如何用英語寫通知

如何用英語寫通知

　　通知一般用于上級對下級\組織對成員布置工作\傳達事情及召集會議等。通知就其形式而言，可分為書面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側重于對通知格式及通知正文時態的應用等方面。寫好一份通知，需要掌握下面三點：

　　一、通知的形式

　　通知有多種分類。從形式上可分為書面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書面通知強調語句簡練，用詞貼切，用語書面化;而口頭通知比較靈活簡練，用詞表達可隨便些，較為口語化。

　　二、通知的結構

　　通知一般由標題、正文和結尾三部分組成。標題部分包括常用標題語和發出通知的單位名稱;正文包括事情、通知對象、要求、時間(有時還包括地點)等;結尾部分主要包括發通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個字母都大寫)寫在通知正文上面一行的正中間。發出通知的單位名稱可以寫在NOTICE上面，也可以寫在通知正文的右下角;發通知的日期一般寫在通知正文的左下角。書面通知的格式如圖所示：

　　三、通知的書寫

　　1.發出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱，如要求同學們按時到會，不說“We must to…”或“You should…”，而應寫成：All the students are requested to be there on time.

　　2.在語言上，口頭通知的句型應該做到口語化，多用簡單句和祈使句，語言上盡可能用精煉的文字表達明確的信息。通知中提及的.事情都是計劃要做的，時態多用將來時，語態多用被動式。

　　在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱呼語。開頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結尾處常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作為客套結束語。

　　3.書面通知常以布告形式張貼或寫在布告牌、黑板上，把事情通知到有關人員等。為醒目起見，標題的每個字母可以用大寫(如NOTICE)。一開頭需要交代說明何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)。

　　4.在句式寫法上必須注意以下幾點：①盡可能用精煉的文字表達明確的信息，多用簡單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往著重對活動內容、對象進行說明，多用被動語態，如“The class meeting will be held…”(班會將舉行……)等等;③通知是要求下級成員該做什么或注意什么，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進行的，故多用將來時態。

　　簡而言之，一份好的書面通知應具備以下三點：

　　1.四多一少。四多：被動語態多，將來時態多，簡單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語少。

　　2.通知的開頭要交代清楚活動的內容、對象、時間和地點。我們稱之為四

　　“W”。即：what，who，when，where.

　　3.層次清晰。一個層次表達一件事，切忌在一個句子中表達多件事情。

　　1.英文書面通知范文

　　To: All Managers

　　The next Monthly Management Meeting, previously scheduled for Monday next week, has been rescheduled for Friday, April 9, same time, same place.

　　John Doe

　　2.英文會議通知范文

　　To: All Managers

　　The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m. on Monday, April 5, in Meeting Room A.

　　Following is the agenda for the meeting:

　　1.Purchase of New Office Computers

　　2.Extension of Summer Holidays

　　3.Budgetary Control

　　If there are any other items you would like to be placed on the agenda, let me know by e-mail by the end of this week.

　　Thank you.

　　John Doe

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