公司接待管理制度
一、總則
。ㄒ唬槭构窘哟ぷ饔兴裱刂贫ū局贫。
。ǘ┍局贫冗m用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。
。ㄈ┬姓k公室負責制度解釋。
二、接待事務分類
A類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。
。骂悾簶I務接待。指營銷客戶的.接待。
C類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
。ㄒ唬┕净卦O三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業務接待,休閑廳用于普通接待。
(二)其它場所除總經理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。
四、接待職責分工
。ㄒ唬┙哟ぷ魇枪敬翱谑焦ぷ鳎瑢τ谒茉炱髽I良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范操行。
。ǘ┙哟齼热莅ǎ河鸵搿⒃儐栕屪、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好環境的保障及備品準備,協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。
2.警衛值班:提供安全保障及來客導入。
3.總臺文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4.經辦部門:負責接待洽談并陪同始終。
5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹
。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責任。
五、接待方式
。ㄒ唬┵F賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。
。ǘI務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談,文秘員陪同并服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。
。ㄈ┢胀ń哟簶I務部門接待并服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。
八、接待規則
(一)接待一般程序
警衛值班詢清來由后指導路線并通報總臺
總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員
接待經辦人員請來客到專門接待室
接待洽談,總臺安排食宿
相關人員禮貌送客
。ǘ┙哟Y儀要點
1.接待人員須嚴格遵守公司相關規定,不準有任何越格行為發生。
2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態,做好控制指揮工作,保證規范進行。
3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。
。ㄈ┙哟闷窚蕚
1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。
2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。
3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。
。ㄋ模┉h境標準
1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;
2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;
3.室溫適度,燈光合適,電視調好;
4.備品齊全。
。ㄎ澹﹨⒂^規定
1.決定參觀須請示辦公室主任批準。
2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。
3.非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。
4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經辦在后。
5.參觀所到之處,作業人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。
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