職場女秘書不當花瓶當管家

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　　秘書與辦公管理密不可分

　　教育部考試中心中英教育測量交流中心劍橋辦公管理考試項目主管介紹說，劍橋辦公管理國際證書考試，以前叫“劍橋秘書國際證書考試”，為適應國際和國內市場對辦公管理人才的需求，以及從事秘書和辦公室工作人員整體素質的提高，劍橋大學考試委員會將此改名為“劍橋辦公管理國際證書考試”。因為以往一提到“秘書”，來參加學習的總是以秘書居多，事實上，秘書與辦公管理密不可分。

　　該項目主管特別強調指出，劍橋辦公管理證書考試涵蓋的知識領域，包括辦公室管理技能、項目管理技能、文字處理技能、信息技術與辦公軟件的使用技能、客戶服務技能、協調人際關系技能、組織會議技能、時間管理技能以及速記速錄技能等。

　　現在大家都熱衷于提項目管理，其實項目有大有小，完成一項工程是一個項目，組織一次會議也是一個項目，秘書和辦公管理人員就是最能夠體現項目管理的一個崗位。他們應該把自己當成一個項目經理來管理運作辦公室內務，從上層領導到各級辦公員工都是秘書和辦公管理人員協調的“客戶”。另外，在組織一些重要會議時他們能夠迅速記錄整理會議內容，正確捕捉領導講話重點，將領導原意不多不少傳達給下級。

　　發揮上下協調能力

　　倫敦工商會考試局北京辦事處的袁小姐表示，LCCIEB秘書認證考試以英文作為考試語言，課程模擬真實的商業環境，講解如何整理文檔，撰寫會議記錄，速記及行政管理。

　　在國外，LCCIEB所提供的培訓及職業能力鑒定已被雇主認可為某些職業招聘的基本條件，享有“職業通行證”的美譽，但在中國這種美譽有所折扣，就是因為有考生忽視了部分培訓內容，認為自己是做簡單的輔助職業，培訓的目標是為了保證考試的通過，終極目的就是為了拿到證書。

　　其實，真正合格的秘書不但要具備各項辦公基本技能，還應該是一個能夠輔助老板全盤工作，實現上下無障礙協調的橋梁，所以基于企業對這些技能的要求，考生如果來考取認證，應當把著眼點放在“應職考核”上，放在學會一種生存本領上。

　　四種考證選擇

　　1.國家秘書資格鑒定由勞動和社會保障部推出，分為初中高三個級別，考核內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業資格二級增加業績評估部分。

　　評價：全國統一鑒定，普及面廣，知名度高，全國統一試卷，統一時間、統一地點舉行考試，是權威的國家級考試，證書國家認可。

　　2.劍橋辦公管理國際證書考試由教育部考試中心從劍橋大學考試委員會引進，一年開考兩次，設初、中、高三級，核心課程包括文字處理、溝通和項目管理、辦公室管理三門。

　　評價：通過該考試培訓，可以在理論上和實踐上受到系統的教育與訓練，達到世界公認的秘書職業能力和行為標準。

　　3.LCCIEB（倫敦工商會考試局）秘書證書考試在英國本土最高有四級，國內目前只開考二級和三級。考試形式為筆試，全球統一命題、統一考試，中國考生也需要采用英文試卷。該項目一年考四次，分別在3月、4月、6月和11月舉行。根據英方和教育部考試中心簽署的協議，考務方面由教育部和各地教育行政部門組織。

　　評價：有“工作綠卡”之稱，在英聯邦國家和東南亞影響很大，與商界尤其是外企聯系較多。另外，其證書在赴英留學移民方面也可作為申請條件之一。

　　秘書是什么？

　　1.一句話概括，秘書是領導的幫手，承擔輔助性工作。一名好的秘書，其工作的最大價值是讓領導從繁雜瑣碎的事務中解放出來，將寶貴的時間投入到決策、管理和人才培養上。

　　2.秘書是個細活兒，主要有三個方面的職責：辦事、辦會、辦文。無論履行那一職責，都離不開和他人溝通。正因如此，秘書與人溝通中的種種表現層層疊疊構建起了TA的職業形象。嚴謹細致or莽撞粗心，都藏在TA說過的每句話、發出的每條消息里。

　　3.秘書有上升空間。秘書活兒干得好，有望向管理方向轉崗，進階成為助理，參與組織的發展規劃制定、監督、決策及人事等方面工作。這其實意味著踏入了高管行列。作者本人在職場中的發展路徑就類似于此：她曾在某大型教育集團任職近5年，其中有2年擔任高級翻譯學院院長助理，獲得了“金牌助理”稱號。

　　秘書需要做什么？

　　在書中，秘書工作被切分成五大塊內容：信息管理、財務管理、商務接待、會議組織、公文寫作。個中門道很多，值得學習的細節更多，最大的感受是：或許每個人都能當秘書，但不是每個人都能當好秘書。

　　怎樣才能當好秘書

　　向上管理，讓領導為你的工作提供助力；

　　高效管理，高效安排領導的差旅和日程；

　　部門溝通，讓高管配合你的工作；

　　上傳下達，收齊領導想要的東西，確保發出的信息被準確接收；

　　善假于人，盡可能借用別人的優點和缺點，同時建立和維持健康積極的人際關系；

　　善假于物，熟練掌握辦公軟件和轉換、壓縮、筆記、協同、檢索工具的操作使用。

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