí)可以再來(lái)找我"。
點(diǎn)評(píng)：這位領(lǐng)導(dǎo)在某種程度上是一位有豐富經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)，說(shuō)他/她有豐富的經(jīng)驗(yàn)，是因?yàn)樗?她的樸素想法是依靠大量的實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的，和項(xiàng)目管理的思路是吻合的。這些樸素的想法或做法，如果企業(yè)有總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)并共享的機(jī)制，使這些樸素的想法或做法在實(shí)際工作中得到總結(jié)并普遍運(yùn)用，那確實(shí)可以促使一個(gè)企業(yè)管理方面持續(xù)提升，但遺憾的是中國(guó)許多企業(yè)并沒(méi)有總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)機(jī)制。
在一個(gè)企業(yè)中，開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的任務(wù)書(shū)一般是由未來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理撰寫(xiě)的。所謂任務(wù)書(shū)，通常來(lái)說(shuō)是由上級(jí)下達(dá)給下級(jí)的指令。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)任務(wù)書(shū)中一般包括產(chǎn)品概況、里程碑計(jì)劃、核心成員分工、資金計(jì)劃、細(xì)分市場(chǎng)財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)分析等方面。理論上講任務(wù)書(shū)應(yīng)該由上級(jí)來(lái)撰寫(xiě)，但在企業(yè)實(shí)際操作中這一點(diǎn)是和理論不吻合的。這是因?yàn)�，在一個(gè)企業(yè)中頒布項(xiàng)目任務(wù)書(shū)的領(lǐng)導(dǎo)一般來(lái)說(shuō)是公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)未來(lái)的產(chǎn)品各項(xiàng)數(shù)據(jù)指標(biāo)并不清楚，而且不需要也不會(huì)有時(shí)間在開(kāi)發(fā)之初就需要高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些指標(biāo)搞清楚。所以實(shí)際操作往往是未來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)先進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，在對(duì)市場(chǎng)分析的基礎(chǔ)上，撰寫(xiě)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，并將初稿和高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，雙方在溝通的基礎(chǔ)上達(dá)成一致，然后由高層領(lǐng)導(dǎo)簽署正式的任務(wù)書(shū)。
關(guān)于項(xiàng)目組員，一般來(lái)說(shuō)企業(yè)中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員不是專(zhuān)職的，除非一些大項(xiàng)目的核心成員是專(zhuān)職的。項(xiàng)目成員一般來(lái)說(shuō)是身兼數(shù)個(gè)項(xiàng)目，這位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的"不可能給你安排專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)成員"在某種程度上是有一定道理的。雖然項(xiàng)目組成員身兼數(shù)個(gè)項(xiàng)目，但不否定矩陣式管理的有效性，不否定要成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不否定明確項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目組員的任務(wù)指派。在企業(yè)中，由職能部門(mén)經(jīng)理和項(xiàng)目組員自己共同對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)分配進(jìn)行統(tǒng)一，保證項(xiàng)目群時(shí)間上不沖突，而項(xiàng)目經(jīng)理向職能部門(mén)提出項(xiàng)目所需要的角色及技能要求、時(shí)間要求，職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)項(xiàng)目提供人力資源保證并做出承諾。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理共同對(duì)項(xiàng)目組員進(jìn)行管理，項(xiàng)目經(jīng)理偏重業(yè)務(wù)管理，如項(xiàng)目任務(wù)分配與項(xiàng)目考核，職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)偏重日常管理，如日�？己伺c技能培訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃等。
