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      2. 行政前臺的工作內容

        時間:2021-10-21 18:19:49 崗位職責 我要投稿

        行政前臺的工作內容

        行政前臺的工作內容1

          一、日常接待

        行政前臺的工作內容

          1、接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。

          2、接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協助接待。

          3、接聽轉接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入后都需轉接其他分機,根據通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉接;接聽咨詢電話,若在前臺接到咨詢電話,如對方不明確自己的咨詢顧問是誰,直接將電話轉接至相關部門助理處。

          4、接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。

          5、面試人員:請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表,并帶領其前往會議室等待,通知辦公室主任或相關部門領導進行面試。

          6。接待頻繁往來的相關人員:

          a)快遞,公司內部不論發件或者寄件,均以電話通知相關員工至前臺處進行處理,不能讓快遞員直接進入公司實驗室內部。文章轉載自:百分網規章制度頻道原文地址:行政前臺工作職責

          b)物業公司,公司內部的水電維修、物業規定的各項活動的聯系工作;

          c)送水公司,關注公司各處飲水機水量情況,及時聯系送水,每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”個即可。每月月底結賬,填寫請款單提交辦公室主任,向財務申請費用支付。同時關注公司飲水機是否正常,如有異常及時通知飲水公司進行維修。

          二、辦公用品管理

          1、盤庫:每月23—25日對庫存的辦公用品進行全面盤點,制作“辦公用品庫存統計表”提交辦公室主任審查。若有用品數量不足或已領用完,即時上報,進行補充;

          2、購買:每月25—28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單,統計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準后,聯系辦公用品供應商送貨;

          3、領用:員工領用所需辦公用品時,讓其填寫“辦公用品領用表”并簽字,然后給予發放;

          4、結算:每月底聯系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發票,確認無誤后,填寫支出單,報財務人員審批后通知供應商前往領款。

          三、日常事務

          1、保證行政電子設備的正常使用,包括:掃描儀、傳真機、復印機等,若機器出現故障,及時聯系供應商解決問題;

          2、每月15日左右統計公司提供話費補助的員工名單,并將名單與話費總數報于辦公室主任審核。領款后,前往移動和聯通營業大廳購買充值卡,并開具發票。將充值卡發放給相關員工,并要求其簽字確認;

          3、每月定期統計公司所有人員通訊信息,更新員工通訊錄,公司若有新進或離職員工,都應在2—3個工作日內制作新的通訊錄,發送至每位員工郵箱中;

          4、名片的申請與制作:當公司部門有印制名片需求時,需要其填寫“名片申請單”,并提供名片相關信息。確認名片信息后,將信息發送給供應商,通知其排版印刷,電子版確認無誤后印刷,后交于名片申請人;

          5、每周一定時查看公司信箱,將信件發放至員工手中;

          6、公司備用門卡的管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用;

          7、公司有人員招聘時,協助人事部門電話通知應聘人員各項事宜;

          8、收發傳真,協助各部門員工收發業務傳真;

          9、協助辦公室主任組織協調公司內部活動,如員工生日會、公司集體活動、拓展等業務的聯系、通知、協調事宜。

          10、新員工入職時,提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等,并收取新員工的個人身份證明(身份證、學歷學位證、戶口本、照片)的復印件,提交辦公室主任整理歸檔。

          11、積極配合公司的市場宣傳活動,做好后勤保障工作。

          四、接待工作

          1、接待前準備工作

          a)來客人數確認:會議前向相關負責人確認來客人數,為布置會議室及訂餐做準備;

          b)會議室桌椅布置:在開會前將會議室的桌面收拾整潔,會議椅歸位;

          c)茶水及點心:會議前準備好茶、熱水及杯子,等來客就位后逐個送茶;接待貴客時,應提前準備必要的水果及點心供開會人員食用;

          d)相機:準備公司相機,為來客拍照留念所用。

          e)訂餐:向會議負責人確認是否需要訂餐,如需訂餐應確認就餐人數后,電話聯系餐廳預訂包房;

          f)預訂酒店:如需為來客預訂酒店,確認主客姓名后,電話聯系錦江富園大酒店預訂房間,預訂成功后向辦公室主任匯報確認。

          2、會議中服務工作

          a)為開會人員添加茶水;

          b)按照領導要求提供會議支持;

          c)安排專人負責會議中的攝像工作;

