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供應(yīng)商采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理
合同管理是與采購活動(dòng)密切聯(lián)系的，兩種活動(dòng)形成一個(gè)伙伴關(guān)系。合同管理就是對合同各方以及采購訂單進(jìn)行管理，從而保證合同執(zhí)行者能夠按照合同的要求來提供合格的產(chǎn)品和服務(wù)，以及對交貨時(shí)間和貨物運(yùn)輸?shù)燃?xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)定。通常，合同管理的內(nèi)容涉及所有從合同簽訂后直到最后的貨物運(yùn)輸、接收，以及所有手續(xù)結(jié)束后整個(gè)過程中的合同及采購訂單。以下是準(zhǔn)備的供應(yīng)商采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理，歡迎閱讀!
1、工作控制：有些類型的合同(例如，不確定交付類型，時(shí)間、材料或勞動(dòng)時(shí)間不確定的合同，以及費(fèi)用退還合同等)支付以及授權(quán)活動(dòng)一直會(huì)持續(xù)到獲得收益后，在這種情況下，訂貨便成了合同執(zhí)行后的管理事務(wù)。
不確定運(yùn)輸類型或時(shí)間、資源或勞動(dòng)時(shí)間不確定的合同執(zhí)行時(shí)，通常會(huì)遵循相同的模式。對于不確定運(yùn)輸類型的合同，客戶會(huì)根據(jù)合同中描述的執(zhí)行方式來開始一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的工作訂單形式，會(huì)直接根據(jù)合同規(guī)定來確定商品的單位價(jià)格，用單位價(jià)格乘以期望獲得的商品數(shù)量便得到了商品的總價(jià)值。這種工作訂單通常會(huì)由采購方簽署，并且發(fā)送給供貨商、顧客，以及金融機(jī)構(gòu)。
工作完成、工作檢查驗(yàn)收、貨品計(jì)價(jià)，以及貨款的支付都遵循通常的流程。一個(gè)典型的訂貨及支付過程如圖1所示。時(shí)間、原料、勞動(dòng)時(shí)間合同的過程，除了關(guān)于客戶的有效準(zhǔn)備聲明通常由內(nèi)部評(píng)估決定外，也遵循如圖l所示的相同過程。
對費(fèi)用退還合同中的工作控制過程比其他任何類型合同中的控制都要復(fù)雜得多，在時(shí)間要延續(xù)幾年的大型費(fèi)用退還合同中，通常都會(huì)采用過程控制。
許多費(fèi)用退還合同中需要對以下要素進(jìn)行建立和維護(hù)：每年工作計(jì)劃的處理過程、工作許可證明、輔助成本及過程控制的進(jìn)程信息( Notices to Proceed，NTP)。
采購方根據(jù)獲得的準(zhǔn)備基金，通知供應(yīng)商準(zhǔn)備好預(yù)期的貨物(按照隨后的以及最近財(cái)政年度的財(cái)政預(yù)算)，根據(jù)目前的運(yùn)作規(guī)劃及有關(guān)的信息來確定，這一過程可以為供應(yīng)商制定年度的工作計(jì)劃( Annual Work Plan，AWP)做出指導(dǎo)。
年度工作計(jì)劃是整個(gè)工作過程的核心部分，因?yàn)樗?guī)定了整個(gè)財(cái)政年度的工作內(nèi)容以及任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)。年度工作計(jì)劃還在資金導(dǎo)向與項(xiàng)目需求方面起到平衡的作用，在做年度計(jì)劃時(shí)，供應(yīng)商將核實(shí)其資源計(jì)劃，并且對將要執(zhí)行的任務(wù)安排時(shí)間進(jìn)度。
年度工作計(jì)劃的組成要素通常包括整個(gè)財(cái)政年度的目標(biāo)和計(jì)劃、時(shí)間安排、人員安排、成本評(píng)估。年度工作計(jì)劃會(huì)在每個(gè)財(cái)政年度的年中被更新。
