用20％的時間獲取80％的成效
按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。
這個原理是19世紀末期與20世紀初期的意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗烈度·柏瑞圖所提出。
它的意思是：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。
這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當今管理學(xué)界所熟知的“80/20”原理———即80%的價值是來自20%的因子，其余的20%的價值則來自80%的因子。舉例如說明下：
(1)80%的額是源自20%的顧客；
(2)80%的病假是由20%的員工所占用；
(3)80%的檔案使用量集中于20%的檔案；
(4)80%的菜是重復(fù)20%的菜式；
(5)80%的垃圾是源自20%的地方；
(6)80%的看電視時間花在20%的節(jié)目上；
(7)80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；
(8)80%的看報時間都花在20%的版面；
(9)80%的電話都是來自20%的發(fā)話人；
(10)80%的外出吃飯都前往20%的餐館；
(11)80%的討論都是出自20%的討論者
(12)80%的教師輔導(dǎo)時間都被20%的學(xué)生所占用。
“80/20”原理對管理者的時間使用的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效；你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。
“80/20”原理在企業(yè)管理上的應(yīng)用范圍極為廣泛，現(xiàn)以下面的實例來加以闡明。
實例一
在存貨管理上，有所謂“ABC分類法”。該分類法是將存貨分為A、B、C三類。A類代表“重要的少數(shù)”，這類存貨量少價值高。它們應(yīng)備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的紀錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數(shù)”。這類存貨量多而價值低，例如文件夾、訂書針、紙袋、信封、郵票等辦公文具皆屬于這類。對這類來說，簡直不須有任何存貨管理，因為若施以這種管理，則所花的費用可能超過這些物品本身的價值。因此在一般情況下，當負責存貨者發(fā)覺這類物品用完時，才設(shè)法加以補充。B類存貨則指介乎C類與A類之間的貨品。通常這類貨品的存貨管理可采用機械化方式進行，即當存貨數(shù)量降至某一特定數(shù)量時，企業(yè)應(yīng)自動增補存貨。
實例二