因為郵件正規、隱私性高、可保存性強，故是現在美國社會最常用，最受推崇的通訊方式。所以，有個扎實的郵件寫作功底能幫你很大程度上的加強與教授或是同事之間的溝通和交流。就算是口語能力不強，有一個好文筆也能幫到你不少!為你海外實習助力!
1.Subject Line 標題
寫文章要有標題，寫郵件當然也不例外。郵件的標題要求必須是簡潔和清楚的總結郵件出題的內容。例如：Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市場宣傳類的郵件標題：- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(號召性的標題)- 3 Tools to Simplify Your Marketing (總結式的標題)
2.Simplified Sentences 簡化句子
忌用復雜的長單詞或是技術術語使郵件內容累贅冗長，而是應該盡量簡化郵件里的句子。但這并不代表不能使用復合句(用and, although, or等連詞組合起來的句子)，只要保證長句是清楚易懂的就沒有問題。例如：原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.簡化后的句子： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.
3.Who are readers? 明確讀者
郵件的閱讀者是同事、客戶還是老板?郵件應該采用正式還是非正式的語氣?
例如：非正式 – Thanks for emailing me on 15th February.正式 – Thank you for your email dated 15th February.
非正式 – Sorry, I can’t make it.正式 – I am afraid I will not be able to attend.
非正式 – Can you…?正式 – I was wondering if you could….?
4.Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar 注意小的細節
尤其是在工作中的郵件，對于細節的注重能夠看出個人本身的修養和工作的專業態度。
Capital letters 首字母大寫：
什么時候使用大寫字母?
每一句的第一個單詞的第一個字母
第一人稱“我”
人名或是頭銜
電影、書籍和作品等的名字
月份
星期
季節
節日
國家或大洲
河流、海洋、湖泊等
沙漠、山地等地點名稱
街道、大樓或是公園等
5.Direct or indirect 直接或是不直接
美國普遍的工作郵件風格都是較直接、不是很正式的。但對于英語非母語的留學生來說這樣的風格不好把握，稍微弄不好還會讓別人誤會自己是粗魯沒有禮貌。例如以下兩種直接和非直接的用法，前者就稍顯沒有禮貌。
Direct– I need this in half an hour.
Indirect and polite– Would it be possible to have this in half an hour?
Direct– There will be a delay
Indirect– I’m afraid there may be a slight delay.
Direct– It’s a bad idea
Indirect– To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.
6.Be positive 積極的態度
郵件里的用詞用句都能夠體現個人的態度和性格，要巧妙的選用顯示積極態度的詞語，表現出自己在工作中的Can-do精神。
顯示積極態度的詞：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity
顯示負面態度的詞：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard
7.Get feedback 請教別人的意見
向身邊寫作能力好、工作經驗足的朋友、同事或是老師求教，請他們幫忙看看你的郵件，從而根據他們的意見改進提高。
另一個方法則是注意觀察和學習其他人寫的好的郵件。例如收到來自同事的、老板的或是教授的郵件，注意學習他們的用詞用句然后記錄下來，收為己用!