公務接待管理制度范本(精選5篇)
在當下社會,我們都跟制度有著直接或間接的聯系,制度是指一定的規格或法令禮俗。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編為大家整理的公務接待管理制度范本(精選5篇),僅供參考,歡迎大家閱讀。
公務接待管理制度1
一、總則
(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
。ǘ┍局贫冗m用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規定。
。ㄈ┬姓k公室負責制度解釋。
二、接待事務分類
A類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。
B類:業務接待。指營銷客戶的接待。
C類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
。ㄒ唬┕净卦O三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業務接待,休閑廳用于普通接待。
。ǘ┢渌鼒鏊偨浝硎彝庖宦刹坏糜米鼋哟龍鏊,待客必須在指定處進行。
四、接待職責分工
。ㄒ唬┙哟ぷ魇枪敬翱谑焦ぷ鳎瑢τ谒茉炱髽I良好形象、實現“先賣企業后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規范操行。
。ǘ┙哟齼热莅ǎ河鸵、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:
1、接待中心:提供一般接待良好環境的保障及備品準備,協理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。
2、警衛值班:提供安全保障及來客導入。
3、總臺文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4、經辦部門:負責接待洽談并陪同始終。
5、秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹
。ㄈ┺k公室主任對接待工作負有全面責任。
五、接待方式
。ㄒ唬┵F賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。
。ǘI務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談,文秘員陪同并服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。
(三)普通接待:業務部門接待并服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。
六、接待規則
。ㄒ唬┙哟话愠绦
警衛值班詢清來由后指導路線并通報總臺
總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員
接待經辦人員請來客到專門接待室
接待洽談,總臺安排食宿
相關人員禮貌送客
。ǘ┙哟Y儀要點
1、接待人員須嚴格遵守公司相關規定,不準有任何越格行為發生。
2、總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態,做好控制指揮工作,保證規范進行。
3、接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。
。ㄈ┙哟闷窚蕚
1、通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。
2、特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。
3、備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。
(四)環境標準
1、物品擺放整齊,且表面無灰塵;
2、地面干凈無臟物,空氣流通清新;
3、室溫適度,燈光合適,電視調好;
4、備品齊全。
。ㄎ澹﹨⒂^規定
1、決定參觀須請示辦公室主任批準。
2、參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。
3、非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。
4、參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經辦在后。
5、參觀所到之處,作業人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。
公務接待管理制度2
一、總則
第一條 為進一步提高公司的接待管理水平,促進接待工作的規范化,更好地反映我公司精神面貌,增進各級領導和兄弟單位的支持和合作,達到增進友誼、交流信息、有效改善企業外部環境,樹立良好企業形象的目的,特制定本管理辦法。
二、接待工作的主要任務
第二條 安排上級部門、兄弟單位、友鄰部門和基層單位領導來公司人員的吃、住、行。
第三條 安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。
第四條 協助辦理公司大型會議的會務工作。
第五條 協助開展公共關系工作,協調好公司的外部環境。
三、接待工作的基本原則
第六條 堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,增強接待工作深度,宣傳企業形象,提高公司聲譽,并廣泛獲取信息。
第七條 接待工作要堅持規范化、標準化,符合禮儀要求,按制度和程序辦事,克服隨意性;既要嚴格執行黨和國家有關廉政建設的規定,又要增加兄弟單位之間的感情,同時也要完成領導交辦的工作任務。
第八條 接待安排應根據來賓的身份和任務,安排不同領導的接待,確定相應人員的陪同;既要熱情周到、也要講節約,量力而出,反對鋪張浪費。
第九條 堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則。辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關項目部牽頭對口接待,辦公室配合。
第十條 接待工作中應自尊自重,本著尊敬來賓的原則,搞好服務,不允許發生有損我所形象的事件。
四、接待工作的的程序與規定:
