OA辦公自動化需把握的要點

OA辦公自動化需把握的要點

　　在辦公自動化OA的實施上線就如同一臺儀器的加工過程，材料品質以及技術等都會極大的影響者產品的質量，好在企業可以隨時監控，只需要把握下面5個點，你的辦公自動化OA便不會差。

　　1、初期調研是根本

　　在互聯網高度普及的今天，企業職員往往對企業信息系統多少有所了解，并且很有可能產生過通過企業信息化來擺脫手工處理繁瑣而重復工作的想法。其實這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。

　　而在產品調研方面需要“廣撒網”。要盡可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也能更方便了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產品，這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來，不一定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品，以備詳細了解和比較，為后期的選型工作打好堅實基礎。

　　2、堅持觀念去選型

　　這一步只需在調研初期選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但事情并不比之前的工作輕松，因為這些產品往往在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業招聘的最后一關面試，取舍將會更難。

　　首先從軟件結構上考慮，應選擇與公司條件相適應的，這樣修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的辦公自動化軟件大多通用性很強，可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。其次就是從售后服務方面考慮了，基本應選擇能及時提供服務支持的開發商。

　　3、試用階段多測試

　　有了選擇，就該進入OA試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由于對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。

　　4、重點培訓是保障

　　培訓主要分兩個方面。一是系統管理員的培訓，二是普通用戶的培訓。這也通常是實施成功的關鍵。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統。

　　5、運行過程重溝通

　　運行中出現了問題要解決，就涉及到了與軟件開發商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的說不改也行，這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便對照查找資料，共同找出其他解決方法。

　　拓展：

　　一、OA的“顯見”好處

　　OA辦公管理系統，可以幫助中小企業建立一個統一、整合的辦公管理平臺，規范員工的日常工作習慣、提高執行力，讓每位員工都可以成為管理者。真正做到“管理更高效，流程更統一，權責更分明�！�

　　可實現異地辦公，讓公司所有的在異地的員工都感覺是在一個辦公室辦公。

　　提高工作效率，縮短工作時間。拋棄了原始的拿著紙張這個辦公室跑，那個辦公室跑的弊端。

　　為企業節省成本，不用去打印諸多的紙張，不僅是紙張節約，也節約了電、油墨。

　　企業的管理更加高效。

　　如上，僅僅是我們能夠看到或感受層面的好處。

　　那么，站在管理視角，從組織流程優化的角度思索，還有哪些好處呢?

　　二、OA帶來的管理上的“好處”：

　　建立內部的通信平臺。

　　建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

　　建立信息發布的平臺。

　　在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

　　實現工作流程的自動化。

　　變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

　　實現文檔管理的自動化。

　　輔助辦公。

　　它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

　　實現分布式辦公。

　　變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

　　建立信息集成平臺。

　　節省企業的辦公費用支出。

　　將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

　　搭建知識管理平臺。

　　系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

　　增強領導監控能力

　　強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　極大的提高了工作效率

　　OA辦公系統能極大的提高工作。不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去中，不用拿著文件等著領導審批，因為這些都可以在隨網上、手機上進行，大大的減少了辦公成功，極大的提高了工作效率。

　　節省成本，提高企業競爭力

　　通過OA平臺來辦公，大大減少了辦公程序和辦公時間，同時還節省了紙張、筆等辦公用品，所以為企業節省了時間成本和金錢成本。另一方面，OA辦公平臺方使員工與上級溝通更方便，信息反饋更順暢，為發揮員工智慧和積極性提供了舞臺。所有的這都可以提高企業的競爭力。

　　基于OA有這么多的“好處”，那么我們該如何對待和看待OA，也就是說，如何使用好OA，善用OA，落腳點為何?——OA終極目的：高效提升企業整體運營效率

　　三、OA終極目的：高效提升企業整體運營效率

　　1.辦公OA系統規范審批業務

　　辦公OA系統全面規范企業基礎管理流程，如對業務單據、審批流程、審批權限、審批時間、審批意見、流程使用范圍、審批委辦、審批轉辦、歷史審批查看等進行規范，來幫助企業實現制度的行為落地。

　　2.辦公OA系統提高業務審批效率

　　辦公OA系統將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程、業務催辦督辦網絡化和自動化，實現網絡辦公和移動辦公;從而，全面提升業務審批效率，幫助企業優化工作崗位、減少人員投入、單位時間內的審批效率提高

　　3.辦公OA系統實現高效協作和溝通

　　辦公OA系統通過部署各種信息化的溝通工具，如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等，幫助企業管理者和員工之間及時的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協作。

　　4.辦公OA系統助力企業文化建設

　　通過辦公OA系統可以搭建企業論壇、公司動態、單位新聞、活動通報、發展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術快報、產品改進等各種互動欄目，提高員工的主人翁意識、增強企業的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業價值觀和核心理念的宣貫、統一。

　　5.辦公OA系統打造學習型組織

　　通過辦公OA系統的知識管理模塊，實現知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續創新，實現群眾智慧的激發、單位大量無形知識資產的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發和利用效率。

　　6.辦公OA系統快捷的信息發布

　　通過辦公OA系統模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具，將經營中每天產生的大量信息，如獎罰通報、人事公告、組織調整、產品發布、政策新聞、制度變更、等分門別類的、及時性的傳達給相關部門、相關員工。并且通過OA系統的消息引擎，實現人與系統之間的信息互動，及時將系統中的信息變更、待辦工作等進行在線提醒。

　　7.辦公OA系統的計劃管理

　　通過辦公OA系統的計劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項中去，按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。

　　8.辦公OA系統打造信息化門戶和集成的平臺

　　通過辦公OA系統構建全員信息化的第一臺階。辦公OA系統是其他系統進行集成的中心平臺，打破各業務系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島，實現信息在不同系統間的推送、共享和調用。

　　綜上所述，辦公OA系統不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業管理制度的執行，傳播企業文化，通過流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協作來促進企業中人與組織的和諧發展，從而達到提升企業整體運營效率的目標!

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