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商務(wù)禮儀之電子郵件篇-社交禮儀
現(xiàn)實環(huán)境中,我們在待人處事之間,常會根據(jù)對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估,并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對地,自己也會因應(yīng)不同的場合、對象來表現(xiàn)自己的意見與想法。在使用Email時,基本上也是如此,唯一的不同就是只能透過文字來傳達(dá)感受,我們無法看到對方的肢體語言、聲調(diào)、表情,因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫寄發(fā)Email時,有以下幾點需要特別注意的:
*.內(nèi)容簡單明了
大多數(shù)的人在看郵件時,都不太有耐心,而且也沒有太多的時間,所以所要表達(dá)的內(nèi)容,盡量簡單扼要、條理分明,避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject),將主題于主旨內(nèi)簡要說明,最好不要超過15個字,更易讓對方一目了然。
*.語意清楚:
寫信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會變,只是各有巧妙不同。無論如何,字句的段落分明、語意的清楚連貫,避免跳躍性的思考,以免對方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
*.避免情緒化用詞:
建議在情緒不好時不要寫信,此時的語意的表達(dá)上可能會較激烈,可能會對雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時候,再來寫信,可能會比較好點。另外,因為每個人的背景不同,對于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會有所不同。所以在文字的使用上,可能需要小心斟酌。
*.適當(dāng)?shù)囊裕?/STRONG>
在信件往返之間,保留適當(dāng)?shù)囊,有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的話,則可能會造成對方的困擾。
*.記得署名:
對不同的收信對象,可能會有不同的署名。但無論如何,在信件最后署名,以表示對對方的尊重。
*.文法/錯別字檢查:
在郵件寄出前,最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件,更要特別注意。
以上,是一般我們寫信時的大原則,另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意!總之,Email也是給別人的第一印象,若表現(xiàn)的好,可以有加分的效果;若沒有把握好,可是會讓對方打折扣的喔!
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