建筑工程項(xiàng)目文檔資料管理信息化策略
建筑工程項(xiàng)目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、利用多個(gè)環(huán)節(jié)，在不同的項(xiàng)目管理階段，每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過程。那么，下文是由小編為大家整理的資料管理信息化策略，歡迎大家參考學(xué)習(xí)。
項(xiàng)目文檔資料管理面臨的突出問題
工程項(xiàng)文檔資料包含政府指令文件、項(xiàng)目往來文件、施工驗(yàn)收單據(jù)、多媒體文件(如重大活動(dòng)中的照片、視頻、錄像等)、紙質(zhì)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文圖紙(重要)、施工組織設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收證明等等。
目前，建筑工程項(xiàng)目文檔資料管理多采用傳統(tǒng)管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:
管理需求不系統(tǒng)。面對(duì)紛繁復(fù)雜的施工項(xiàng)目文檔資料，企業(yè)曾嘗試過在相關(guān)崗位設(shè)立管質(zhì)量或管安全的崗位。然而，各管理崗位人員總是結(jié)合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點(diǎn)”上說說想法和要求，缺乏對(duì)文檔資料管理系統(tǒng)的理解，比如質(zhì)量驗(yàn)收文檔管理人員往往過分強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目質(zhì)量文檔管理工作，忽視項(xiàng)目技術(shù)交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實(shí)上，建筑行業(yè)需要從整個(gè)工程項(xiàng)目文檔資料管理的“面”上闡述需求。
文檔分類不清晰。依據(jù)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設(shè)計(jì)文檔、監(jiān)理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項(xiàng)目文檔很多時(shí)候會(huì)貫穿多個(gè)職能部門(或機(jī)構(gòu))，有的甚至貫穿項(xiàng)目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會(huì)產(chǎn)生“多義性”問題。若從業(yè)務(wù)流程或者項(xiàng)目具體管理活動(dòng)來分類，仍然面臨一項(xiàng)管理活動(dòng)對(duì)應(yīng)多份文檔記錄的問題，比如有的從質(zhì)量控制的角度，有的從環(huán)境控制的角度，因此項(xiàng)目文檔資料的分類方式，尤其是二級(jí)甚至三級(jí)分類思路，目前不是很清晰。
收集整理不及時(shí)。在現(xiàn)實(shí)工程項(xiàng)目管理過程中，很多時(shí)候從制度層面上已經(jīng)要求某些管理活動(dòng)應(yīng)該形成規(guī)范記錄，但最終項(xiàng)目文檔資料歸檔時(shí)仍然出現(xiàn)文檔資料缺失的現(xiàn)象。問題在于項(xiàng)目文檔資料的收集整理不夠及時(shí)，項(xiàng)目各級(jí)管理人員沒有周期性地“盤點(diǎn)”自身所負(fù)責(zé)管理的文檔，往往寄希望于項(xiàng)目完工后集中整理再呈交有關(guān)工程檔案管理部門。
信息系統(tǒng)不匹配。對(duì)于存在“跨地域運(yùn)營(yíng)、多項(xiàng)目管理”的施工企業(yè)而言，不匹配性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是項(xiàng)目文檔管理信息系統(tǒng)與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配。二是項(xiàng)目各類文檔管理信息系統(tǒng)之間不匹配。有的信息系統(tǒng)是企業(yè)自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標(biāo)準(zhǔn)也不同。
實(shí)施項(xiàng)目文檔管理信息化相關(guān)策略
綜上分析，建筑工程項(xiàng)目文檔資料管理信息化既要面對(duì)項(xiàng)目管理制度上的問題，同時(shí)還要面對(duì)項(xiàng)目管理方法層面的問題。因此，當(dāng)前階段實(shí)施項(xiàng)目文檔管理信息化可做好以下方面的.工作。