工作權(quán)限通常包含多種義務(wù)，它們分別是工作任務(wù)的具體分工、工作授權(quán)期間相關(guān)信息的收集、原始成本數(shù)據(jù)的評(píng)估、工作授權(quán)滯后于AWP和NTP相關(guān)的各種數(shù)據(jù)的發(fā)布等。
在合同執(zhí)行過程中的特定時(shí)間或階段，任務(wù)的完成情況要在NTP文件中有所記錄，并且要在供應(yīng)商繼續(xù)下一步工作之前向供應(yīng)商說明，NTP文件通常包括對工作的說明、任務(wù)完成過程中的關(guān)鍵性時(shí)間階段，以及分配給任務(wù)的所有資金狀況。
在接受NTP時(shí)，供應(yīng)商將開始工作，同時(shí)開始計(jì)算與任務(wù)相關(guān)的成本費(fèi)用并安排對任務(wù)匯報(bào)的時(shí)間。
2、遵守合同：按合同要求進(jìn)行采購是采購方最基本的義務(wù)，然而真正對每日工作的監(jiān)控和管理活動(dòng)可以由其他的部門或是第三方組織來完成。對于極其復(fù)雜的合同、專業(yè)的采購或者技術(shù)含量很高的合同，通常會(huì)需要企業(yè)內(nèi)部其他部門或第三方管理部門來協(xié)助試用產(chǎn)品或服務(wù)，從而確保供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品或服務(wù)是符合合同規(guī)定的。在這種情況下，每個(gè)企業(yè)將會(huì)對合同中有關(guān)技術(shù)方面的問題更加關(guān)注，但是它們也可能需要接受合理的培訓(xùn)并且購買相關(guān)的合同。每個(gè)企業(yè)必須在以下幾個(gè)方面給出基本的說明：
●閱讀合同如果管理人員要了解整個(gè)工作的狀況，那么這一點(diǎn)是必須的;
●創(chuàng)造互惠的基礎(chǔ)，與供應(yīng)商建立長期合作伙伴關(guān)系;
●了解合同的基本要求;
●明確可能出現(xiàn)的潛在問題;
●在通知合同管理者之前，它們可以采取的行動(dòng);
●明確哪些事情是不能做的;
●明確責(zé)任和職權(quán)范圍。
對于一個(gè)執(zhí)行狀況良好的合同來說，最終用戶和第三方管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該不僅要了解合同本身，而且還應(yīng)該了解組織的運(yùn)行政策以及過程，將這些信息提供給管理部門是采購部門的基本義務(wù)，并建立良好的雙方溝通關(guān)系，這樣有助于組織或者采購部門對合同變化的管理進(jìn)行控制。在合同執(zhí)行過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)類似供應(yīng)商不能按要求履行合同或者采購方的需求行為發(fā)生變動(dòng)等情況。
對是否按合同執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控時(shí)，如果運(yùn)輸狀況及合同的執(zhí)行狀況良好，將會(huì)包括幾種做決定的技術(shù)和過程。對合同進(jìn)行監(jiān)控時(shí)為了確定合同的執(zhí)行狀況是否根據(jù)合同的要求進(jìn)行，并且當(dāng)執(zhí)行過程出現(xiàn)問題時(shí)需要被提示。采購方實(shí)施合同監(jiān)控是為了對以下幾個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行了解：
●是否能按照預(yù)期的規(guī)定執(zhí)行?
●成本費(fèi)用是否在預(yù)計(jì)范圍之內(nèi)?
●資源的使用是否與最初的預(yù)計(jì)水平相當(dāng)?
●最終產(chǎn)品的質(zhì)量是否與合同要求的相一致?
●是否需要對主要設(shè)備添加新的零部件?
●供應(yīng)商自己的過程監(jiān)控系統(tǒng)是否合理?
●是否所有的合同條款(包括與工作本身并無直接相關(guān)的條款)都能被滿足?
●采購組織是否按照合同規(guī)定的價(jià)格、時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量要求得到了所有的產(chǎn)品或服務(wù)?
●是否文件中所有合理的變化都能被恰當(dāng)?shù)靥幚?
