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OA系統(tǒng)審批什么
顧問要面對(duì)的是基層操作人員，中層管理人員，高層決策人員的挑戰(zhàn)和不解。那么為什么顧問要求要精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)呢，尤其是高層的審批，而高層審批究竟是審批什么呢，怎樣精簡(jiǎn)才能平衡效率與風(fēng)險(xiǎn)?
在風(fēng)險(xiǎn)管控的前提下精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)對(duì)公司有諸多好處，例如可以提升業(yè)務(wù)運(yùn)行效率，提高公司靈敏度，提升客戶滿意度，降低管理成本等等。在此就不舉例詳述，總的來說精簡(jiǎn)不必要的審批簽字環(huán)節(jié)可以提升公司內(nèi)外部客戶的滿意度，減少不必要的時(shí)間成本和管理浪費(fèi)。
各層人員極力反對(duì)審批環(huán)節(jié)精簡(jiǎn)對(duì)于不同層次人員的心態(tài)大概有以下幾種：對(duì)于基層人員沒有權(quán)力但又要承擔(dān)相關(guān)工作和風(fēng)險(xiǎn)，因此基層人員出于自我保護(hù)的需要，會(huì)要求每項(xiàng)業(yè)務(wù)中OA辦公系統(tǒng)都要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果執(zhí)行過程中出了問題或者事后追查的時(shí)候就可以拿出簽字文件來自保，“你看這是某某領(lǐng)導(dǎo)的簽字，領(lǐng)導(dǎo)是同意的，我只是執(zhí)行人員，因此這個(gè)問題和我沒有關(guān)系”。要打板子首先從領(lǐng)導(dǎo)打起!除了基層這種自我保護(hù)心態(tài)，有時(shí)候基層執(zhí)行人員為了推動(dòng)工作需要高層領(lǐng)導(dǎo)的簽字來支持，同樣是基層人員沒有權(quán)力，推動(dòng)其他人員配合工作，尤其是跨部門和高于推動(dòng)人員的工作級(jí)別的時(shí)候總會(huì)顯得很無力。那么拿著領(lǐng)導(dǎo)的簽字的時(shí)候其他人員的配合度會(huì)高一點(diǎn)，執(zhí)行推動(dòng)的基層人員說話的時(shí)候底氣也會(huì)足一些。這種現(xiàn)象是公司流程體系建設(shè)滯后的原因造成的，因此在流程建設(shè)處于空白階段的企業(yè)這種現(xiàn)象會(huì)比較明顯。
OA辦公系統(tǒng)層層簽字對(duì)于中層人員也可以規(guī)避責(zé)任，在官僚體制思維主導(dǎo)的現(xiàn)在中國(guó)社會(huì)，層層簽字可以相互自保，規(guī)避責(zé)任。在國(guó)有企業(yè)中這種現(xiàn)象尤為明顯，出了問題大家都有責(zé)任，幾十個(gè)簽字在上面，幾十個(gè)人都要承擔(dān)責(zé)任。其實(shí)問題的源頭只在執(zhí)行人員執(zhí)行是否到位，是否按照要求和制度做事，后面幾十個(gè)人的簽字都屬于層層監(jiān)督前面一個(gè)是否做到位。這種中層人員的層層簽字的作用只是蓋個(gè)“蘿卜章“而已。法不責(zé)眾出了問題誰都不擔(dān)責(zé)任，如果實(shí)在要找個(gè)人負(fù)責(zé)，那就看看誰在公司沒有靠山，然后找他做個(gè)替死鬼。于是國(guó)有企業(yè)里面經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)特殊的群體——充滿血淚史”臨時(shí)工“。
高層要求要簽字審批有些是出于防止權(quán)力旁落，在一些涉及到利益敏感的事項(xiàng)方面，小部分高層管理者抓住簽字權(quán)不放，以便為自己攫取利益。這種情況在國(guó)有企業(yè)中比較明顯，私營(yíng)企業(yè)中相對(duì)好一些。另外大部分是出于高層管控風(fēng)險(xiǎn)的習(xí)慣，一些高層管理者是企業(yè)的創(chuàng)始人或者合伙人，對(duì)于企業(yè)管理事必躬親。同時(shí)在企業(yè)從小到大的發(fā)展過程中一直有簽字審批的習(xí)慣，小到五塊錢的付款審批大到五千萬的投資決策。企業(yè)管理小的時(shí)候是這樣，發(fā)展壯大了以后管理審批手段依然沒有變化，每天高層管理人員要面對(duì)一堆的審批單據(jù)，審批到深夜。同時(shí)財(cái)務(wù)和采購等一些執(zhí)行部門，只有看到最高決策者的簽字才執(zhí)行，其他人的簽字一概不認(rèn)，也導(dǎo)致層層審批，繁瑣復(fù)雜。同時(shí)在企業(yè)發(fā)展過程中因?yàn)槟承┉h(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，或者某些人違背職業(yè)道德做出了損害公司的事情，高層管理者只能加強(qiáng)監(jiān)管，增加簽字環(huán)節(jié)。
