檔案局保管利用科實習報告

檔案局保管利用科實習報告

一、實習單位簡介

我實習的單位是西安市長安區檔案館(局)，它是集中管理全區檔案的文化事業機構，負責接收、保管和提供利用進館檔案，并對全區檔案工作進行監督和指導。館(局)內設辦公室、監督指導科、保管利用科、區志辦、執法科，隸屬區委領導，業務上受西安市檔案局指導。目前保管有不同歷史時期長安黨政機關、社會團體、企事業單位形成的各類文書檔案、科技。檔案、會計檔案、實物檔案、專門檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動檔案等140個全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個檔案庫里，按全宗號排列，一個全宗內先按保管期限排列再按時間先后排列。

長安區檔案局的查檔程序是：填寫登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應的案卷、復印、蓋章、收費、完成。

二、主要工作

我所在的科室是保管利用科，主要工作是：

1.負責接收、征集全區黨政機關、群眾團體及有關組織和企事業單位的重要檔案資料;

2.負責館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;

3.負責館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;

4.負責館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;

5.負責全區檔案資料目錄中心的建立和管理工作;

6.負責館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開放工作;

7.負責館藏檔案資料的技術保護和搶救工作。

我們兩個實習生的主要工作就是接待來館查詢檔案的群眾，為其提供檢索、查詢、復印的服務。另外就是協助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作�？偟膩碚f大部分時間還是和人打交道。

三、實習過程中接觸到的專業知識

1，歸檔的過程

按年份分開 剔除沒有保存價值的文件 分成永久、長期、短期(30年，10年)三個保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復在前、申請在后) 蓋歸檔章、編號 按編好號的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號，起止件號，保存期限) 上架

2，掛靠檔案：因為某次重大活動或某事件臨時成立的機構或組織在其活動過程中形成的檔案不足以形成一個全宗而外掛到與之有關的某一全宗上稱為掛靠檔案。

3，長安區檔案館從06年開始實行新標準，即開始以件為保管單位進行檔案管理。

4，本單位在保存檔案的時候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發性的只需各單位知曉的文件則由發文機關保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復保存，可節約資源和空間，也有利于檔案的有效保管利用。

5，在檔案部門工作要有起碼的保密意識。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財產的檔案不能隨便查詢，必須本人攜帶照片的證件來查，他人代查則必須持經過公證處公證的委托書方可。另外，打印出錯、重復的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專人處理來避免他們個人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經過工作人員同意。當然，更不允許利用者改動檔案，破壞其原始性。

6，長安區檔案局在革委會期間的檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分，全部收到革委會全宗里面。

7，檔案的外借：在實習期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經過協商以后，把外借的檔案先復印備份，然后用負責人的身份證押到檔案局再借出去。

8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時間、單位排列的，是按姓氏筆畫排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長安區檔案局)

9，長安區檔案局用的是世紀科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的軟件，是規范檔案管理、提高利用效率的有效方式。

10，國家新政策的出臺直接影響著檔案館的接待人數，比如，前段時間的“145號文”要為下方人員，名辦教師辦醫療保險就需要檔案館很是忙碌一陣子了。

11，檔案館和圖書館有很大的一個區別就是要收取費用，調檔費為5元\卷，復印費1元\張，單身證明50元\份，莊基地證明200元\份。也是有工商局頒發的收費許可證，是合理的收費，收取的費用也不會留作檔案館的活動經費，要上交財政局。

四、長安區檔案館的存在的一些問題及我的建議

1， 辦公條件、設備落后：天天卡紙的復印機，時而不出紙的彩印機，打開WORD都卡的電腦，需要技巧才能打開的庫房門，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門掉了搖手的密集架，只有八個座位和科室辦公室一體的接待處……

2， 電子化程度低且進程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過程中;照片檔案全部進行了掃描。這些大部分還是在申請AAA級檔案館的時候作為考核項目建設的。大部分還是要通過傳統的手工檢索，到庫房取實體檔案進行復印來提供服務。而且，因為當時在生成電子目錄的時候雇傭人來打印的，錯誤百出，也影響檔案的查準率、查到率。

3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進行檢索，手工檢索則要確定日期，沒有日期就很難找到想要的檔案內容，只能大海撈針般查找。

4， 長安區檔案局對接收檔案沒有嚴格的執行標準，也沒有固定的歸檔期限，規定要多長時間歸一次檔。所以，各鄉鎮交到的檔案參差不齊，不管年份、完整度還是整齊度都有較大差距。比如，韋曲街辦的交的最少，只交到1994年，其他鄉鎮大部分交到了2001年。檔案局對接收檔案也好像不積極，有的則推脫說庫房緊張(不過庫房也確實緊張)推遲接收時間。

5， 每年檔案局都會辦檔案管理培訓班為各鄉鎮教檔案管理的相關知識，規范立卷的過程，減輕接收檔案時候的難度。但是，每次培訓只有兩天，時間短，而且僅僅停留在理論層面，根本起不到任何作用。聽長安政協一位接受過培訓的職員講，這個培訓對沒有專業檔案知識的人來說根本就是聽天書，對規范檔案管理起不到什么實質性的作用。

6， 這個大概是很多事業單位存在的問題吧，就是人員超編，勞力不足矛盾的存在。就保管利用科在編的有三個人，外聘兩個人，每天實際工作的也就兩個外聘人員，忙的天昏地暗，其他三人照常上網的上網，串門的串門。也不知道是體制的問題還是單位的制約機制不夠。

