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法務(wù)部合同管理制度
合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，下文是法務(wù)部合同管理制度范文，希望對你們有所幫助。
法務(wù)部合同管理制度
第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作，規(guī)避法律風(fēng)險，加強(qiáng)風(fēng)險控制，保證公司所簽合同的合法性，切實保護(hù)公司的利益，根據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)及公司實際情況制定本規(guī)定。
第二條 合同管理應(yīng)遵循“流程審批、分級管理、責(zé)任到人、有案可查”的原則。
第三條 公司負(fù)責(zé)人在合同管理中的主要職責(zé)
(一)加強(qiáng)合同管理工作，解決合同管理工作中的重大問題;
(二)授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同;
(三)定期了解合同的簽訂、履行情況;
(四)對公司合同承辦人員進(jìn)行考核、獎懲。
第四條 信用法務(wù)部在合同管理中的主要職責(zé)
全面負(fù)責(zé)公司各類合同的歸口管理工作。
(一)負(fù)責(zé)合同管理規(guī)章制度的擬定、修改及執(zhí)行情況的檢查;
(二)負(fù)責(zé)格式合同文本的擬定、修改、廢止和解釋;
(三)負(fù)責(zé)合同簽訂工作的法律指導(dǎo);
(四)參與重大合同的談判，起草“特殊合同文本”;
(五)負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)和合同管理員提交的合同的法律審查;
(六)負(fù)責(zé)處理涉及合同的重大糾紛和訴訟案件;
(七)負(fù)責(zé)合同管理的法律培訓(xùn);
(八)負(fù)責(zé)所簽合同的統(tǒng)計、分析工作;
(九)公司授權(quán)的其他職責(zé)。
第五條 合同管理員在合同管理中主要職責(zé)
合同的日常管理由分公司的專職或兼職合同管理員負(fù)責(zé)。
(一)負(fù)責(zé)審查合同形式是否具備合同的基本要素;
(二)負(fù)責(zé)審查合同內(nèi)容是否存在法律上的風(fēng)險;
(三)負(fù)責(zé)在合同簽訂后備案一份原件，對符合本規(guī)定的合同向信用法務(wù)部備案;
(四)負(fù)責(zé)督促合同承辦人員履行已經(jīng)簽訂的合同;
(五)負(fù)責(zé)在合同履行完畢，對該合同的所有資料進(jìn)行整理歸檔，并及時向信用法務(wù)部備案;
(六)針對合同履行過程中發(fā)現(xiàn)合同制訂的瑕疵，及時形成補(bǔ)充修改意見;
(七)配合信用法務(wù)部處理合同糾紛案件。
第六條 合同承辦人員在合同管理中的主要職責(zé)
(一)合同承辦人員為其簽訂、履行的合同第一責(zé)任人;
(二)按合同簽訂流程，簽訂、變更、解除合同;
(三)將所簽訂的合同，提交合同管理員審核;
(四)參加所簽合同糾紛的處理;
(五)配合信用法務(wù)部做好合同管理工作。
第七條 合同簽訂管理
(一)合同承辦人簽約前必須搜集、整理對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性等相關(guān)資料。
(二)訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟(jì)組織及自然人，許可經(jīng)營項目必須具有經(jīng)營許可證(要求對方提供蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照、自然人身份證復(fù)印件、經(jīng)營許可證)。
(三)公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。公司各部門不得以本部門的名義對外簽訂合同。
(四)嚴(yán)禁將公司合同、業(yè)務(wù)介紹信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用。
(五)除及時結(jié)清者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，該文本經(jīng)信用法務(wù)部根據(jù)公司的實際情況修改后，應(yīng)當(dāng)采用;其他應(yīng)該用公司發(fā)布的格式合同文本，采用格式合同文本時，所有條款不得留有空白，但可以根據(jù)所訂立合同的具體情況依法做出補(bǔ)充約定。
(六)所有合同的簽訂都必須經(jīng)流轉(zhuǎn)程序，報公司審批。
(七)公司及所屬各單位的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號，例如：建湖分公司編號為KDLCJ-2011第( )號。
(八)合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧義。
(九)訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量、價款和報酬、履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任及解決爭議的方法等。
(十)訂立依法可以設(shè)定擔(dān)�；蛘邔Ψ疆�(dāng)事人的履約能力有懷疑的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。
(十一)對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律認(rèn)可的具有代為清償債務(wù)能力的企業(yè)或個人，并要按本規(guī)定進(jìn)行審查，提供相關(guān)證件(加章復(fù)印件)，合同中應(yīng)明確其承擔(dān)連帶清償責(zé)任。
(十二)對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，一般為合同履行地，力求選擇我公司所在地仲裁機(jī)構(gòu)或有管轄權(quán)的人民法院。
(十三)簽訂合同時，雙方合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名。
(十四)簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)加蓋雙方單位公章或者合同專用章，印章應(yīng)與單位名稱相一致。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋公章或合同專用章。
(十五)各公司合同專用章由合同管理員統(tǒng)一保管，并按規(guī)定進(jìn)行使用，使用時必須進(jìn)行登記。
(十六)合同專用章的保管使用列入每年的合同檢查工作范圍之內(nèi)。
(十七)合同專用章除簽訂合同使用外，不得用作他途。發(fā)現(xiàn)利用合同專用章進(jìn)行違法活動，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失者，除全額賠償外并依法追究其法律責(zé)任。
(十八)訂立應(yīng)當(dāng)依法履行批準(zhǔn)、登記、見證、鑒定、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。
