企業(yè)集團(tuán)檔案管理資料分析

企業(yè)集團(tuán)檔案管理資料分析

　　近年來，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。下面是小編為大家分享企業(yè)集團(tuán)檔案管理資料分析，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、企業(yè)集團(tuán)

　　企業(yè)集團(tuán)是一種特殊的企業(yè)組織形式，通常是由若干個大中型企業(yè)以資金聯(lián)結(jié)為主的多種聯(lián)結(jié)紐帶構(gòu)成的多層次的企業(yè)集合聯(lián)合體。我國大型企業(yè)集團(tuán)公司基本是國有大型企業(yè)經(jīng)過二十多年體制改革發(fā)展而來的。如果不考慮統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)實中的企業(yè)集團(tuán)既有國有企業(yè)、民營企業(yè)又有鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，既有三資企業(yè)又有股份制企業(yè)。

　　二、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作特點

　　1.檔案材料門類繁多、內(nèi)容豐富，檔案管理任務(wù)繁重。與單個企業(yè)不同，企業(yè)集團(tuán)除單純的生產(chǎn)經(jīng)營管理外，還具有資本運作、國外市場開拓、技術(shù)合作等功能，檔案種類和內(nèi)容更加豐富。

　　2.檔案管理工作具有層控性、外向性和復(fù)雜性。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)含若干企業(yè)法人，檔案的管理和利用不僅要針對集團(tuán)本部，還包括各成員單位。

　　3.檔案管理工作多具有分散性和不均衡性。這主要源于企業(yè)集團(tuán)的規(guī)模通常比較大，駐地比較分散，成員企業(yè)眾多且檔案工作水平各異。

　　三、企業(yè)集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀

　　近年來，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作迅速發(fā)展，但有的仍明顯滯后于企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。目前，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理大體呈現(xiàn)如下狀況：

　　宏觀上講，各企業(yè)集團(tuán)檔案管理方式不盡相同，管理水平和理想度參差不齊。一些由過去的國有企業(yè)組成的企業(yè)集團(tuán)檔案工作比較好，有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專職檔案人員;另一些通過兼并、收購的所屬企業(yè)檔案工作則開展得不夠好;而一些新成立的企業(yè)集團(tuán)，特別是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、三資企業(yè)集團(tuán)的檔案工作則相對比較差，沒有實行集中統(tǒng)一管理，檔案分散在各部門和人員手中，案卷質(zhì)量差，不便于檔案的保管和利用。

　　就單個企業(yè)集團(tuán)而言，其內(nèi)部的檔案管理也明顯表現(xiàn)出很強(qiáng)的不均衡性。檔案管理的工作任務(wù)、內(nèi)容范圍、標(biāo)準(zhǔn)和模式普遍沿襲原國有大型企業(yè)所形成的模式，檔案管理體制、模式陳舊，仍把對本單位所形成的檔案的收集、管理和借閱作為最主要、最基本的任務(wù)來完成。

　　四、企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式分析

　　(一)企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式的現(xiàn)狀

　　1.集中管理模式。這是一種類似于企業(yè)檔案館的模式。集團(tuán)把各廠、公司的全部檔案集中起來，在集團(tuán)本部建立檔案館或檔案室，實行統(tǒng)一管理。

　　2.分散管理模式。企業(yè)集團(tuán)所屬的各廠、公司分別建立檔案室，保管本單位形成的檔案。這種做法的前提是集團(tuán)下屬的各子公司具有獨立法人資格，經(jīng)濟(jì)獨立核算，同時集團(tuán)規(guī)模較大，駐地比較分散。

　　3.逐級管理模式。這種模式主要存在于由于企業(yè)的兼并、轉(zhuǎn)讓重組后形成的大型企業(yè)集團(tuán)。在企業(yè)兼并、轉(zhuǎn)讓時將原有的企業(yè)檔案作為資產(chǎn)移交給了集團(tuán)總部，同時根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、科研、設(shè)備維修的需要，將部分科技檔案留在原企業(yè)保存，實行逐級管理。