          3、會議后完善工作

          a)組織來客及公司領導合影留念,并將照片發至來訪者郵箱內或作為賀卡發送。

          b)如遇重要客戶來訪,應及時將會議相片資料上傳至公司網站內。

          c)會議后的清理工作:將剩余茶水及茶杯清理干凈,未食用的點心整理歸入茶點處,以備公司員工食用;

          d)會議后器材的歸庫:會議后器材應及時歸庫,將相機及其他器材放回原處。

        行政前臺的工作內容2

          一、衛生清潔

          會議室、會客室、副總、總經理辦公室、茶水間、公共區域衛生

          1、上班第一時間根據當天情況調整空調,整理會客室跟上級的辦公室。注意事項:煙灰缸需鋪上紙巾后滴水。

          2、早上各個辦公室進行開門、開窗通風;如有臟污需及時清理。

          需要提醒辦公室員工對自己的辦公區域進行及時清潔;

          3、查看各個辦公室飲水機是否有水,若已無或已不夠當日飲用,即刻聯系送水(客戶編號:XXX,訂水電話:XXXXXXX);查看紙杯、抽紙等是否足夠,及時添置;4、總經理、副總辦公室桌等清潔;會客室的茶具清洗;

          5、下班前關掉會客室茶桌電磁爐的開關,關好門窗。

          6、下班前整理好辦公桌椅,電腦與電腦的擺放需做到橫看豎看均為一條直線,電話需統一擺放,保持整潔度。

          7、下班時檢查門窗、空調、電源等是否關閉。

          二、會議

          1、例會:每周星期二上午10:00,如有變動另行通知。未經過批準未出席者每次扣款50元。

          得到準確會議通知時,在會議開始5分鐘前通知參會者,準時到達;會議開始前做好會議簽到,無法及時參會者,需得到領導批準。需要進行會議記錄,按格式編排,需存檔紙質版會議記錄。三文印、傳真、快遞、電話管理工作

          1、行政助理負責對打印機進行保管、檢查等工作,辦公室設備如若出現故障或耗材缺失,應第一時間進行維修,確保不影響各部門正常使用。

          三、傳真工作

          傳真件必須按照公司已有的模板傳送。

          1、快遞工作

          收發快遞,按照已有版本登記。所收取的快遞在下班時間由收件人領取(急件除外)。

          四、辦公用品采購與管理

          1、各部門需求計劃收集

          每月25日前收集各部門下月的物品需求計劃,進行匯總,同時根據庫存情況編制采購申請表,交由副總審批;

          2、其他公共物品采購計劃

          公共物品包括:茶杯、紙巾、打印紙等非各部門需求計劃內的物品,以及其

          他原公司沒有但經過調查發現需要采購的物品,此項公共物品若臨時急用,可報經副總,進行臨時采購,如果非急用,可在每月25日前匯總需求計劃,進行集中采購。

          3、采購流程

          一般日用品(非辦公家具、設備等大型物資)由行政助理進行采購,流程如下:A、首先編制采購申請表,交由副總審批;

          B、憑借審批的采購申請表到財務處辦理借支手續;

          C、一般是到黃沙誼園(荔灣區黃沙大道28—32號)如有其它更好建議亦可。D、采購結束后,填寫報銷單(含價格),整理好票據,交由財務審批; E、做好辦公用具入庫;

          五、辦公用品發放

          1、任何辦公用品的領用均需要登記;每月集中采購的`物資(按照各部門的需求計劃)在采購結束后,月初予以集中發放;

          2、辦公室內物品領取均需登記。

          3、每月定時對辦公用具進行盤點。

          六、辦公用品使用管理,

          1、對于借用的物品,需要歸還的,需要跟蹤歸還時間,到時間還未歸還的要與之溝通,超過三天的需說明原因及歸還時間;