第八條 合同的審查
(一)合同管理員應(yīng)對合同進(jìn)行全面審查，確保合同的合法性、準(zhǔn)確性。
(二)合同審查的主要內(nèi)容：
1、使用文本是否正確、規(guī)范;
2、合同附件是否齊備，相應(yīng)內(nèi)容是否一致;
3、合同主體是否依法設(shè)立并年檢合格;
4、合同內(nèi)容是否超越對方法定經(jīng)營范圍;
5、合同內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定;
6、合同主要條款是否完備;
7、合同內(nèi)容、數(shù)字填寫是否詳實、準(zhǔn)確;
8、有無損害公司權(quán)益的.條款;
9、違約條款、爭議解決方式是否合法、有效;
10、代理人是否持有合法、有效的授權(quán)代理書;
11、代理人的代理行為是否超越代理權(quán)限范圍。
第九條 合同履約管理
(一)法定代表人(負(fù)責(zé)人)全面負(fù)責(zé)合同的履行。
合同承辦人員具體負(fù)責(zé)其訂立的合同的履行。
新任法定代表人(負(fù)責(zé)人)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)履行前任法定代表人(負(fù)責(zé)人)依法訂立的合同。
(二)在履行合同過程中，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查，如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
(三)接受標(biāo)的單位必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)的，應(yīng)在法定期限或約定內(nèi)及時提出書面異議，并及時進(jìn)行處理。
(四)合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進(jìn)行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。
(五)我方當(dāng)事人對履約情況，應(yīng)保存好履約記錄。
凡與合同有關(guān)的竣工決算、往來文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。特別是竣工決算最后認(rèn)可蓋章應(yīng)與合同簽約章一致，并有雙方當(dāng)事人簽字。
(六)我方當(dāng)事人收到對方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時，必須使用特快專遞(EMS)并保存好收到記錄、回執(zhí)備案。
(七)合同管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，并按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺賬。
(八)各公司的合同管理員應(yīng)對簽訂合同項目的履行情況進(jìn)
行跟蹤了解，記錄其進(jìn)展?fàn)顩r、已支付的合同金額或合;(九)各公司合同管理員應(yīng)于每季度次月15日內(nèi)對在;第十條合同的變更與解除;(一)合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報信;(二)對方要求變更款物接收人時，必須有書面變更通;(三)我方因故或發(fā)生情勢變化而需變更或解除合同，;第十一條合同備案管理;(一)簽訂的合同，合同管理員處必須備案一份原件;(二)合同履行完
行跟蹤了解，記錄其進(jìn)展?fàn)顩r、已支付的合同金額或合同約定任務(wù)的完成及尾款付款時間等情況。
(九)各公司合同管理員應(yīng)于每季度次月15日內(nèi)對在履行期間內(nèi)的合同履行狀況做一總結(jié)匯報提交給信用法務(wù)部。尤其應(yīng)把履行不順利或可能產(chǎn)生糾紛的合同履行情況及時反饋給信用法務(wù)部。
第十條 合同的變更與解除
(一)合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報信用法務(wù)部審核并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。
(二)對方要求變更款物接收人時，必須有書面變更通知。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向變更后的接收人發(fā)貨或付款，如造成損失則應(yīng)由當(dāng)事人負(fù)責(zé)追回或賠償。
(三)我方因故或發(fā)生情勢變化而需變更或解除合同，應(yīng)及時以書面形式(傳真或EMS郵寄)通知對方，說明變更或解除合同的原因，并明確請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。
第十一條 合同備案管理
(一)簽訂的合同，合同管理員處必須備案一份原件。并在六個工作日內(nèi)報送一份給信用法務(wù)部備案。
(二)合同履行完畢三個工作日內(nèi)，合同承辦人員向合同管理員提交合同備案材料;合同履行完畢后六個工作日內(nèi)，合同管理員向信用法務(wù)部提交合同備案材料。
(三)信用法務(wù)部對提交備案的合同進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)法律問題可限令合同管理員進(jìn)行整改，整改的結(jié)果必須報信用法務(wù)部備案。
第十二條 合同管理員考核
(一)考核范圍：各公司合同管理員。
(二)考評時間：除每季度考核外，公司每年年終組織一次考核評審活動，在對有關(guān)單位合同管理工作檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行考核。
(一)考核內(nèi)容
(四)考核部門
信用法務(wù)部為公司合同管理員的考核評審工作的管理機(jī)構(gòu)。獲獎和取消評獎資格的人員名單由考核部門根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行
考核評審后報總公司批準(zhǔn)。
(五)獎懲方法
合同管理員的獎勵等級設(shè)三級：即先進(jìn)、優(yōu)勝和表揚(yáng);獲獎?wù)呶镔|(zhì)獎勵隨公司年度獎進(jìn)行。
●獲先進(jìn)名單從考核總分在95分以上者中產(chǎn)生;
●獲優(yōu)勝名單從考核總分在90—95分者中產(chǎn)生;
●獲表揚(yáng)名單從考核總分在80—90分者中產(chǎn)生;
合同管理員的懲處方法：
●凡考核總分首次達(dá)不到60分者，予以批評教育，并扣發(fā)其當(dāng)年一定比例的獎金;
●凡考核總分兩次達(dá)不到60分者，取消合同管理員資格，調(diào)離其崗位;
●凡利用合同從事違法違紀(jì)活動者，除賠償外取消其合同管理員資格，并按情節(jié)輕重追究其法律責(zé)任。
第十三條 本規(guī)定由信用法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第十四條 本規(guī)定自二O一一年五月四日起執(zhí)行。
二Oxx年五月四日
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