　　4.混合管理模式。類似于逐級管理模式，不單獨采用集中或分散的管理，而是兩者兼有、混合使用。在企業(yè)總部設(shè)置集團(tuán)總的檔案管理部門，著重管理企業(yè)核心層、緊密層和涉及整個集團(tuán)利益的重要檔案。而對于因駐地原因或是涉及子公司需頻繁使用的檔案，下屬公司可設(shè)專門檔案機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行管理，這種混合管理的模式不失為一種靈活處理、因地制宜的做法。

　　5.控股集團(tuán)公司型管理模式。此種模式主要針對股份制的企業(yè)集團(tuán)而言，由控股最多的子公司負(fù)責(zé)管理整個企業(yè)的檔案管理工作，從某種意義上說也是一種集中管理模式，但同在集團(tuán)總部建立檔案管理部門還是有一定區(qū)別的。

　　6.圖、情、檔一體化管理模式。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)要謀求自身的發(fā)展，必須快速和準(zhǔn)確地把握各種信息資源，把檔案作為一種重要資源納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃中，有利于整合資源優(yōu)勢，進(jìn)而幫助企業(yè)在競爭中立于不敗之地。

　　(二)企業(yè)集團(tuán)檔案管理模式的設(shè)想

　　對于上述六種現(xiàn)有的檔案管理模式，筆者認(rèn)為集中管理模式和控股集團(tuán)公司型管理模式在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部跨行業(yè)、跨地區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營格局下，顯得僵化呆板，甚至限制了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展;分散管理很難適應(yīng)企業(yè)繼續(xù)發(fā)展的需要，發(fā)揮不了企業(yè)檔案的整體優(yōu)勢功能，制約了各種檔案信息資源的綜合開發(fā)利用;逐級管理模式和混合管理模式在一定程度上克服了集中和分散各自可能出現(xiàn)的極端，但問題在于一定要處理好這個度，正確區(qū)分由集團(tuán)總部保存的檔案和由各子公司各自保存的檔案，并保證兩者之間溝通交流渠道的暢通;而圖、情、檔一體化管理模式則是一個發(fā)展趨勢，其關(guān)鍵就是探討更合理、更有效的實現(xiàn)形式。

　　其實，探討企業(yè)集團(tuán)的檔案管理模式就是要解決兩個問題。一是集中與分散的問題;二是劃分與合并的問題，即對檔案信息是單獨管理還是與其它信息合并管理。筆者認(rèn)為可從以下幾方面進(jìn)行思考：

　　1.無論采用何種檔案管理模式都要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，適應(yīng)企業(yè)管理的模式，符合檔案發(fā)展長遠(yuǎn)的需要。

　　2.應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，即由集團(tuán)公司檔案部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司和集團(tuán)各成員單位的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各成員單位在集團(tuán)公司檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案管理。這種以集團(tuán)公司檔案部門為核心，以各成員單位檔案部門為基礎(chǔ)的管理方式，既能有效發(fā)揮各成員單位熟悉本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的優(yōu)越性，更好地進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用，又能發(fā)揮集團(tuán)公司整合資源的整體優(yōu)勢，進(jìn)行有效的資源開發(fā)，維護(hù)檔案的完整與安全。這里有必要注意的一點是企業(yè)集團(tuán)中檔案管理部門管理職能的變化問題。企業(yè)集團(tuán)的建立，打破了企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式，集團(tuán)公司和所屬成員都是獨立的法人，這就使得集團(tuán)公司檔案管理部門由原來進(jìn)行單個企業(yè)的檔案管理，轉(zhuǎn)為一個具有一定檔案行政管理職能的部門，進(jìn)行多法人企業(yè)的檔案管理。

　　3.在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置上，集團(tuán)公司可建立集團(tuán)檔案館或集團(tuán)檔案信息中心，由集團(tuán)一把手直接領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)下屬各成員單位，規(guī)模大有需要的可設(shè)相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，若無保管條件的也可移交或委托集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行集中管理。各檔案機(jī)構(gòu)對其所管理檔案的范圍一定要明確，對象一定要清晰。

