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      1. 盤點(diǎn)職場(chǎng)對(duì)外接待禮儀與注意事項(xiàng)-職場(chǎng)禮儀

        時(shí)間:2022-01-04 14:30:58 職場(chǎng)禮儀 我要投稿

        盤點(diǎn)職場(chǎng)對(duì)外接待禮儀與注意事項(xiàng)-職場(chǎng)禮儀

          職場(chǎng)對(duì)外接待禮儀與注意事項(xiàng)

        盤點(diǎn)職場(chǎng)對(duì)外接待禮儀與注意事項(xiàng)-職場(chǎng)禮儀

          一、會(huì)議前準(zhǔn)備工作:

          先掌握好使用會(huì)議室的單位、人數(shù)、時(shí)間及要求,按要求布置會(huì)場(chǎng)、擺放所需要用具。提前與保衛(wèi)科聯(lián)系留好車位。如會(huì)議中需要保安保障,保安需著統(tǒng)一整潔保安服裝。會(huì)議室提前30分鐘打開空調(diào),檢查電源是否有電,電腦、投影儀、電視工作是否正常,衛(wèi)生間手紙、擦手紙、洗手液是否準(zhǔn)備齊全,兩個(gè)陽臺(tái)的門是否打開,陽臺(tái)是否干凈,檢查燈光效果,準(zhǔn)備會(huì)議所需要的紙筆。

         。ㄒ唬(zhǔn)備茶杯:洗凈雙手,從消毒柜中取出已消毒的茶杯,檢查有無破損,表面是否潔凈透亮。

         。ǘ┪锲肺恢茫簯(yīng)擺放在參會(huì)人員右上角,杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應(yīng)以可放置A4紙張的距離為宜,信紙擺放在人的正中位置,筆擺放在紙的上方呈45度角。

          會(huì)議室使用時(shí),應(yīng)有專人接待客人,在客人未來前整理好儀表,站立在梯口迎接。客人來時(shí),目視對(duì)方、面帶微笑,向客人問候示意,并手示意請(qǐng)進(jìn),引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)議室。冬季,對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的來賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時(shí)伸手去接,并掛好。

          二、環(huán)境規(guī)范

          廳地面、墻面、窗戶無塵土、無污跡、無裂痕、無雜物、按時(shí)擦拭干凈整齊。廳內(nèi)無噪音、功能區(qū)域、劃分合理,客人開會(huì)互不干擾。廳隔音效果好,能有效的保護(hù)會(huì)議內(nèi)容不被泄露。廳燈光設(shè)計(jì)和采光效果符合會(huì)議需求,并能起到裝飾和調(diào)解氣氛的作用。廳新風(fēng)供應(yīng)量充足,通風(fēng)流暢,空氣新鮮,空氣質(zhì)量達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。廳內(nèi)溫度、濕度適宜,室內(nèi)無靜電、無污濁漂浮物、無異味。室內(nèi)環(huán)境布置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實(shí)用的使用需求。裝飾有適當(dāng)?shù)木G色植物、鮮花、飾品等,能使客人視覺上得到充分的放松。

          三、會(huì)標(biāo)使用規(guī)范

          會(huì)標(biāo)及揭示會(huì)議主要議題的文字性標(biāo)志,一般以計(jì)算機(jī)制成幻燈圖片映射于電視或投影幕布上,或用醒目的橫幅形式懸掛于會(huì)場(chǎng)背景墻上,會(huì)標(biāo)的使用規(guī)范包括字跡要規(guī)范、醒目、內(nèi)容言簡意賅,上橫幅的字以不超過13個(gè)字為宜,會(huì)標(biāo)內(nèi)容要突出會(huì)議主題,橫幅以選用紅色,橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。

          四、會(huì)議臺(tái)形布置規(guī)范

          禮賓次序一般按行政職務(wù)、按字母順序、按到場(chǎng)順序。雙邊會(huì)議的廳室一般主要領(lǐng)導(dǎo)居中,2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的左手位置,3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的右手位置;賓主相對(duì)而坐。主人應(yīng)在背對(duì)向門的一側(cè)就座,多邊會(huì)談主賓和主人的座位居中相對(duì)擺放,座位兩側(cè)的空當(dāng)應(yīng)比其它座位略寬一些,主人也應(yīng)在背對(duì)向門的一側(cè)就座,記錄員一般在會(huì)談桌的后側(cè)就座。(如會(huì)談的人數(shù)較少,也可以安排在會(huì)談桌前就座)

          五、會(huì)議倒水知識(shí)

