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Word自動空白頁設(shè)置技巧
Word支持多種分節(jié)符,如圖一,其中兩種分節(jié)符會在必要時自動插入空白頁。例如,如果文檔中插入了一個“奇數(shù)頁”分節(jié)符,而上一節(jié)又在奇數(shù)頁結(jié)束,則Word會自動插入一個空白的偶數(shù)頁,使得下一節(jié)又屬于一個新的奇數(shù)頁。
但通過這兩種分節(jié)符自動插入的空白頁都存在同樣的缺點——它插入的是一個完全空白的頁,連頁眉/頁腳都自作主張地省略了。在實際應(yīng)用中,自動生成的空白頁如果也有普通擁有的頁眉/頁腳,或者包含“(本頁空白)”之類的文字,整個文檔看起來就更規(guī)范一些。但這些問題單純依靠Word的分節(jié)符來自動插入空白頁是無法解決的。
圖一
解決這個問題辦法很多。第一種辦法最簡單,但比較繁瑣,屬于“笨辦法”,針對只需加入頁眉/頁腳的空白頁:人工檢視文檔,在必要的地方(也即空白頁)插入一些不可見的文本。所謂不可見的文本,就是將普通文本的顏色設(shè)置成和底色一樣,一般是白色。這樣,打印時空白頁上不會看到這些文本,不過Word不會考慮到這一點,仍會象對待正常頁那樣在這個“空白”頁上打印頁眉/頁腳。
如果要加入“(本頁空白)”之類的文字,一種比較好的辦法是利用域構(gòu)造標準的“節(jié)終結(jié)文本”。
首先創(chuàng)建一個AutoText自動圖文集,使它包含要打印在空白頁上的文字,并在自動圖文集的開始位置插入一個分頁符。為該自動圖文集詞條指定適當?shù)拿Q,例如BLANKPAGE。接下來,在每一個節(jié)的終結(jié)處,緊靠分節(jié)符之前,加入下面的復(fù)合域(如圖二):{ if { =int( {page} / 2 ) * 2 } = { page } " " { autotext "BLANKPAGE" } }。
這組域代碼判斷當前的頁號是奇數(shù)還是偶數(shù),根據(jù)判斷結(jié)果決定是否插入名為BLANKPAGE的自動圖文集詞條。
注意域代碼中的花括號(“{”和“}”)是域的標記,不能用輸入普通文字的方法輸入,每一對花括號必須按一次Ctrl+F9輸入。
如果你經(jīng)常要執(zhí)行類似的操作,那么最好的辦法還是利用Word宏。下面的CheckSecPages宏遍歷當前文檔,對于文檔的每一節(jié),計算該節(jié)包含的頁數(shù),然后判斷頁數(shù)的奇偶性,必要時插入分頁符。
Sub CheckSecPages()
Dim iSec As Integer
Dim oRng As Range
Dim iValue As Integer
With ActiveDocument
' 依次處理文檔的每一節(jié)(最后一節(jié)除外)
For iSec = 1 To .Sections.Count - 1
' 創(chuàng)建區(qū)域(Range)對象
Set oRng = .Sections(iSec).Range
' 將該區(qū)域折疊
' (折疊之后起始位置和結(jié)束位置相同)
oRng.Collapse wdCollapseStart
' 插入一個SectionPages域。
' SectionPages域表示一節(jié)中的總頁數(shù)
.Fields.Add Range:=oRng, Type:=wdFieldSectionPages
' 將SectionPages的值除以2。如果余數(shù)為0,則當前節(jié)的頁數(shù)是
' 偶數(shù)——這就是我們要用“奇數(shù)頁”分節(jié)符達到的效果
If (.Sections(iSec).Range.Fields(1).Result Mod 2) <> 0 Then
' 如果頁數(shù)是奇數(shù),則在節(jié)的分節(jié)符之前
' 插入一個分頁符
Set oRng = .Sections(iSec).Range
With oRng
.Collapse Direction:=wdCollapseEnd
.MoveEnd unit:=wdCharacter, Count:=-1
.InsertBreak Type:=wdPageBreak
End With
End If
' 刪除前面創(chuàng)建的SectionPages域
.Sections(iSec).Range.Fields(1).Delete
Next iSec
End With
End Sub
在Word中,按Alt+F11打開Visual Basic宏編輯器,輸入CheckSecPages宏的完整代碼,如圖三。完成后保存,關(guān)閉宏編輯器返回Word。以后,只要運行CheckSecPages宏就可以自動設(shè)置空白頁,非常方便。
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