3、經(jīng)濟(jì)責(zé)任：從合同的開始到最終結(jié)束，供應(yīng)商最關(guān)心的問題是對于它們所做到的工作是否能夠按照合同規(guī)定及時(shí)地收回款項(xiàng)。根據(jù)采購方采用的合同類型的不同，在供應(yīng)商和采購方之間會(huì)出現(xiàn)不同的經(jīng)濟(jì)關(guān)系類型。當(dāng)簽署了固定價(jià)格合同時(shí)，供應(yīng)商會(huì)有強(qiáng)烈的采取最經(jīng)濟(jì)的方式的欲望，因?yàn)槿魏钨M(fèi)用的節(jié)省都相當(dāng)于利潤的增加。然而，在大多數(shù)勞動(dòng)時(shí)間、時(shí)間和原材料以及成本返還合同中，供應(yīng)商采取最經(jīng)濟(jì)方式的欲望就不再是那么強(qiáng)烈了。在后面提到的這幾種合同類型中，供應(yīng)商通常會(huì)對每小時(shí)或單位成本下所做的工作進(jìn)行固定費(fèi)用的合理補(bǔ)償，并且證明這些費(fèi)用是合理的。在這類合同中對工作的描述是泛泛的，因?yàn)楹茈y預(yù)期到供應(yīng)商需要做什么樣的工作。這就使得供應(yīng)商在執(zhí)行合同的過程中有很大的靈活性，供應(yīng)商可以采取一些與采購方預(yù)期不同的工作方式(或管理控制)。
在后面這幾種合同類型中，采購方需要對供應(yīng)商的行為進(jìn)行監(jiān)控和引導(dǎo)，從而防止資金浪費(fèi)，并且能夠保證組織在規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)獲得想要的產(chǎn)品或服務(wù)。
4、評(píng)價(jià)體系：聯(lián)邦政府根據(jù)一系列的固定程序來判斷它的主摹供應(yīng)商是否符合法律、法規(guī)的規(guī)定，是否有良好的商業(yè)行為，以及是否符合“聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)”。許多其他的政府部門、半政府組織、社會(huì)公共機(jī)構(gòu)等也會(huì)有類似但不是很嚴(yán)格的規(guī)定。在這一部分介紹的是聯(lián)邦政府對主要供應(yīng)商們“成型”的要求，尤其是與國防部簽訂合同的供應(yīng)商們。一些主要的規(guī)定性的過程如表1所示。
所有這些規(guī)定的項(xiàng)目中的共同之處是子過程要滿足核查過程。在大多數(shù)合同中會(huì)對轉(zhuǎn)包合同中的條款進(jìn)行說明，這一條款對供應(yīng)商在轉(zhuǎn)包合同中的收益和采購訂單方面的行為，要求與固定價(jià)格合同中的“聯(lián)邦標(biāo)準(zhǔn)”不同，并且要求有特殊的書面規(guī)定來處理較大的轉(zhuǎn)包合同和采購訂單。對轉(zhuǎn)包合同和采購訂單進(jìn)行嚴(yán)格的審查在下列情況下尤為必要：
●當(dāng)供應(yīng)商的采購系統(tǒng)不是足夠完善時(shí);
●當(dāng)轉(zhuǎn)包合同毫不費(fèi)力的獲得或者建議價(jià)格似乎不合理，以及當(dāng)所需要的資金很多時(shí);
●當(dāng)緊密的工作安排和與轉(zhuǎn)包合同簽訂者的聯(lián)系導(dǎo)致比通常的轉(zhuǎn)包合同價(jià)格高時(shí);
●當(dāng)由轉(zhuǎn)包合同簽訂者提供的價(jià)格比它所提供的類似情況的價(jià)格要低時(shí);
●當(dāng)轉(zhuǎn)包合同是以固定價(jià)格為基礎(chǔ)的合同而不是其他的合同類型時(shí)，采購方應(yīng)該特別注意轉(zhuǎn)包合同中關(guān)于成本退還、時(shí)間，以及原材料或勞動(dòng)時(shí)間等方面的重復(fù)計(jì)算傾向。
典型的轉(zhuǎn)包合同條款規(guī)定，當(dāng)主要的供應(yīng)商談判的價(jià)格比預(yù)期資金超出1000萬美元的時(shí)候，采購方可以執(zhí)行簽約人采購系統(tǒng)調(diào)查(Contractor Purchasing Systems Reviews，CPSR)。這種類型的調(diào)查是從主供應(yīng)商的所有轉(zhuǎn)包合同以及采購訂單中抽取樣品，從而可以在供應(yīng)商保護(hù)納稅人利益方面得出相應(yīng)的結(jié)論。