         。ㄒ唬⿻(huì)議開場(chǎng)前選擇好加水時(shí)間方式

          會(huì)議加水時(shí)間一般要選擇在會(huì)議開始前5分鐘左右。倒水時(shí)要注意不要太滿以杯的七八分滿為宜。杯把要一律向客人右側(cè)45度,在倒茶后要做出請(qǐng)用的手勢(shì)。端放茶杯動(dòng)作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過,續(xù)水時(shí)不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶幾上,要及時(shí)用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水后,要逐杯加以檢查。檢查時(shí),可用于觸摸一下杯子的外端,如果是熱的,表明已倒過水,如果是涼的,說明漏倒水了,要及時(shí)補(bǔ)倒。續(xù)水一般在活動(dòng)進(jìn)行15——20分鐘后,要隨時(shí)觀察會(huì)場(chǎng)用水情況,遇到天熱時(shí)就要隨時(shí)加水。不端茶杯,直接在桌上或茶幾上往杯中倒水、續(xù)水,是不符合操作規(guī)范的。在往高杯倒水、續(xù)水時(shí),如果不便或沒有把握一并將杯子和杯蓋拿在左手上,可把杯蓋翻放在桌上或茶幾上,只是端起高杯來倒水。服務(wù)員在倒、續(xù)完水后要把杯蓋蓋上。注意,切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上,這樣既不衛(wèi)生,也不禮貌。如發(fā)現(xiàn)賓客將杯子放在桌面或茶幾上,服務(wù)人員應(yīng)立即斟換,用托盤拖上,將杯蓋蓋好。

         。ǘ╉樞颍洪_會(huì)倒水,從右開始(領(lǐng)導(dǎo)先,順時(shí)針順序進(jìn)行)倒水時(shí),壺嘴不要對(duì)客人,要從客人右邊倒。主席臺(tái)一定從客人背后加水。

          五、會(huì)議過程服務(wù)

         。ㄒ唬┳⒁庥^察和控制會(huì)議室大門的人員出入,維持秩序,保證會(huì)議室周圍環(huán)境安靜及安全。

          (二)注意觀察開會(huì)情況,隨時(shí)關(guān)注會(huì)議室內(nèi)溫度及音響效果。

          六、會(huì)議結(jié)束工作:

          結(jié)束時(shí)應(yīng)及時(shí)打開會(huì)議室大門,使開會(huì)人員順利離開會(huì)議室,并幫忙按電梯。在人員撤場(chǎng)時(shí)檢查是否有遺留物品,及時(shí)發(fā)現(xiàn)通知相關(guān)人員。最后關(guān)閉電源開關(guān)、門窗,清場(chǎng)完畢后鎖好門。

          服務(wù)人員儀表的基本要求儀表包括人的容貌、服飾和個(gè)人衛(wèi)生等方面,是一個(gè)人精神面貌的外在表現(xiàn)。

          對(duì)服務(wù)人員頭發(fā)的基本要求是:時(shí)刻保持頭發(fā)健康、秀美、清爽、衛(wèi)生、整齊的狀態(tài)。經(jīng)過修飾之后的頭發(fā),必須莊重、簡約、典雅、大方。應(yīng)將頭發(fā)盤起,佩戴統(tǒng)一頭花,避免披頭散發(fā),在服務(wù)工作中最好避免在頭發(fā)上佩戴復(fù)雜夸張的飾物。

          男士接待人員的發(fā)型以整潔、長短適中為宜,長度要求是前不及眉,后不及領(lǐng),側(cè)不遮耳;避免怪異、過于新潮的發(fā)型;不宜使用任何發(fā)飾;切記保持頭發(fā)清潔、無頭屑、顏色自然。

          對(duì)服務(wù)人員面部的基本要求是:保持面部清潔,特別要保持眼睛的潔凈;不佩戴鼻;注重口腔衛(wèi)生,保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然,避免愁眉苦臉。女服務(wù)人員必須淡妝上崗,避免濃妝艷抹。

          男士接待人員要剃須,不留長發(fā),同時(shí)要避免身體有異物或異味。

          著裝:規(guī)范、整潔

          服務(wù)人員上班期間應(yīng)統(tǒng)一著應(yīng)季制服上崗,并保持制服干凈、整潔,具體要求如下:

          鞋襪干凈,無破損或劃痕,鞋帶不拖拉,鞋的款式簡單大方以黑色為宜,鞋跟高度適中;襪子顏色自然,女服務(wù)人員著裙裝時(shí)需穿著黑色長統(tǒng)襪,襪口不能從裙下露出。