7， 還有一個老生常談的問題就是服務態度。作為公共檔案館，為群眾提供服務是職責所在，不是群眾求你幫忙，要有耐心，為群眾辦事。當然，在經過兩個月的實習以后我能理解有時候人多又有部分難纏的利用者的時候難免心情煩躁，但是，作為一個檔案人員，最起碼要做到的就是了解群眾意圖，盡最大努力滿足他們的查詢需求。長安區檔案館的工作人員有的還能耐心解釋，有的不是躲開就是以一句“沒東西”結束。在這方面也確實做得不是很到位。

8， 我覺得領導不是很重視檔案問題，也很少來視察工作，開會什么的。見過唯一的一次開會還是因為要集體出去旅游，局長開會強調了一下紀律、注意的問題，沒有一句話涉及到業務方面。上面的不重視，下面的人自然也就沒什么積極性了。

我的建議：

1， 我感覺長安區檔案局就像在混日子一樣，沒有工作的重點，沒有上班時候的緊張感。我覺得他們最迫切的任務是制定一個明確的計劃，明確工作重點，抓住主要矛盾進而展開其他工作。還有就是加強制度要求，提高對工作人員的要求，懶散的工作氣氛會慢慢磨滅工作人員的熱情。

2， 向上級反映條件問題，爭取得到上級重視，加大對檔案事業的投入，更換設備，改善辦公條件，提高辦事效率。

3， 全面整頓，提高工作人員的工作熱情，合理化編制人員，解決人員超編與勞力不足的問題。

4， 在辦培訓班的時候，盡量把理論與實踐相結合，適當延長時間、增加次數，以保證培訓質量，進而規范歸檔程序，接收完整的檔案。

5， 制定統一的檔案移交準則，規范歸檔時間，改變現在各鄉鎮參差不齊的現狀。

五、對學校專業教學的建議

說到這個問題，感覺我是對牛彈琴。檔案專業是個專指性很強的專業，目前又處在信息化的檔口，現在學校開設的專業也適時的加了許多與計算機有關的課程。而且也考慮到就業的多樣性，開設了像文書學這樣的相近專業的課程，我覺得考慮的慢全面的。所以，我覺得我要提對學校專業教學的建議覺得很沒有底氣。在這個基礎上，我想說的是，有些課與專業密切相關，不應該因為學分夠了什么的就停了。另外，還是希望多接觸些有前瞻性的理念和技術。多給我提供些實踐、參觀的機會，了解各類單位、機構的檔案管理方法來拓寬視野，提高專業素質。

六、實習感想

第一次以學生的身份踏入社會，接觸社會上形形色色的人，跟想象的還是有差距。雖然，在人家眼中我們是學生，我們還是感受到了一些在學校沒法感受到的人情世故、相處之道。就像熟人帶來的查檔的你就客客氣氣的，乖乖的不要提醒人家去交費，自動忽略;老師翹班被問得時候委婉回答，否則后果自負;當辦公室的人在你面前抱怨其他人的時候聽著就行，不妄加評論……

在這次實習中，我還有一個特別的感受就是理論在現實面前太蒼白。我們常常在強調服務理念、服務態度，指責那些辦事人員吃了納稅人的糧還態度惡劣。當然，正常情況下，禮貌的態度是應該的。可是我們在指責他們的同時也應該想到他們在天天面對一波又一波的群眾尤其很多有理講不清的群眾的時候他們怎么心平氣和的一遍遍講道理。在檔案館實習這段期間正遇到國家“145”政策的出臺，每天接待人數從20到50人次不等，大多數還是說不清、聽不懂、看不見的老人，偶爾再有幾個不講理的，我們有時候也難免有失去耐心的時候。再想想，工作人員幾十年就這么面對，怎么可能沒發火的時候，就算他們拿著工資也不是圣人吧。當然，也不是說服務態度不好就對了，凡是講個度，不要太極端，我發現我以前真的太理想化了，也可能是受楊玉麟老師的服務理念影響頗深的緣故�？偟膩碚f，單純強調服務理念還有有些牽強。

然后就是我覺得現在縣級的公共檔案館還是受重視程度不夠，辦公條件不好，設備簡陋，太影響辦事效率了。那天去高新區管委參觀才知道什么叫差距，高新區電子化程度很高，基本上實現了全自動化，自動歸檔，歸檔章也由條碼代替直接生成，辦公條件和庫房條件自然就不用說了。所以說，現在檔案館發展程度不夠還是經濟制約，投入不足。要發展還是要加大投入比例，高度重視，才能從根本上推動檔案事業的向前發展。

還有就是，雖然我知道檔案的特殊性決定了它和圖書館的根本性區別。但是，我還是不能理解，作為公共檔案館為什么要收取調檔費，證明費。它本來就是為人民服務的，理應由國家來承擔其正常運轉和發展的費用。它縱然有它的特殊性，可終究還是事業單位，我找不出一個讓我自己信服的理由。

在檔案館實習的這段時間尤其是去陜師大參觀的時候我有一個很深的感觸就是檔案界的水好深，有很多需要注意和學習的細節要在工作中慢慢磨礪。像我們這種學過幾門專業課的本科生根本不敢自稱專業人士，太膚淺了，學了九牛還不到一毛，要學習的東西太多了，還是要多看些書，學習專業知識，提高專業素質。

實習的時候每天都感覺有很多心得，寫的時候又感覺力不從心�？偟膩碚f，這次實習

難受頗豐，不管是專業知識還是為人處事方面。唯一感覺不到位的就是沒有接觸到數據錄入這個環節，還有一個小遺憾就是沒能去北京參觀，大一的時候就開始期待了呢。兩個月過去了，實習結束了，有解脫感也有不盡興感，收獲到的東西沒人比自己更清楚，我相信也會終身受益的。

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