5、管理責(zé)任：讓合同管理者在采購、合同法、運(yùn)輸、健康與安全標(biāo)準(zhǔn)，以及合同執(zhí)行過程中所起作用的其他因素等各個(gè)方面都是專家，是不現(xiàn)實(shí)的。而他了解讓合同簽訂對于工作領(lǐng)域的全部知識(shí)，并且能夠使合同順利完成，這是可能的。下面對這些內(nèi)容給出具體的解釋：
①價(jià)格調(diào)整條款：經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整條款通常包含3種不同的類型：
●制定價(jià)格條款：這類條款的簽訂通常會(huì)根據(jù)所采購材料的不同以及供應(yīng)商類型的不同而不同。然而，不管是哪種類型的價(jià)格條款，只有2種類型的調(diào)整方式：
- 根據(jù)供應(yīng)商可以承受的浮動(dòng)來確定價(jià)格;
- 根據(jù)可變動(dòng)的勞動(dòng)力及原材料價(jià)格指標(biāo)。
●根據(jù)追加成本的方式進(jìn)行條款的調(diào)整這種類型的條款通常會(huì)允許對勞動(dòng)力或原材料成本進(jìn)行調(diào)整，這里對條款的制定起作用的不是在進(jìn)行工程設(shè)計(jì)和發(fā)展工作中的關(guān)鍵因素。一項(xiàng)或多項(xiàng)勞動(dòng)力或原材料的費(fèi)用因素可能會(huì)發(fā)生變化，關(guān)于勞動(dòng)力或原材料所造成的追加成本的調(diào)整類型，會(huì)在合同中有具體的細(xì)節(jié)說明。
●基于公共成本指數(shù)的調(diào)整條款第三種類型的條款包括了采用公共成本指數(shù)來對勞動(dòng)力或原材料成本進(jìn)行調(diào)整。由于這類條款包括簡單的管理控制以及基于簡單可用的公共經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的調(diào)整能力，這種類型的條款在追加成本的條款中經(jīng)常被采用。當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，通常會(huì)采用這種類型的條款：
- 在合同開始執(zhí)行一年的時(shí)間之后，通常會(huì)有一段時(shí)間，在這段時(shí)間里將會(huì)花費(fèi)很高的成本;
- 需要進(jìn)行調(diào)整的合同的數(shù)量較大;
- 當(dāng)沒有經(jīng)濟(jì)定價(jià)調(diào)整準(zhǔn)備時(shí)，與勞動(dòng)力和原材料相關(guān)的經(jīng)濟(jì)變量的確定太不固定，以至于會(huì)影響合同雙方在風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)偡矫娴暮侠硇浴?/p>
�、趯τ唵巫兓墓芾砜刂疲涸诶硐霠顩r下，合同包含了在工作完成過程中以及合同雙方在履行義務(wù)時(shí)的所有細(xì)節(jié)，當(dāng)合同簽訂時(shí)并沒有預(yù)料到需要對合同的條款進(jìn)行修正。然而在實(shí)際中，很少有合同能被完全地執(zhí)行而不需要經(jīng)過任何的修改。有些對合同條款的簡單修改是不影響整個(gè)合同主旨的，而有些合同的修改涉及的內(nèi)容是價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、運(yùn)輸、或者其他在簽訂合同時(shí)采購方和供應(yīng)商都同意的具體條款。