          制服整潔、合體、無破損,整齊系好紐扣,領(lǐng)子和袖口潔凈、無污物,衣肩無頭屑。穿著制服時(shí)應(yīng)避免內(nèi)衣、內(nèi)褲外露或外透,并時(shí)常檢查領(lǐng)帶或領(lǐng)巾的位置是否正確。服務(wù)人員應(yīng)避免佩戴華麗、搶眼的首飾,工作時(shí)間最好不佩戴任何珠寶或首飾。

          個(gè)人衛(wèi)生:服務(wù)人員的指甲需經(jīng)常修剪,保持指甲清潔,不留長指甲,不涂有色指甲油。

          勤洗澡,經(jīng)常更換內(nèi)衣、內(nèi)褲和襪子,保持身上無異味。

          經(jīng)常漱口,保持口氣清新,上班前忌吃蔥、蒜等有異味的食物。

          綜上所述對(duì)服務(wù)人員儀表的基本要求是整潔、樸素、高雅。

          服務(wù)人員不僅要注重外在形象的塑造,更要注重培養(yǎng)自己內(nèi)在的氣質(zhì)、修養(yǎng),并在服務(wù)過程中通過形象、微笑、眼神、言行、儀態(tài)等展現(xiàn)給顧客。高雅的儀表需要長時(shí)間的積累和沉淀,需要服務(wù)人員用心修煉。

          著裝儀容規(guī)范

          不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會(huì)感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時(shí)尚;過于休閑的服裝,相對(duì)保守正規(guī)一些的服裝會(huì)給人留下好感。此外,要是你整天標(biāo)新立異,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話,上司或者同事們反而會(huì)認(rèn)為你不把心思放在工作上,工作肯定不會(huì)太認(rèn)真。

          來訪者接待

          前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時(shí),應(yīng)立即起身,面朝向來訪者點(diǎn)頭、微笑致意:您好,請(qǐng)問您找一位?、有預(yù)約嗎。知道找誰,并確認(rèn)是預(yù)約之后,請(qǐng)來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請(qǐng)其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時(shí)間,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。

          如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺(tái)接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請(qǐng)來訪者進(jìn)入,為來訪者倒好茶后,前臺(tái)就要返回崗位。當(dāng)然,如果前臺(tái)只有一位的話,直接指引來訪者就行了。

          如果來訪者知道找誰,但沒有預(yù)約,辦公室前臺(tái)要打電話問問,告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書,單位的來訪,不知道是不是方便接待。出于對(duì)來訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應(yīng)接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

          接電話禮儀

          辦公室前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說請(qǐng)問、對(duì)不起、請(qǐng)稍等之類的謙詞。

          在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說您好,(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長,應(yīng)用簡稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向來電者說對(duì)不起,讓您久等了。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說請(qǐng)稍等,并馬上轉(zhuǎn)接過去。

          如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,就要禮貌地詢問,對(duì)方是誰、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的`借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

          鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,以滋潤嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果。

          職場(chǎng)辦公室對(duì)外接待禮儀

         。ㄒ唬┯e禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識(shí)必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。

          1、辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預(yù)先約定的,也有臨時(shí)無約的不速之客。不管是有約的還是無約的,秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。

          當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會(huì)談地點(diǎn)。對(duì)首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應(yīng)誠懇地進(jìn)行自我介紹,然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時(shí)可與來賓禮貌地交換名片。對(duì)有約的、重要的,或是遠(yuǎn)道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時(shí),應(yīng)面帶微笑,揮手招呼致意,以示我們?cè)诖艘呀?jīng)恭候多時(shí)了,歡迎您的光臨之意。

          2、辦公室之外迎賓。有時(shí),秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等交通場(chǎng)所迎接來賓,或在接待活動(dòng)地迎接來賓,這相對(duì)于辦公室日常迎接來說,程序更為復(fù)雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時(shí),主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來賓到達(dá)后,主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。

          對(duì)重要的來賓,可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí),要安排迎賓線,即在迎賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊(duì)迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi),也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列,排列方式可是一字式或雁字式。

          歡迎重要來賓時(shí),有時(shí)還要安排送花。送花時(shí),一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時(shí),一定要尊重來賓所在國對(duì)花的禁忌風(fēng)俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會(huì)受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。

         。ǘ┧唾e禮節(jié)。俗話說:出迎三步,身送七步。這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí),秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí),主人一般不宜先伸手,以免給人造成逐客的誤會(huì)。

          重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行。必要時(shí),要安排送賓線,即在送賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí),有時(shí)還可安排送花。送別時(shí),可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時(shí)送花一樣,也要注意有關(guān)的禁忌。

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