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      1. 職場的郵件禮儀

        時間:2020-12-12 16:31:48 職場 我要投稿

        職場的郵件禮儀

          在商務往來中,使用電子郵件進行聯(lián)絡時,應當遵守一定的禮儀規(guī)范,尤其在大多數(shù)這些郵件是發(fā)給您的頂頭上司的情況下,更應該注意,以下是YJBYS為您搜集整理的職場郵件禮儀,歡迎閱讀!

        職場的郵件禮儀

          職場郵件禮儀

          郵件主要功能

          1、使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結論,以及達成的共識一目了然,并保持跟進直至工作完成。

          2、能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則,并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。

          3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受,或其他個性和工作風格上的差異,并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

          〖關于郵件擬訂、發(fā)送原則〗

          ——原則:尊重他人時間。

          ——在職場交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是:只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

          〖關于郵箱名字〗

          ——如果你不用于職場,不用于商務信函,你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務交流,就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱,自己的QQ、163等免費郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷,我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務文件,一定不要讓收件人猜猜你是誰。

          〖關于主題〗

          ——發(fā)送郵件要擬訂一個主題,讓收件人看標題就明白你要將說什么內容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要,建議:

          ——1、不要空,也不要空洞。比如,有人投簡歷時要么空起,要么“簡歷”二字,這對收件人來講起不到任何提醒作用;

          ——2、要簡潔,不要很長一段話才能表示 ,更不要直接把正文寫在主題欄里;

          ——3、要真實反應郵件主題的重要性,不要隨便使用緊急標識;

          ——4、一封郵件一個主題,不要大雜燴;

          ——5、千萬不要出現(xiàn)錯別字;

          ——6、回復郵件太多次時最好修改主題,防止“RE:RE:RE:”這樣疊加蓋樓。

          〖關于稱呼和問候〗

          ——郵件的開頭應當稱呼和問候收件人,第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議:

          ——1、恰當?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件,有職務一般按職務尊稱,如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的,可以稱呼先生/女士,搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件,可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件,按西方商務函電規(guī)矩進行。

          ——2、郵件的開始結尾一般都有問候,簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。YJBYS提醒您,結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好,頌 商祺之類的就可以。

          〖關于正文〗

          ——正文很關鍵,基本要求是簡明扼要、行文通順。

          ——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡程度、等級關系,郵件對內還是對外,選擇恰當?shù)恼Z氣和語言,防止造成誤解;

          ——2、用簡單詞匯和句子把要描述的內容敘述清楚、表達清晰,最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。

          ——3、如果具體內容確實很多,正文最好只做摘要介紹,單獨寫文件作為附件進行詳細描述。

          ——4、如果必要,正文用序號列表,以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

          ——5、一封郵件交待完整信息,不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補充,標以更正、補充,容易引人反感。

          ——6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。

          ——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示,但提示切忌沒有重點,更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示,恐影響收件人閱讀郵件。

          ——8、選擇合適的字體,不要太大,也不要太小。同時郵件中一般不要使用:)之類的笑臉字符。因為在商務郵件特別是對外郵件中,這樣的字符顯得有些輕佻。

          〖關于附件〗

          1.如果郵件帶有附件,應在正文里面提示收件人查看附件

          2.附件文件應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內容,方便收件人下載后管理

          3.正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時

          4.附件數(shù)目不宜超過4個,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件

          5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用

          6.如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

          〖關于個性簽名〗

          每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你,但不要為你的朋友設計這樣的工作。

          1.簽名信息不宜過多

          電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過多,一般不超過4行。

          2.不要只用一個簽名檔

          對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

          3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

          〖回復郵件的技巧〗

          ——1、如果公司里郵件交往是一種常用方式,建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習慣,不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后,反復電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。

          ——2、及時回復。

          ——收到他人重要郵件之后,要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時,特別是對于一些緊急、重要的郵件。

          ——如果事情復雜,無法及時確切回復,可以及時回復說“收到,我正在處理,一旦有結果就會及時回復”等等。

          ——總之及時回應,哪怕只是確認一下收到。

          ——3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假,可以設置自動回復功能。但如果沒有休假,最好不要設置,否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

          ——4、有針對性的回復。

          ——5、回復郵件,字不要太少,一般不少于10個字,如“嗯”一個字之類的`就不要來了。

          ——6、如果同一問題反復郵件往來說不清楚,建議電話溝通或面談。

          ——7、要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人,若點回復全部就是回復所有的人。

          ——8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。

          ——收件人就是TO為郵件主送人,主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人,一般無回復處理的義務,()但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC,收信人不知道你BCC了誰,可能用于非正式場合,職場中一般不用BCC。

          發(fā)送郵件時要注意的禮儀

          1、及時回復email。

          收到他人重要郵件后,即可回復;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理,占用時間太多,對于一些優(yōu)先級低的郵件可集。

          復雜郵件不能及時確切回復時,不要讓對方苦苦等待,及時做出相應,哪怕只是確認一下收到了并正在處理等。

          2、針對性回復。

          當回復問題列表郵件時,應把問題單抄上,并逐一附上答案。進行必要闡述,讓對方一次理解;避免反復交流,浪費資源。

          3、回復認真對待

          對方發(fā)來一大段郵件時,回復字數(shù)不能過少,“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼,非常不禮貌。

          4、不要同一問題蓋高樓。

          如果RE太多,說明交流不暢,沒說清楚。此時應電話溝通后在做判斷。

          5、較復雜問題,多個收件人頻繁回復發(fā)表看法后,應立即對討論結果小結,刪減瘦身,突出有用信息。

          6、區(qū)分Reply和Reply All。

          如果只需一人知道,Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結論,Reply All。

          如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見,不要當著所有人的面不停的RE,應于發(fā)件人單獨溝通,有結果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

          7、主動控制郵件往來。

          8、避免將細節(jié)性討論意見發(fā)給top Manager,特別是可以預見的top Manager不能深入了解的業(yè)務細節(jié)。

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