打電話轉接留心露隱私-辦公室禮儀

時間：2024-09-01 01:01:19 充電培訓我要投稿

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打電話轉接留心露隱私-辦公室禮儀

　　案例一
　　
　　是個男的
　　
　　“喂，王姐，你的電話，是個男的”。小趙接了一個電話，大聲地招呼王姐過去接電話。整個辦公室的人都聽到了有個男的找王姐，大家都抬起頭來看著王姐。王姐非常不好意思地過去接電話。
　　
　　案例二
　　
　　刨根問底
　　
　　“請問，李先生在嗎？”李先生的愛人聽到電話里一個年輕女士的聲音找自己的愛人，立刻提高了警覺：“你是誰啊？哪個單位的？你找他有什么事嗎？你怎么知道我們家電話的？”打電話的女士一聽對方愛人刨根問底的，而且覺得這種問話方式簡直是在污辱自己，她馬上說：“沒什么事，不用找了！”
　　
　　案例三
　　
　　小道消息
　　
　　小麗接到一個電話，“幫我叫一下小飛。”小麗聽出是局長的聲音，她趕緊把小飛叫來，自己就在不遠處豎起耳朵聽電話，她聽到小飛說“好，我馬上去您辦公室。”小飛匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那里：“張大姐，局長叫小飛去一趟，一定是他那天喝醉酒打人的事被局長知道了，這還不得嚴厲處分，弄不好開除呢。”過了幾天，單位里都在傳小飛喝醉酒打人被局長狠狠批評了。
　　
　　轉接電話拿著話筒和放下話筒一個樣
　　
　　很多人在拿著話筒時，通常會比較注意自己的語言，會說“您找哪位？請您稍等。”放下電話找人時，往往忘了對方也能聽見，變得隨心所欲，就像前面案例中所說的，變成了“是個男的”，或者說“一個有外地口音的人”，“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當對方在電話里聽到這些形容方式時，會感到不愉快。因此轉接時，要同樣用客氣的方式叫人，或者應該用手捂上話筒，注意隔音。
　　
　　做好電話記錄
　　
　　如果對方要找的人不在，要盡量做好電話記錄工作。記錄內容包括什么人、什么時間打的電話、大概是要說什么事（如果對方不愿意不必強問）、對方有什么要求（一看到字條馬上回電話，還是晚上再打電話等）。通常很多人在轉接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單，只有一個姓和一個電話號碼，這樣對方要找的人工作繁忙的話，這種電話可能得不到及時回復。
　　
　　確認對方姓名身份盡量用褒義詞語
　　
　　替人轉接電話，確認對方姓名時，盡量要用褒義詞語。不要脫口而出，用習慣用語去確認對方的姓名。比如“您姓孫，是孫子的孫嗎？”“您姓冷，是冷淡的冷嗎？”諸如此類，讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎？”“是冷熱的冷嗎？”在記錄對方電話號碼時，則一定要重復，以免記錯。

未經要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方
　　
　　轉接電話時，如果來電者要找的人不在，對方詢問手機號碼時，轉接者一定要經過要接電話者同意才能把手機號碼告訴對方。否則可能嚴重干擾到要接電話者的工作或生活。
　　
講究口德不亂傳閑話
　　
　　如果轉接到了一個敏感人物的電話，比如大家懷疑某某跟某某有特殊關系，恰好某某打電話找某某時被你接到了，這種時候千萬不要捕風捉影，不要去轉告第三人“誰給誰來電話了”，更不能在旁邊偷聽對方的電話內容。不論是緋聞還是面對關系過于緊密的上下級，接電話者都不能妄自猜測，隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子，隨意猜測傳播嚴重破壞了正常的人際關系。
　　
　　轉接電話應把握好分寸
　　
　　專家觀點
　　
　　轉接電話不僅是幫忙叫人和記錄來電者姓名和電話號碼，它實際是一個如何處理好自己與來電者、自己與要接電話者之間關系的重要表現。因此轉接電話需要一個職業性處理。一方面要清楚有效地把電話轉接出去，另一方面不能給來電者留下不良印象，也不能給要接電話者帶來麻煩。該你說的不該你說的應把握好分寸。