2、采購(gòu)不及時(shí)，采購(gòu)人員不愿提供采購(gòu)信息，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行成本控制。分析原因主要表現(xiàn)在：公司每月庫(kù)存計(jì)算一次，結(jié)算期間甚至在平時(shí)，倉(cāng)庫(kù)人員也不清楚貨物余量;還有領(lǐng)料人員經(jīng)常領(lǐng)用本屬于該項(xiàng)目的貨物用于其他項(xiàng)目;采購(gòu)人員因?yàn)榕侣闊辉柑峁┎少?gòu)商品的價(jià)格等信息。
在中國(guó)的企業(yè)中，采購(gòu)人員與研發(fā)人員之間的矛盾簡(jiǎn)直是不可調(diào)和的，研發(fā)人員埋怨采購(gòu)周期長(zhǎng)，影響項(xiàng)目周期，而且研發(fā)人員得不到采購(gòu)信息;采購(gòu)人員埋怨研發(fā)人員提出采購(gòu)需求時(shí)間太晚，而且有標(biāo)準(zhǔn)件不用，非標(biāo)加工的部件多。
問(wèn)題的根源在于各自對(duì)職責(zé)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而不是對(duì)項(xiàng)目本身負(fù)責(zé)，就是說(shuō)兩個(gè)沒(méi)有結(jié)成一個(gè)利益共同體，這個(gè)利益共同體就是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。如果大家是一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中共同的成員，共同要對(duì)項(xiàng)目成功和收益負(fù)責(zé)，有共同的項(xiàng)目經(jīng)理，那么他們之間的協(xié)調(diào)和溝通就順暢得多，相互之間的配合也會(huì)順暢得多。
目前中國(guó)的許多企業(yè)是按職能進(jìn)行管理的，也就是說(shuō)員工對(duì)各自的職能領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，跨部門(mén)的橫向溝通及配合由于部門(mén)壁壘墻較厚而不順暢。為此建議企業(yè)要逐漸引入項(xiàng)目管理機(jī)制，從系統(tǒng)上來(lái)改變這種狀況，而不是頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的做法。
3、因?yàn)闆](méi)有專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目成員，所有工作都由小陳一人完成。這些工作包括：領(lǐng)導(dǎo)層的溝通協(xié)調(diào)、項(xiàng)目中的技術(shù)問(wèn)題、工藝圖紙和文件、每天員工工時(shí)統(tǒng)計(jì)、時(shí)不時(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等等。幸好小陳借用Project能很快完成進(jìn)度報(bào)告，不然不被這些事累病才怪。作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，小陳需要完成這么多工作嗎?
有分工有協(xié)助，這樣效率才會(huì)高，這是在十九世紀(jì)都已經(jīng)證明過(guò)的理論，遺憾的是我國(guó)許多中小企業(yè)還處在經(jīng)驗(yàn)管理階段，沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題。
小陳作為企業(yè)中的項(xiàng)目經(jīng)理，一般來(lái)說(shuō)公司所支付的工資會(huì)高于一般的操作員，如果整天被一些瑣事纏身，如員工工時(shí)統(tǒng)計(jì)、編寫(xiě)進(jìn)度報(bào)告等，無(wú)論對(duì)企業(yè)還是對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)都是一種損失，因?yàn)檫@些事情，一個(gè)操作員就可以做了。
公司的人員梯隊(duì)建設(shè)上要考慮分不同層次，有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員、管理人員、操作員等，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)分工，通過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作方式進(jìn)行配合。
4、由于多個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，公司資金嚴(yán)重不足，投入多產(chǎn)出少。小陳所在項(xiàng)目屬于大型項(xiàng)目、開(kāi)發(fā)型產(chǎn)品，但沒(méi)有定單。因而小陳負(fù)責(zé)的項(xiàng)目首當(dāng)其沖的被迫停工，現(xiàn)在已停工兩個(gè)月了�？梢韵胂螅￡惤衲甑捻�(xiàng)目獎(jiǎng)金受到很大的影響。
