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      2. 文員崗位職責說明書

        時間:2020-11-25 08:52:46 崗位說明書 我要投稿

        文員崗位職責說明書

          一、崗位描述(崗位設置的意義)

        文員崗位職責說明書

          文員是屬于公司行政人員的范疇,它的設置是為了更好的實現公司的內部管理。作為一名文員,其主要的工作是協助公司的各方人員工作的順利開展,工作難度不是很大,但是很雜,也很重要,是一個企業不可或缺的崗位。

          二、工作內容

          1、前臺

          一個公司的前臺就是一個公司給人的第一印象,是一個公司展示給客戶的最先的形象。前臺是公司形象的首席代表,很重要。那么前臺的工作自然也是非常的.重要的。前臺的工作主要包括以下幾個方面:

          (1)來訪人員的接待:有客戶來訪,應禮貌友好的微笑、問好,并詢問到訪目的及其約見人員,然后請到訪人員在休息室就坐,給到訪人員倒水,最后電話告知約見人員并依據其意見進行處理;

          (2)電話接聽、轉接、記錄、轉達;

          (3)文件的打印、復印,傳真的發送及接收;

          (4)公司信件、快遞等的簽收、傳達;

          (5)報紙的收發整理;

          (6)會議的各項工作:

          A、通知應參會人員會議的時間、地點及會議的主要內容,

          B、會場的布置準備工作,

          C、會議前與會人員的簽到,

          D、做好會議記錄,

          E、會后會場的整理;

          (7)物品領取的登記及物品回收登記入檔;

          (8)保持前臺的干凈整潔不凌亂;

          (9)其他協助性工作。

          2、客服工作

          (1)電話約訪、回訪客戶;

          (2)客戶叫裝叫修電話的接聽及處理:接聽電話并做好記錄,然后找出客戶跟蹤單,填寫叫修單,確定技術人員,發送信息或電話通知技術人員客戶信息(包括姓名、地址、電話、機型、叫修內容等);若自己不能進行處理,則請示上級主管,由其進行處理。

          3、檔案管理

          (1)客戶檔案管理:客戶檔案的分類、建檔及更新;

          (2)員工檔案管理:新進員工檔案的建立、更新及完善;

          (3)員工離職手續的辦理:已領取物品的收回,人員檔案的重新歸檔等。

          4、網站維護

          (1)對公司的網站進行日常的更新維護,主要是行業新聞的每日更新及公司內部公告的發布和業績的通報;

          (2)網站進行模塊整改時能提供網站的整改方案。

          5、其他

          文件的錄入、整理、存檔等,以及其他協助性的工作或應急工作。

          三、所屬部門

          文員歸屬部門是由公司的特殊性及崗位的普遍性所決定的,文員既屬于行政部的行政人員,又屬于售后部的售后服務人員。

          四、考勤考核

          1、考勤

          (1)上班時間:

          周一至周五 上午8:10—12:00

          下午14:00—18:00

          周六、周日 周六9:00 準時參加售后部會議

          周六周日會安排行政人員輪流值班

          2、考核

          (1)每天按時上班,上班打卡考勤,下班不用打卡;

          (2)每天下班前半個小時即17:30,填寫《當天工作總結及計劃表》,表格的填寫要求真實、客觀、恰當詳細的分點列示;

          (3)如要請假或調班,則要求提前申請;若因特殊情況無法提前申請,則事后應補寫申請單,說明事由;否則視為曠工。

          3、國家法定節假日(元旦、春節、清明、五一、中秋、國慶、等)的假期按照國家有關規定執行。

          五、所需技能

          1、能較為熟練的使用office 辦公軟件,熟悉電腦的基本操作;

          2、熟練使用打印傳真一體機;

          3、其他應具備的基本技能。

          六、所需職業素養

          待人友善熱情,有較好的服務精神,處事細致謹慎,有上進心,學習能力較強,能吃苦耐勞,具備較好的團隊合作精神。

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