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解決OA辦公系統(tǒng)選型難題
在全球信息化時代，使用OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)辦公動化已成為政府單位和企事業(yè)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。小編認為，對于企事業(yè)來說，選型OA辦公系統(tǒng)應分成五步走。
第一步，企業(yè)應做好項目規(guī)劃和管理，嚴格控制項目目標、項目實施、項目成本、驗收標準、后續(xù)服務等內容。選型OA辦公系統(tǒng)對于企業(yè)來說并不是小事，相關人員需提前做好相應的計劃。計劃、組織、控制，是管理的三項職能，而作為計劃，是管理工作之先。一項工作，首先要具有計劃，才會有后續(xù)的組織和控制，沒有計劃的工作，不叫管理工作。當然，計劃也不是一蹴而就的。它是一個由宏觀到微觀、由粗到細逐漸分解逐漸細化的過程，需要CIO對于OA辦公系統(tǒng)有深入的了解與充分的思考。
第二步，企業(yè)應該選擇專業(yè)化的OA辦公系統(tǒng)廠商，盡量避免其他軟件開發(fā)商或系統(tǒng)集成商。因為OA辦公系統(tǒng)不是這些公司的主業(yè)，他們通常采用項目定制的方式來實施，會導致實施周期長、成本高，穩(wěn)定性和適用性差，后期的服務和二次開發(fā)都非常不便，后續(xù)費用也很高。而專業(yè)的OA辦公系統(tǒng)廠商則會避免這些問題，協(xié)助企業(yè)在原有管理模式的基礎上決定采用信息化的手段對企業(yè)資源進行統(tǒng)一管理和整合，使所有員工能夠協(xié)同工作，提高整體運營效率。
第三步，企業(yè)選型的OA辦公系統(tǒng)應該是非常成熟、穩(wěn)定性、實用性、開放性、易用性都較強的，能夠滿足大規(guī)模用戶同時在線使用，并且訪問速度快。在許多公司中，數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關鍵因素在于OA辦公系統(tǒng)的開放性，所以CIO選型OA辦公系統(tǒng)應將開放性列入重要標準之中。此外，系統(tǒng)的實施應該簡單，對于標準化的功能，可以快速實施，并簡單培訓后就可以使用，以降低實施周期和成本。
第四步，系統(tǒng)應該具有門戶的特點，滿足企業(yè)的多層級使用，同時具有嚴密的權限設置和安全防護措施，讓不同級別的用戶可以安全使用。系統(tǒng)應該具有很強的流程管理功能，滿足企業(yè)流程規(guī)范和流程優(yōu)化的需求。
第五步，系統(tǒng)需要具有平臺化的特點，采用多層架構，具有很強的開放性和靈活性。因為大型企業(yè)通常掌握一定的軟件開發(fā)技術，因此OA辦公系統(tǒng)最好是能夠提供一個開放性的平臺，讓IT人員利用這個平臺搭建個性化的應用系統(tǒng)，并實現(xiàn)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合。
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