這個(gè)項(xiàng)目從誕生之初就帶著先天不足，可能在項(xiàng)目啟動(dòng)階段沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的決策評(píng)審，這種大型產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，即使是作為公司的戰(zhàn)略類(lèi)項(xiàng)目，也是要有至少一兩家比較明確的客戶(hù)需求才能通過(guò)決策評(píng)審。我們知道產(chǎn)品開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)投資行為，決策評(píng)審就是為了保證我們的投資得到回報(bào)。
在項(xiàng)目的計(jì)劃階段，要做好資金計(jì)劃，所謂資金計(jì)劃，就是項(xiàng)目未來(lái)各周期需要投入的資金，項(xiàng)目把資金需求信息通過(guò)計(jì)劃的形式報(bào)給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)相應(yīng)的融資渠道準(zhǔn)備項(xiàng)目資金。如果沒(méi)有相應(yīng)的資金計(jì)劃，用錢(qián)的時(shí)候才提申請(qǐng)，會(huì)出現(xiàn)資金斷鏈，項(xiàng)目被迫終止的現(xiàn)象，形成"濫尾項(xiàng)目"，這是也許多"濫尾樓"形成的重要原因之一。
二、整體分析
小陳在這個(gè)項(xiàng)目中遇到的種種困惑和困難，不是小陳引入了項(xiàng)目管理的方法并試圖用項(xiàng)目管理的方法造成的，而是沒(méi)有真正按照項(xiàng)目管理的方法實(shí)施項(xiàng)目。
項(xiàng)目管理的方法不是只適合于大中型企業(yè)，是適合于所有類(lèi)型、所有規(guī)模的企業(yè)。因?yàn)轫?xiàng)目管理是提供給人們一種做事的方法。
曾經(jīng)，一個(gè)公司的技術(shù)中心只有30多個(gè)人員，沒(méi)有引入項(xiàng)目管理之前，按職能管理的方式運(yùn)作三個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目組員和領(lǐng)導(dǎo)就感覺(jué)到手忙腳亂的。通過(guò)引入項(xiàng)目管理機(jī)制，首先系統(tǒng)化地建立項(xiàng)目管理的機(jī)制和工具，并通過(guò)培訓(xùn)讓員工掌握這套工作方法�，F(xiàn)在這個(gè)公司技術(shù)中心人員沒(méi)有增加，同時(shí)在運(yùn)作7個(gè)項(xiàng)目，技術(shù)中心的職員和領(lǐng)導(dǎo)接受一次訪談時(shí)，明確表示：如果沒(méi)有項(xiàng)目管理的方式，同時(shí)運(yùn)作7個(gè)項(xiàng)目，不知技術(shù)中心會(huì)亂成什么樣子，現(xiàn)在項(xiàng)目目標(biāo)明確了，組員的任務(wù)也明確了，7個(gè)項(xiàng)目都在有條不紊地實(shí)施;而且技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)投入的精力也少了，但得到的項(xiàng)目信息比原來(lái)還多，在關(guān)鍵點(diǎn)決策上就又能對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行指示，順多了。
引入項(xiàng)目管理方法，是一種管理模式的變革，這種管理變革需要公司一把手支持，如果僅是由下層工作人員發(fā)起的，80%以達(dá)不到預(yù)期的效果，而且推動(dòng)困難。日前，小陳正是面臨這種局面。
三、整體建議
一個(gè)公司引入項(xiàng)目管理模式，應(yīng)該系統(tǒng)化地進(jìn)行實(shí)施，所謂系統(tǒng)化，就是從以下方面來(lái)著手建設(shè)相關(guān)的管理方式，這包括：流程、組織、激勵(lì)機(jī)制、IT工具。
所謂流程，就是產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目是分階段，每個(gè)階段的活動(dòng)及內(nèi)容要識(shí)別出來(lái)，并在關(guān)鍵點(diǎn)上設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)決策評(píng)審點(diǎn)與技術(shù)評(píng)審點(diǎn)，保證投資的正確性和產(chǎn)品質(zhì)量。
所謂組織，就是指采用矩陣管理方式組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員角色與職責(zé)，明確分工與配合的接口關(guān)系。
所謂激勵(lì)機(jī)制，是指項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的考核機(jī)制，以及考核結(jié)果在企業(yè)的運(yùn)用。
所謂IT工具，是指為了保證項(xiàng)目高效率實(shí)施，使用IT工具來(lái)輔助管理。
只有從以上方面來(lái)著手建設(shè)，系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目管理方式，小陳的問(wèn)題才能解決，否則，如果關(guān)注局部，頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，即使針對(duì)一兩個(gè)問(wèn)題解決了，又會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題。
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