文檔管理工作總結

文檔管理工作總結

　　文檔管理工作總結

　　今天是三月份的最后一天了，馬上告別這個月，做為文檔管理員，該從哪些方面給自己做個文檔管理工作總結呢？需要的朋友可參考以下工作總結范本：
　　
　　在不久前我還苦于不知這方面的工作總結怎么寫，但經過一番詳細的思考，我理清了思路。在這里，我們對如何進行文檔管理分三個階段來闡述。
　　
　　1、生成期文件的管理
　　
　　生成期的文件，處于制作、接收、處理與發出的過程中，需要檢閱文件或發給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負責人也能隨時找出文件的管理系統。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。
　　
　　按事由用文件夾對文件進行分類；按照一件事一個文件套的原則，每個人準備若干個文件套；按類別或內容將使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的顏色對文件類別進行區分。將文件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上；責任人外出或離職時，務必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上；用標簽紙制作雜志匣的標簽，可做到整潔美觀并易于分類；由于可看到文件夾的標簽，還易于檢索；每個人都應該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里；將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料；使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。
　　
　　2、保存期文件的管理
　　
　　有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經濟的地方建立“保存中心”。
　　
　　3、文件的廢棄
　　
　　保管型文件隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會泛濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數量，有效利用辦公空間，節約費用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進行：
　　
　　（1）、按文件進行廢棄；
　　
　�。�2）、按文件夾進行廢棄；
　　
　　（3）、按項目進行廢棄；
　　
　�。�4）、按顏色進行廢棄。
　　
　　隨著計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，電子文件大量產生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。
　　
　　1、對電子文件要進行分門別類地管理，要進行科學的分類。通過分類、標引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態。
　　
　　2、對電子文件要定期、及時的進行備份。以避免由于技術故障導致的文件丟失。
　　
　　3、由于電子文件利用途徑的多樣化，尤其是在網絡高度發達的今天，要做好電子文件的保密工作，即準確設定電子文件的訪問權限。

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