職場EMAIL發送需知

職場EMAIL發送需知

1:不要越級發郵件 

    杜拉拉對直接上司玫瑰有看法，跟平級的王薔討論，結果聽說王薔這個北方愣子已經直接給玫瑰的上級李斯特發過告狀EMAIL了，李斯特這個老頭子的做法只是把EMAIL原封不動回傳給玫瑰。顯然，李斯特的“轉發”表明了自己的態度。王薔的結局絲毫不意外：很快就被玫瑰開了。
之所以把這條放在頭一位，是很多職場新人自以為比上司能，以為越級發發EMAIL告狀不容易被發現，在EMAIL里還能暢所欲言，比打電話方便得多啊！其實EMAIL的最重要特征就是容易被轉發，這一點對于喜歡越級EMAIL的“小聰明們”來說是致命的。

2:不要在EMAIL里談論跟工作無關的事

    EMAIL的第二個特征是容易“留案底”，這一強大特征讓EMAIL容易變成流言蜚語滋生地。假如你對某同事有意見、對老板有看法，用嘴巴說說痛快一下就算了，何必發EMAIL呢，省得讓人家轉發給當事人，或復制下來貼在MSN上。

3:不要轉發不該轉發的EMAIL

    假如你收到了某某同事發來的帶有偏見內容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉發或復制粘貼，更不要為證明“這不是我說的，是XX說的”而當他人面打開EMAIL頁面，要知道，你能對A這樣做，你也能對B這樣做，你就變成了辦公室的不連信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。

4:保留好發送EMAIL的證據

    有時候EMAIL可能因網絡問題不能按時送達，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說沒收到，怎么辦？在發EMAIL時給自己抄送一份就得了，或者保留在發件箱里。

    同樣，其他人發給你的工作EMAIL也要保留三個月以上再考慮永久刪除，以備發生問題時“對質”。

5:私人EMAIL躲開公司網絡監控

    很多公司都有網絡監控一說，我們就寧可信其有吧。我們總有點私事吧，躲開監控也不難，可以用擅發EMAIL的手機，隨時隨地上網，發送接收都可以避開公司的網絡監控。比如跟戀人談談情說說愛，或者跟培訓班的老師發發作業，都很方便。

6:讓EMAIL幫助自己樹立勤奮形象

    不能半夜給客戶打電話談價格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況，怎么辦？很簡單，發EMAIL啊。銷售小說《輸贏》里有這么一招，你只管在晚上零點之后給客戶、老板發EMAIL談工作吧，當他們收到時會為你的勤奮感動的！

    同樣，在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發EMAIL，說一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機發EMAIL……老板最喜歡這樣的員工了。

7:不要忘記EMAIL的正確收發時間 

    同一個EMAIL前后10分鐘發送可能就影響大局。比如可以把手機的EMAIL收發設置上聲音，像短信一樣提醒；對于需要在確定的時間點上發送出去的重要EMAIL可以在三手機的備忘錄中將其記錄下來，一到時間就會提醒你。老板可以說沒有看到EMAIL，但你不能說你沒有發。動一動手指頭不麻煩，幫你省掉無數的誤會、責備。

8:不要忘記正確“抄送”和“暗送”

    幾乎每位會用EMAIL的人都會做的，但卻未必做得最合適。當需要把文件傳達給其他人時，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級、老板那里，雖然他可能根本沒有時間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候，這種抄送更是比表揚本身還重要。

    暗送，不要把暗送當成法寶來避開那些被抄送的人，如果你不想讓別人知道你“送”過誰，那最好根本就別“送”！

9:不要讓EMAIL徹底代替電話

    很多人都有這樣的感覺，當習慣用EMAIL、**、MSN或短信時，發現自己能不打電話時就盡量避免打電話，因為“怕人家煩”，尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價時。血淋淋揭開的事實是：我們的口頭溝通能力下降了！我們感覺已經無法面對電話中的客戶、老板或同事了！但這樣不行！必要時拿起手機撥過去，用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通，讓對方充分感受到你聲音的魅力并被打動吧。
 

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