由于在任何合同中采購方的職權(quán)都是由合同條款規(guī)定了的，在獲得收益之后對這些條款的內(nèi)容進(jìn)行靈活的調(diào)整是必要的，而且也有必要規(guī)定合同雙方能平等地對待由于其他合同條款的變化所造成的運(yùn)輸時(shí)間或者支付價(jià)格方面的變化。因此，合同應(yīng)該對采購方在對條款進(jìn)行修改方面的權(quán)力進(jìn)行規(guī)定。合同也應(yīng)該規(guī)定，當(dāng)合同的另一方的行為超出意料之外，或者沒有完全按照最初的合同來操作時(shí)，采購方或者供應(yīng)商應(yīng)該給予相應(yīng)的“理解”。合同條款還應(yīng)該規(guī)定對于執(zhí)行時(shí)間或執(zhí)行價(jià)格發(fā)生變化時(shí)，合同雙方能夠進(jìn)行“公平調(diào)整”。
6、合同完成：合同完成指的是簽訂合同的雙方各自完成了對它們規(guī)定的任務(wù)。這些任務(wù)包括對所有的工作都適時(shí)地執(zhí)行、接受、準(zhǔn)時(shí)發(fā)貨，以及付清所有賬款。供貨商發(fā)送所有的保證文件，并且約束意向書也妥善終止。在大多數(shù)復(fù)雜的合同中，合同終止時(shí)會(huì)使用一份清單，適當(dāng)列明簽訂合同的雙方所簽署的各種文件或者最初協(xié)議中已經(jīng)完成的所有工作。
7、合同條款及條件：合同的管理者應(yīng)該了解條款的內(nèi)容及其執(zhí)行條件，從而保證合同的簽訂雙方能夠按照合同的規(guī)定執(zhí)行。合同條款及條件應(yīng)該包括有關(guān)產(chǎn)品數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)輸、運(yùn)輸要求、支付條款、質(zhì)量要求、工程設(shè)計(jì)圖以及其他相關(guān)的文件、抽樣檢查方法、接受條件，以及其他影響產(chǎn)品或服務(wù)接受方面的重要因素，還有標(biāo)準(zhǔn)“樣板”文件的條件和條款等。所有這些條款條件的規(guī)定都是為了保護(hù)采購方在諸如合同的接受、運(yùn)輸執(zhí)行、合同終止、運(yùn)輸障礙、分割或轉(zhuǎn)包合同、商品專利權(quán)，以及支付程序等方面的利益。
8、合同文檔的要求：每一份合同都有自己的文檔要求，這就要求合同的管理者來確定合同的要求是什么，并且了解如何來滿足要求。一般的文檔包括工作的時(shí)間安排、貨物計(jì)價(jià)方法及對執(zhí)行過程的檢驗(yàn)。在合同文件中同樣需要對供應(yīng)商的保證形式、聯(lián)合需求、納稅證明，以及供應(yīng)商的貨款支付狀況等。所有的流程可以以公式的形式做成列表清單，也可以在合同文件中用便條的形式注明，在文件中對所有的條款進(jìn)行說明并且驗(yàn)證其是否是必要的。
9、對工作的陳述：對工作的陳述是服務(wù)性合同中的細(xì)節(jié)部分，睨確指出要完成什么樣的工作、由誰來完成、什么時(shí)間完成，以及如何完成等方面的問題。對工作的陳述盡可能全面地說明供應(yīng)商的預(yù)期，可以在采購訂單中簡單說明，也可能在比較復(fù)雜的合同或者制造合同中有單獨(dú)的說明文檔。
二、供應(yīng)商管理概論
對供應(yīng)商的專業(yè)管理對于數(shù)額巨大的合同、建筑合同、大多數(shù)的服務(wù)及維修合同，以及實(shí)施環(huán)境下的合同來說是至關(guān)重要的。
1、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
對供應(yīng)商成功管理的先決條件是合同的雙方對合同執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的明確了解，采購方或者合同的管理者應(yīng)該針對目前或遠(yuǎn)期的潛在供應(yīng)商召開會(huì)議。合同的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)的衡量)以及合適的衡量方法應(yīng)該在說明書或工作陳述中加以說明。在合同執(zhí)行期間對供應(yīng)商的衡量主要是定期監(jiān)控以及評(píng)論。
2、供應(yīng)商反饋
成功的供應(yīng)商管理通常忽略的方面就是對供應(yīng)商反饋信息的了解，這一部分主要涉及的內(nèi)容是要求供應(yīng)商對以下幾種類型問題的回答：
●采購方的知識(shí)狀況如何?