          2、對于交還的物品的完好性,需要予以當場雙方檢查確認,如有問題視情況需要借用人承擔的,由借用人原價賠償或重購;確認無誤后簽字;

          七、來客接待

          接待流程:1、客戶進門起身迎接并詢問來訪事由;

          2、登記《客戶來訪登記薄》,弄清來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪,不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人,若有事宜,盡量選用轉告方式;

          3、倒水

          4、通知相關工作人員有人來訪;

          5、來客告辭時起身道別;

          6、客人離開后清理水杯及煙灰缸,整理桌椅、保持會客室的整潔;

          7、若來訪者要找的人不在,記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記,及時通知相關人員做回復;若來訪者表示下次再來,則需在《客戶來訪登記簿》上注明;

          8、及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由,并確保工作人員及時回復;

          9、《客戶來訪登記薄》需做好歸檔。

          八、檔案管理、公文制定、文件收發等工作

          1、協助制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作;此類文書在有效期后均需存檔。

          2、放行條管理:依次為放行條編碼,對相關經手人以及用途做好記錄。

          3、公司證件:公司證件復印領取需對相關經手人以及用途做好記錄。

          九、通訊錄管理

          1、熟悉公司人員的及通訊電話,及時更新公司內部員工的聯系方式,負責公司電話的接聽與轉接。 2、需為新員工申請郵箱,同時更新公司內部員工聯系方式。

          十、車輛管理

          一)車輛申請使用管理

          1、備有《車輛使用申請表》,由用車人在用車前填寫此表,并交由相關負責人簽字,行政部留存;若使用人在使用前未能填寫,則交車后補填。

          2、使用人憑申請表到管理員處取車。

          十一、網絡維護

          1、辦公室網絡維護:若遇上IP地址重復情況,可按以下步驟更改

          步驟:A、WINDOWS微標鍵+R鍵出現運行對話框,輸入cmd

          B、輸入ipconfig(輸入法為英語即單擊,為中文即雙擊enter鍵)即出現windows ip適配器相關信息。

          C、右擊網絡圖標(即任務欄上類似電腦的圖標),打開網絡和共享中心,點擊“更改適配器配置”,右擊本地連接,選擇屬性,雙擊tnternet協議版本4,選擇“適用下面的IP地址”進行更改IP地址。

          2、如仍無法解決問題,可致電聯想公司(魯先生:15681322101,020—36472070)進行溝通需如何去解決問題。會員編號:NO。2011010006。

          十二、公司鑰匙的管理:公司鑰匙的編號均按照辦公桌下的插座編碼編排,需對員工所領取的鑰匙進行登記。其他鑰匙妥善保管。

          十三、考勤

          考勤記錄:下載考勤設備的記錄,根據外出單、請假單等進行考勤的核對和整理。

          1、人員外出登記

          人員外出登記工作流程:A、外出前在《外出申請單》上登記出發時間、目的地、事由等,并由相關領導簽字批準方可外出;

          B、回到公司在《外出申請單》上登記回來時間以及辦事情況;

          C、特殊情況,外出前未登記,需回公司后及時補登;

          D、前臺人員負責提醒并督促其他員工,并于每月將外出情況匯總,與考勤統計核對。

          2、請假:如有員工請假,需到填寫《假期申請單》并注明請假原因、時間及時數;交由相關領導簽字同意后作為考勤依據;若上級不同意,需注明理由再返回申請人。若特殊情況,未能提前提出假期申請,需及時致電相關領導說明事由,征求領導的同意方視為正常請假,回公司要及時補登。

          3、考勤統計工作流程:A、熟悉門禁考勤系統的管理,根據公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息;

          B、每月5日前將門禁考勤統計數據備份,并綜合外出登記以及人員請假情況統計考勤,交由財務部;

          十四、招聘

          十五、完成領導交代的其他臨時性工作。

          附:日常工作所需要的聯系方式一份。

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