　　4.在檔案實體管理方面，可采取集中與分散相結(jié)合的管理模式，即混合管理的模式。

　　5.在信息組織的方式上，可根據(jù)企業(yè)實際情況，建立一種集檔案、資料、圖書、情報等多種信息于一體的綜合管理模式——檔案信息中心或集團(tuán)信息中心。除負(fù)責(zé)包括檔案在內(nèi)的各種信息的收集、整理、保管、提供利用外，還要對各種信息進(jìn)行開發(fā)和資源共享，形成集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。

　　五、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作面臨的困難及對策

　　企業(yè)集團(tuán)是在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的大背景下，以企業(yè)改制為契機(jī)，通過兼并、重組、控股、參股等多種形式建立起來的，是適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種新的經(jīng)濟(jì)組織形式，因而面臨很多新問題，需要不斷發(fā)展和完善。

　　(一)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作面臨的主要困難

　　1.不同子公司檔案管理模式、水平等差距很大，制約了整個集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。

　　2.檔案數(shù)量大、內(nèi)容豐富，隨著企業(yè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展涉及許多新的領(lǐng)域，往往跨專業(yè)。

　　3.檔案形成地分散，管理難度大。

　　4.檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

　　(二)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的對策

　　1.加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。

　　2.堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，賦予集團(tuán)檔案管理機(jī)構(gòu)全面履行監(jiān)督、指導(dǎo)和收集、保管、利用檔案的雙重職能。

　　3.努力提高檔案工作人員的素質(zhì)。

　　4.進(jìn)行制度建設(shè)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡早實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的制度化、規(guī)范化。

　　5.積極探索適合本單位檔案管理的模式、方法等。

　　六、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作未來發(fā)展趨勢

　　1.規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的趨勢。其一，要制定集團(tuán)統(tǒng)一的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案工作者認(rèn)真履行職責(zé);其二，多開展培訓(xùn)、講座類的活動，提高檔案工作者的素質(zhì);其三，運用現(xiàn)代化的管理工具，促進(jìn)集團(tuán)檔案工作的發(fā)展;其四，積極探討適合本集團(tuán)的檔案管理工作的模式、制度、方法等。

　　2.網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢。這里的“網(wǎng)絡(luò)化”可作兩種理解。一是集團(tuán)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化的布局。

　　企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，在制度、機(jī)構(gòu)、人員等各方面給予完善，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立起網(wǎng)絡(luò)化的管理結(jié)構(gòu)。二是充分利用現(xiàn)代化的管理方式和手段，運用計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，不僅能提高效率，降低成本，節(jié)省大量的人力、物力和財力，而且非常適合企業(yè)集團(tuán)自身跨行業(yè)、跨地域及其檔案管理工作分散、量大等特點。

　　3.多種信息資源一體化管理趨勢。企業(yè)發(fā)展處在一個復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)、社會和信息環(huán)境之中，實時準(zhǔn)確地把握各種信息資源并快速做出反應(yīng)是企業(yè)贏得競爭的一大法寶。把檔案作為一種信息資源納入企業(yè)全部戰(zhàn)略資源之中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)配，有利于整合資源優(yōu)勢，最快地輸出決策輔助信息，進(jìn)而幫助企業(yè)在競爭中獲取優(yōu)勢。

　　4.利用導(dǎo)向管理趨勢。企業(yè)檔案管理工作的最終目的就是提供各類檔案信息，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。要改變被動服務(wù)的局面，主動開展多種形式的服務(wù)工作。

　　5.復(fù)合外向型的管理趨勢。這是相對于以往企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式所對應(yīng)的單一內(nèi)向型的檔案管理而言的。對內(nèi)企業(yè)集團(tuán)含若干獨立的企業(yè)法人，對外企業(yè)更要與形形色色的組織打交道，必然形成各種門類的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務(wù)性工作，還負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督的職責(zé)。檔案管理將由傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復(fù)合外向型的方式。

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