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      2. 提高PPT制作效率的技巧

        時間:2024-08-08 18:50:50 辦公自動化 我要投稿
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        提高PPT制作效率的技巧

          有些人雖然能把幻燈片做的很美觀,但花的時間太長,還有些人,雖然做的很快,但抱歉,看完作品想自殺,太丑了。所以說,好和快是檢驗一個人制作幻燈片的重要手段。

          1、優化制作流程

          我見過很多朋友都有這樣的一個壞習慣,那就是在做幻燈片時,在頁面上放一頁內容,設計一頁,再放下一頁內容,再設計,如此循環往復。

          這樣是典型的前流水線時代的做法,效率極低。而且會造成一個假象,那就是,覺得把幻燈片設計美觀,就足夠成為一張優秀的幻燈片了,殊不知,內容好才是真的好啊,拿設計來彌補內容的缺陷,壓根都不靠譜啊!

          那么,如何優化制作流程呢?方法很簡單,就是先理清內容之間的邏輯關系,逐頁地放到對應的 PPT 頁面上,然后,再統一地對所有頁面進行設計。

          而這,正是流水線作業模式。

          你就說,是不是能提高效率?

          2、設計方案(包含默認字體、配色以及背景)

          想必我們都遇到過這樣的問題,當我們都在默認模版中寫內容時,默認的字體是宋體,默認背景是白色,默認的色彩是這個。

          而如果我們能在制作幻燈片之前,就把這些默認的設計方案進行修改的話,定義成我們想要的字體,色彩和背景。

          那么,在制作幻燈片時,無疑會減少一大部分換字體,換顏色,換背景的重復操作,從而節約時間。

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          3、提前設計幾個常用的內容版式。

          我們都做過幻燈片,都知道在一套完整的幻燈片中,難免會有些內容是相似的,比如說某幾頁都是展示表格的,某幾頁都是放視頻的,還有幾頁是展示大段文字內容的。

          對于這些內容相似的頁面,我們可以提前在幻燈片母版中設計幾款對應的內容版式。

          這樣,當做到這些內容時,我們替換到對應的版式即可。從而減少了重復設計內容版式的操作。

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          4、掌握一些常用的快捷鍵。

          我簡單列一下。

          CTRL+G 組合

          CTRL+L(R) 左(右)對齊

          CTRL+S 保存當前文件

          CTRL+Z 撤銷操作

          ALT+F5 顯示演講者視圖

          ALT+F9 顯示(隱藏)參考線

          ALT+F10 顯示選擇窗格

          F5 從頭開始放映幻燈片

          當然,如果你記性好,可以去網上查看更多,反正,我常用的,就這么幾個。

          5、學會改造軟件,把常用功能添加到快速訪問欄。

          當我們在制作幻燈片時,勿容置疑,肯定需要對頁面上的元素執行一些操作,比如說查看動畫窗格,對元素進行排列對齊等等。

          如果按照軟件默認的功能操作路徑來執行的話,比如說要讓頁面所有元素進行左對齊,我們需要先選中全部元素,然后點擊開始,排列,對齊,左對齊,總計5個步驟。

          但是,如果我們直接把左對齊功能自定義到快速訪問欄,那么,這時候,我們再想讓頁面所有元素進行左對齊,那么,我們只需要兩步,選中元素,左對齊即可。

          同理,其他功能也可以采取這樣的方式進行設定。

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          6、利用作弊手法。

          也就是說,善于利用軟件中的格式刷和動畫刷功能。只需要對元素添加一次效果,那么,就可以將這種效果快速 COPY 到其它元素上面。

          比如說,你想把 A 元素的動畫效果,快速添加到 BCDEFG 上面,那么,只需要雙擊動畫刷按鈕,在 BCDEFG 上面各點一下,就可以應用相同的動畫效果。

          同理,格式刷功能也一樣。

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          7、建立常用的素材庫。

          如果你經常做的幻燈片內容是相似的,比如說經常做本公司的一些 PPT ,那么,你就可以建立一個常用的素材庫,比如包含經常使用的小圖標,圖片素材,矢量形狀等。

          截圖來自:旁門左道讀者 Lincoln

          這樣,當你在以后每次制作幻燈片時,都可以從中進行挑選。省得你每次都要重新尋找素材。

          你就說,是不是能提高效率?

          8、學會套用模版網站作品的版式設計。

          想必很多人都遇到過這個情況,在對幻燈片美化設計時,經常會遇到沒有頭緒,打不開思路的情況。那么,如果干耗著,其實也想不出什么結果。倒不如去套用模版網站上作品的設計風格。

          這不丟人,畢加索說過,好的設計師靠借鑒,偉大的設計師靠偷。偷取別人的靈感,融合到自己的設計中,能幫你省去不少思考時間。

          你就說,是不是能提高效率?

          9、掌握3個小功能和兩個小插件。

          為了能夠幫助用戶提高效率, PowerPoint 軟件中也提供了一些小功能可以使用,我在這里跟大家簡單說一下。

          一是全局替換字體。

          如果你的幻燈片做到一大半,忽然被通知,要求更換另一種字體,那么,如果再逐頁對字體進行更換,難免費時費力。

          軟件提供有一鍵更換字體的功能。

          你就說,是不是能提高效率?

          二是快速進行圖層調換。

          說白了,就是對頁面元素的層級關系進行快速調整。如果頁面層級關系較少,比如只有一張背景圖和一段文字的話,那么,因為只有兩層,這時候就用不上這個功能了。

          而如果層級關系較多,比如有幾百層,那么,為了能夠精準快速對圖層進行調換,就不得不使用這個功能了。

          拖動圖層位置,就可以調整其在頁面上的層級順序。

          你就說,是不是能提高效率?

          三是一鍵去除動畫。

          我之前就遇到過一個朋友, PPT 小白,剛畢業,被要求做一個商務年會的 PPT ,很用心的添加了很多酷炫動畫,結果被主管告知,不要使用動畫。

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