●工程說明書的準(zhǔn)確程度如何?
●對質(zhì)量要求的描述是否準(zhǔn)確?
●對貨款支付的及時(shí)性如何?
對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查的組織通常會(huì)發(fā)現(xiàn)，所有供應(yīng)商的這些反饋信息在改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系、保證及時(shí)獲得高質(zhì)量的原材料、產(chǎn)品和服務(wù)起到極其重要的作用。
3、對供應(yīng)商的監(jiān)督
當(dāng)評(píng)價(jià)一個(gè)供應(yīng)商的工作進(jìn)展?fàn)顩r時(shí)，采購方感興趣的是完成任務(wù)的實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r。有關(guān)進(jìn)展?fàn)顩r的數(shù)據(jù)可以從以下多種來源獲取：生產(chǎn)進(jìn)展會(huì)議、參觀供應(yīng)商的工廠，以及供應(yīng)商提供的周期性工作進(jìn)展報(bào)告。
在小型組織內(nèi)部，同一個(gè)人可能擔(dān)負(fù)著采購與供應(yīng)監(jiān)督的雙重角色。在較大的公司和政府組織中，這些角色可能被分離到采購部門，或者可能存在單獨(dú)的管理監(jiān)督部門，在這種情況下，采購員就不必?fù)?dān)負(fù)管理或監(jiān)督的角色。組織機(jī)構(gòu)關(guān)于道德標(biāo)準(zhǔn)的政策，必然會(huì)涉及他們。一些員工，可能不會(huì)主動(dòng)關(guān)心發(fā)放禮品與獎(jiǎng)金的政策，其他內(nèi)部關(guān)于軟件或硬件設(shè)備的更換、信息，或者其他政策應(yīng)當(dāng)在培訓(xùn)會(huì)議上提出。
�、佻F(xiàn)場監(jiān)督：現(xiàn)場監(jiān)督意味著采購方或者采購方的代理人要么在項(xiàng)目地點(diǎn)(供應(yīng)商的工廠、采購方的辦公地點(diǎn)，或者其他第三方場所)，要么通過頻繁參觀項(xiàng)目地點(diǎn)，來檢查項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。在建筑項(xiàng)目合同中，這也意味著通過參觀建筑地點(diǎn)來檢查項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。換句話說，現(xiàn)場監(jiān)督發(fā)生在任務(wù)實(shí)際將要完成的地點(diǎn)。
�、谶h(yuǎn)程監(jiān)督：遠(yuǎn)程監(jiān)督可以有多種形式，對來自采購方會(huì)計(jì)部門的記賬與供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品價(jià)格發(fā)票的一致性進(jìn)行分析，對來自采購方辦公室的工作流程圖的復(fù)查，以及與供應(yīng)商的電話會(huì)議，都是遠(yuǎn)程監(jiān)督的方式。
4、異常狀況的管理
供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)及時(shí)并符合要求地執(zhí)行他們的合同。在現(xiàn)實(shí)中，合同的管理者不能全部依賴于供應(yīng)商，從而保證任務(wù)能按照預(yù)期進(jìn)展，以及保證運(yùn)輸能夠按指定的要求執(zhí)行。糟糕的合同履行或延遲的運(yùn)輸，都會(huì)損壞生產(chǎn)運(yùn)作并導(dǎo)致銷售損失。相應(yīng)地，采購方必須緊密監(jiān)控供應(yīng)商的工作進(jìn)展?fàn)顩r，以保證想要的材料能夠被準(zhǔn)時(shí)運(yùn)送到。監(jiān)控的方法依賴于合同履行的期限或周期、復(fù)雜性，以及訂單的緊迫性。