簽字審批是管理者的日常工作一部分，但是很少人去思考審批的作用和意義。“審批究竟審批什么”一般來說審批的作用有以下三點(diǎn)：審批真實(shí)性，審批合理性，審批授權(quán)。對(duì)于真實(shí)性來說，就是這件業(yè)務(wù)有沒有發(fā)生，數(shù)據(jù)對(duì)不對(duì)，主要是用于防止造假。真實(shí)性的審核一般在基層操作人員的主管和經(jīng)理，他們是最靠近業(yè)務(wù)端的管理人員，有第一手的信息和資料，因此他們是審核真實(shí)性的主要責(zé)任人。合理性的審批一般是對(duì)照制度、規(guī)范、要求對(duì)業(yè)務(wù)的合理性進(jìn)行復(fù)核，保障業(yè)務(wù)的運(yùn)行沒有違反公司的管理要求。有些公司在OA辦公系統(tǒng)也將這項(xiàng)工作合并到主管或者經(jīng)理層以減少不必要的浪費(fèi)。如果一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生是真實(shí)的，并且沒有違反公司的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)規(guī)則，在公司的管理風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)，那么它就可以暢通無阻的運(yùn)行下去直到業(yè)務(wù)完成關(guān)閉為止。然而有時(shí)候涉及到一些重大關(guān)鍵的業(yè)務(wù)需要高層管理者知曉并授權(quán)的時(shí)候，就需要高層管理者授權(quán)簽字，只有他們的簽字授權(quán)才產(chǎn)生效力，比如某個(gè)部門的設(shè)立，某個(gè)管理人員的任命，需要類似于國(guó)家主席令的簽發(fā)才能被認(rèn)可。
當(dāng)然不是認(rèn)識(shí)到了審批的真正作用和無謂的審批對(duì)公司運(yùn)營(yíng)造成的傷害，我們就能立馬進(jìn)行精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)。要進(jìn)行精簡(jiǎn)需要提前做好相關(guān)工作，平衡風(fēng)險(xiǎn)與效率，做到及保障公司運(yùn)行又能有效防止大企業(yè)病的發(fā)生。做到”大象也能跳舞”的靈巧。一般來說精簡(jiǎn)審批環(huán)節(jié)需要按照以下原則進(jìn)行：事前風(fēng)險(xiǎn)控制，事中監(jiān)督，事后稽核。
很多公司建立預(yù)算體系，其作用就是提前控制風(fēng)險(xiǎn)，超過預(yù)算要申請(qǐng)，走例外審批流程。財(cái)務(wù)部門做好超預(yù)算預(yù)警。風(fēng)險(xiǎn)的管控由財(cái)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門管理者共同承擔(dān)。日常運(yùn)營(yíng)中的工作審批環(huán)節(jié)權(quán)限下放到業(yè)務(wù)部門管理者身上，給你審批權(quán)，給你資金使用權(quán)利(不超全年或季度預(yù)算)、但是你需要完成公司年度或者季度的任務(wù)要求。權(quán)、責(zé)、利分明，有利于業(yè)務(wù)部門管理者調(diào)配資源，提升業(yè)務(wù)的靈活性和業(yè)務(wù)管理者的積極性。高層管理者也不會(huì)陷身于日常業(yè)務(wù)簽字審批之中，有更多的時(shí)間去思考公司生存和戰(zhàn)略方向的工作，以便應(yīng)對(duì)變化日益加快的外界環(huán)境。
現(xiàn)在很多公司信息化有一定的基礎(chǔ)，如果郵件系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)以及其他數(shù)據(jù)庫做好接口集成。每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)和啟動(dòng)以后可以設(shè)置抄送功能，將OA辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)信息抄送給到相關(guān)的高層管理人員。高層管理人員有興趣的話可以通過OA或者郵件鏈接看到業(yè)務(wù)的運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié)，想看可以看，但是不影響業(yè)務(wù)的運(yùn)行。就像孔子站在大河旁邊感嘆一樣：“逝者如斯夫，不舍晝夜”!孔子并沒有攔河筑壩截?cái)嗳找贡剂鞑幌⒌暮铀?/p>
精簡(jiǎn)以后需要有定期和不定期的稽核，稽核工作就像一把達(dá)摩克利斯之劍。天天懸在業(yè)務(wù)運(yùn)行之上的一把利劍，讓業(yè)務(wù)執(zhí)行人員和管理人員知道有一種威懾。如果越界就有可能受到懲罰，懲罰將是沒有任何借口可以免責(zé)。這種懲罰是連帶責(zé)任，業(yè)務(wù)執(zhí)行人員和業(yè)務(wù)管理人員共同受罰，這樣的作用在于警示管理人員審批和時(shí)候要有責(zé)任心。如果是業(yè)務(wù)執(zhí)行人員水平不足，那么業(yè)務(wù)管理人員有責(zé)任培訓(xùn)教導(dǎo)業(yè)務(wù)執(zhí)行人;如果是業(yè)務(wù)執(zhí)行人員有意蒙蔽，業(yè)務(wù)管理人員有責(zé)任審核真實(shí)性合理性。
很多公司沒有做好事前風(fēng)險(xiǎn)控制，同時(shí)也沒有事后的稽核處罰，將所有的管理控制工作都放在了事中管理上，因此不敢輕易精簡(jiǎn)簽字審批環(huán)節(jié)。談到精簡(jiǎn)簽字環(huán)節(jié)的時(shí)候就心跳加快，緊張的不得了，極力反對(duì)，并提出公司歷史上的某些事故案例來支持說明取消某些簽字環(huán)節(jié)后的風(fēng)險(xiǎn)。
管理者如果沒有想清楚審批什么，那么他在OA辦公系統(tǒng)所簽字審批的環(huán)節(jié)都需要推敲，不然這些“蘿卜章”的審批簽字環(huán)節(jié)都是影響效率、浪費(fèi)資源的罪惡之源。
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