明確項(xiàng)目文檔資料管理需求。在當(dāng)前施工企業(yè)管理信息化水平普遍不高的情況下，項(xiàng)目文檔資料管理可與專業(yè)有實(shí)力并熟悉該行業(yè)運(yùn)作規(guī)則的文檔管理供應(yīng)商一起梳理需求、提煉工作，以此來彌補(bǔ)企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)管理信息化的理解的不足。開始云在文檔管理領(lǐng)域沉淀10年，有著針對(duì)建筑行業(yè)專業(yè)的項(xiàng)目文檔管理解決方案。
明確項(xiàng)目文檔資料分類體系。針對(duì)工程項(xiàng)目文檔資料種類較多的特點(diǎn)，開始云將建議建筑行業(yè)采取“多維依據(jù)、逐級(jí)劃分”的策略，可按照面向主題、面向應(yīng)用、面向共享的思路，建立項(xiàng)目文檔分類體系。比如一份文檔可以從記錄內(nèi)容上劃分類別，也可以從項(xiàng)目進(jìn)展階段劃分其所屬類別，甚至可以考慮分類依據(jù)的組合應(yīng)用，從而產(chǎn)生不同的子類。只有項(xiàng)目文檔分類規(guī)則明確了，才便于被人理解，同時(shí)也容易為后續(xù)統(tǒng)一編碼工作提供實(shí)用依據(jù)，利于計(jì)算機(jī)分類處理。
明確各類文檔資料管理分工。開始云KASS文檔管理系統(tǒng)支持對(duì)項(xiàng)目人員權(quán)限的管理。一份文檔資料由哪個(gè)項(xiàng)目小組的人員產(chǎn)生并提交至哪個(gè)小組的文件夾下，而其它小組人員是否有權(quán)限對(duì)其進(jìn)行查看、編輯、下載等，均可以靈活設(shè)置。對(duì)于需要上級(jí)審批的文檔，在線發(fā)起流程，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以快速查看審批。這樣，從工作習(xí)慣逐漸促使項(xiàng)目文檔資料中間管理環(huán)節(jié)的規(guī)范，同時(shí)確保項(xiàng)目文檔資料準(zhǔn)確及時(shí)地收集整理。此外，不論一份文檔經(jīng)過項(xiàng)目多少管理人員處理，也不管各個(gè)項(xiàng)目處理該類文檔流程上的差異，開始云KASS文檔管理系統(tǒng)可形成詳細(xì)的日志記錄，便于項(xiàng)目組織中的責(zé)任落實(shí)。
項(xiàng)目文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化。工程項(xiàng)目文檔資料實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化可以提高管理效率。通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理與優(yōu)化，促進(jìn)各管理環(huán)節(jié)記錄文檔與實(shí)際管理活動(dòng)的有效融合。項(xiàng)目不同階層的管理人員需要關(guān)注不同項(xiàng)目同類文檔記錄格式的統(tǒng)一。文檔的標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化程度不同，對(duì)實(shí)施文檔信息化管理的策略會(huì)產(chǎn)生影響。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化與結(jié)構(gòu)化程度都比較高的項(xiàng)目文檔資料，一般可考慮優(yōu)先實(shí)施信息化管理。
關(guān)注項(xiàng)目文檔記錄規(guī)范化。項(xiàng)目文檔實(shí)施信息化管理的過程中，如果對(duì)于細(xì)節(jié)問題考慮不周全，可能會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目文檔資料管理的規(guī)范性與有效性產(chǎn)生影響，所以，密切關(guān)注文檔內(nèi)容、過程、記錄的規(guī)范顯得尤為重要。
關(guān)注項(xiàng)目文檔管理集成化。項(xiàng)目管理中除了文檔管理外，通常也會(huì)對(duì)引入其它的諸如ERP、OA等管理系統(tǒng)，但現(xiàn)在這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)是孤立的，它們之間未能很好地集成，給一個(gè)具體項(xiàng)目文檔資料的查找?guī)硪欢ɡщy。因此，建筑工程項(xiàng)目人員應(yīng)選購(gòu)項(xiàng)目文檔管理集成化應(yīng)用技術(shù)成熟的方案，以提高整個(gè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。
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