在針對某一合同或采購訂單應(yīng)按常規(guī)對待還是特殊處理哪個(gè)更合適的情況下，合同的管理者應(yīng)當(dāng)樹立起“異常管理”的概念。簡單的監(jiān)控收據(jù)與檢查報(bào)告，在很多非嚴(yán)格性條目中就足夠了，另一方面，對運(yùn)輸是否會(huì)按預(yù)期執(zhí)行進(jìn)行電話確認(rèn)也是合理的。而對于嚴(yán)格條目的訂單，按時(shí)操作以及更詳細(xì)的程序則是合理的。
5、進(jìn)展報(bào)告
在很多情況下，供應(yīng)商被要求按照合同條款來提交一定階段的生產(chǎn)時(shí)間表，以備復(fù)查與批準(zhǔn)。階段性的生產(chǎn)時(shí)間表是在執(zhí)行產(chǎn)品的計(jì)劃、設(shè)計(jì)、采購、加工、廠房的重新設(shè)置、部件加工、階段會(huì)議、最終會(huì)議、檢驗(yàn)和運(yùn)輸?shù)确矫娴臅r(shí)間安排。
在大多數(shù)情況下，采購方對產(chǎn)品加工進(jìn)程信息的需求會(huì)在RFP或最終的合同文件中有所說明，在隨后的報(bào)告中通常會(huì)顯示出供應(yīng)商針對合同規(guī)定的目前及預(yù)期的運(yùn)輸狀況，是否存在影響進(jìn)度的因素，以及對沒有完成的前期工作(例如工程設(shè)計(jì)、加工及原型的構(gòu)建)的說明，報(bào)告中還應(yīng)包含供應(yīng)商對工作中遇到的各種困難的描述，以及對如何克服困難進(jìn)行說明。
在一些重要的合同中，生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告并不能代替對供應(yīng)商加工地點(diǎn)或工作場所的檢查，此類的訪問參觀權(quán)力必須在RFP文件及最終的合同文件中進(jìn)行說明。在重要的合同中，對于合理的成本支出項(xiàng)目，應(yīng)該在供應(yīng)商的工廠內(nèi)設(shè)置經(jīng)常性的廠房監(jiān)控措施，從而監(jiān)視工作執(zhí)行的質(zhì)量和時(shí)間進(jìn)度。
當(dāng)確定了對供應(yīng)商進(jìn)度的監(jiān)控系統(tǒng)是恰當(dāng)?shù)模ＷC及時(shí)運(yùn)輸?shù)牡谝徊骄褪菍⿷?yīng)商預(yù)計(jì)的運(yùn)輸?shù)竭_(dá)時(shí)間安排進(jìn)行評(píng)估。在計(jì)劃和控制過程中，大多數(shù)的供應(yīng)商會(huì)利用包括甘特圖、性能評(píng)審技術(shù)以及計(jì)算機(jī)性能監(jiān)控器在內(nèi)的各種類型方法來描述對整個(gè)計(jì)劃的安排及監(jiān)控過程，所有這些都是合同管理員用來評(píng)價(jià)和衡量合同執(zhí)行狀況很有用的管理工具。
6、顧客反饋
對合同的管理并不是在真空中或者在某一個(gè)辦公室中進(jìn)行的，合同管理者的每一個(gè)行為都會(huì)對組織的內(nèi)部及外部顧客造成一定的影響。要想成功的執(zhí)行合同，一個(gè)關(guān)鍵的問題就是要從顧客那里得到反饋信息，這也是確保合同能夠被對方接受的自確認(rèn)的方法之一。
�、賰�(nèi)部顧客：內(nèi)部顧客是通過采購合同獲得的所有產(chǎn)品或服務(wù)的最終使用者，他們通常是對或商品或服務(wù)付款的財(cái)務(wù)部門，對貨物的接收狀況進(jìn)行檢查的質(zhì)量控制部門，對貨物進(jìn)行儲(chǔ)存或再運(yùn)輸?shù)膫}庫管理部門，以及企業(yè)的高層管理部門。
�、谕獠款櫩屯獠款櫩褪呛贤淖畛跆峁┱�，他們通常是合同轉(zhuǎn)包者、政府代理(地方的、州際的或聯(lián)邦的)，以及所有可能參與采購活動(dòng)的組織。
7、對工作的陳述
因?yàn)榍宄私夂贤瑮l款中雙方規(guī)定的責(zé)任，會(huì)使合同雙方更好地履行合同，因此，仔細(xì)對工作的各種陳述進(jìn)行研究與溝通，并與使用部門進(jìn)行交流，在供應(yīng)商管理中都起到重要的作用。
三、對沖突或爭論的解決
合同管理是一門藝術(shù)，但是這門藝術(shù)要遵循一系列的方針和程序，所有這些都要按計(jì)劃執(zhí)行。當(dāng)合同管理者對一個(gè)合同進(jìn)行管理維護(hù)時(shí)，通常是針對以下內(nèi)容進(jìn)行的：組織的政策和規(guī)定、合同條款，以及被大家廣泛接受的UCC程序。部分計(jì)劃是為了使企業(yè)內(nèi)部顧客獲得所需要的產(chǎn)品和服務(wù)，合同管理同時(shí)還肩負(fù)著在最終用戶和供應(yīng)商之間解決沖突的使命。通常合同管理部門是合同雙方為了就沖突達(dá)成一致，在求助于法律手段之前所要求助的最后調(diào)節(jié)部門。
當(dāng)發(fā)生變化時(shí)，有必要終止合同或者對合同的具體條款進(jìn)行重新談判。合同管理者在對供應(yīng)商提供的損失和最終利潤的談判中起到重要的作用。合同管理同時(shí)還要輔助解決供應(yīng)商內(nèi)部可能會(huì)對合同執(zhí)行產(chǎn)生影響的事務(wù)。
合同管理部門是供應(yīng)商和采購方組織為了尋求正確合理的解決沖突的公證處，對于沖突的解決者來說，在對事情下結(jié)論之前聽取沖突雙方的不同意見是至關(guān)重要的。盡管采購組織的處境應(yīng)該被考慮到，合同管理者應(yīng)該以合理的、合法的方式來解決問題，從而使沖突的雙方認(rèn)為該解決方案是讓雙方都有利的。合同管理者所要解決的問題是要保證合同的客觀性，以及在合同允許的時(shí)間范圍和資金范圍內(nèi)確保合同條款及雙方義務(wù)都能被完成。靈活性、和解的意愿及在意外情況下對問題的解決方法，都是采購組織能夠順利解決沖突的前提條件。
如今在全球性的商業(yè)環(huán)境中，如北美自由貿(mào)易協(xié)議、東南亞各國聯(lián)合及將各國聯(lián)合成為經(jīng)濟(jì)聯(lián)盟的歐洲共同體，對于跨國的、跨文化層次的合同引發(fā)的沖突的解決方案以及計(jì)劃的了解非常重要。
當(dāng)采購活動(dòng)是國際性的時(shí)候，“貿(mào)易正常進(jìn)行”要想成功就不是很容易的事了，社會(huì)及商業(yè)文化的不同必須要考慮，如裁決前的會(huì)議以及裁決以后的會(huì)議都是減少?zèng)_突可能性的關(guān)鍵措施。
采購方有義務(wù)了解并明確可能存在沖突的地方，并且要銘記不是所有人的想法都同美國人一樣。在采購方、合同管理者，以及供應(yīng)商之間的所有事物都應(yīng)該明確說明，當(dāng)在不同的國家進(jìn)行商業(yè)交易時(shí)，對于合同的內(nèi)涵可能會(huì)有不同的理解，因此，發(fā)生沖突的可能性會(huì)增加。有經(jīng)驗(yàn)的合同管理者知道在不同的文化背景下對于像時(shí)間、質(zhì)量及貨款支付日期等各種內(nèi)容的理解是不同的。采購專家以及合同管理者應(yīng)該對從合同簽訂開始以及整個(gè)商業(yè)聯(lián)系過程中可能出現(xiàn)的沖突有所考慮，并將這些沖突最小化。
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