第十一條 日常接待工作的規范:
1、接打電話時,要使用文明語言如"您好"、"請問貴姓"、"您找哪位"、"請稍候"、"謝謝"等等之類的禮貌用語。
2、在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其它所需要的文件、資料,不能等電話接通后,去找所需要的東西而對方拿著聽筒等候。
3、當客人來訪時,應熱情迎接,主動引客人到辦公室或接待室交談。忌讓客人長久等候無人過問。如本人有事離開辦公室時,應將辦公桌上的文件、資料安放好,以免泄密或丟失。
4、宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會;根據來賓的身份,確定不同的人坐陪。
第十二條 一般性接待工作的程序:
1、接待前的準備工作
1)、對來賓的基本情況做到心中有數。
2)、制定和落實接待計劃。
3)、做好接待前的細節工作。
2、接待中的服務工作
1)、安排專人迎接來賓。
2)、妥善安排來賓的生活。
3)、商訂活動日程。
4)、安排公司領導看望來賓。
5)、精心組織好活動。
6)、安排宴請和瀏覽。
7)、為客人訂購返程車船或飛機票。
3、接待后的.工作
1)誠懇地向來賓征求接待工作的意見,并詢問有什么需要接待人員辦理的事情。
2)把已經訂好的返程車(船、飛機)票送到客人手中,并商量離開招待所或賓館的具體時間。
3)安排送客車輛,如有必要還應安排公司領導為客人送行。
五、接待工作的有關要求
每十三條 根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確,思路清晰,計劃周密,主次分明,機動靈活,以高度的事業心和責任感,發揚嚴細作風,扎實做好工作。
每十四條 嚴格執行規定和標準,堅持請示報告制度,在授權范圍以外個人不得擅自作任何決定和承諾。未經同意私自安排的宴請等接待費用,一律不予簽字報銷。
每十五條 著裝整潔大方,舉止談吐文明禮貌,服務熱情、周到、耐心,保持良好的精神風貌,從各方面體現恩湃公司的良好形象。
每十六條 辦公室接待管理人員要不斷加強學習和培訓,熟悉接待服務管理知識,掌握公共禮儀規范,了解公司的基本情況以及本省的政治、經濟、人文、地理、風俗民情和風景名勝的一般知識,并具備必需的應變能力和語言表達能力。
六、附則
第十七條 本管理辦法經總經理辦公會討論通過,自頒布之日起開始實施。
第十八條 本辦法由辦公室負責解釋。
公務接待管理制度3
一、目的
為保證公司的各項接待工作能夠保質保量的有序進行,體現公司企業文化的水平,特對公司的有關接待工作做以下規定:
二、流程
1)任務確認:在接到相關接待任務的通知后,應仔細了解接待的規模、規格、 時間、具體要求等細節問題,并對一些基本要素進行確認。
2)方案制定:在最短時間內根據接待的具體內容做出相應的接待方案,報學院 領導審閱,并根據領導的意見做相應修改,對于一些可能存在變數的地方需 要做部分預案以備用。
3)提前準備:接待方案經院領導批復同意后,應在規定時間內做好各項準備工 作,如航班查詢、制作接機牌、酒店房間預定、餐廳預定、車輛安排、會場 安排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務與人員安排等等。
4)接待執行:嚴格按照方案內容執行,遇有臨時性改變或發生意外情況時,應 及時向學院領導請示。工作人員應做到儀表端正、和藹大方、語言表達準確、 親切、服務細致、周到、盡善盡美。
5) 小結:每次接待任務完成后,應根據實際情況做出小結,總結經驗,彌補不 足,為今后更好的完成接待任務積累經驗和培訓人員。
三、質量控制
領導和具體接待負責同志應加強對整個接待工作質量的監控, 及時指出不足的地方,保證接待任務的順利完成。
四、其它
所有參加接待工作的人員應根據各自的分工做好相應的各項準備工作, 包括車輛保修養、 原有安排等等, 未經領導同意,不得擅自改變各自所承擔的任務。
前期準備:
一、接機
1、查詢、落實來賓所乘飛機航班、火車班次到達時間;
2、對陌生來賓制作接機、接站牌;
3、提前一個小時通知接機、接站領導和接機、接站車輛司機;
4、提前 10—20 分鐘到達機場或火車站。
二、入住賓館
1、確定來賓到達時間、人員情況后,第一時間預訂賓館房間。原則上副廳 級以上和學院重要貴賓預訂套間,其余均預定標間;
2、重要來賓入住前一個小時,酒店門前懸掛歡迎橫幅,房間安排水果、鮮 花;
3、每天早餐安排院領導陪同;
4、離酒店當日,辦公室負責接待工作人員及時辦好結帳手續。
三、就餐
1、確定就餐時間、人員、規格后,第一時間預訂餐廳包廂;
2、就餐前四個小時,通知到來賓、陪同領導和工作人員;
3、重要就餐一個小時前制作好就餐人員席卡,就餐前一個小時點菜,堅持 節約原則。內地來賓不上海鮮,安排地產魚;
4、就餐前半個小時,煙、酒水到位;
5、落實車輛,就餐前十分鐘,除主賓外,所有人員到位(重要就餐安排照 相人員) ;
6、辦公室負責接待人員就餐結束前十分鐘結帳,并通知司機送客;
7、辦公室負責接待人員打包。
四、旅游
1、提前兩天制定方案,報領導審核批準;并送來賓、陪同領導,發接 待工作人員和司機;
2、長途旅游,提前兩個小時準備好所需費用,車上飲用水、酒水、水果、 雨傘、相機等;
3、提前 2—4 個小時安排旅游點入住酒店和就餐飯店。
五、送機,送站
1、離阿一天前為來賓購買好機票,并交來賓審驗;
2、提前兩個小時購買好禮品;
3、送機、送站兩個小時前,通知送機、送站領導和工作人員、司機;
4、提前半個小時到一個小時到達機場或火車站;
5、工作人員辦理相關打包、托運手續,并收回來賓電子客票(若機票由學 院承擔) 。
六、收尾工作
1、及時核報差旅費;
2、未用完酒水、雨傘等,接待工作人員應及時收回,并交辦公室統一保管;
3、完成來賓臨行前交辦的其它事宜。
公務接待管理制度4
一、公司客戶分類。
A類:公司貴客,指公司高層的重要客人;
B類:貴賓接待,指公司重要客戶、外賓的接待;
C類:業務接待,指營銷客戶的接待;
D類:普通接待,指一般來客的接待。
二、接待基本內容與工作安排。
公司客戶的接待的一般內容為“迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務”。接待人員需真誠熱情,注重文明用語,規范化服務。前臺人員應配合部門業務人員周到化服務,原則上根據具體業務事項由相關業務負責人接待,需部門主管以上接待的,由部門總監接待,接待用品由相關部門主管負責把關。
三、費用控制事項。接待人員需遵守公司相關規定,不準有任何越格行為。對于客戶提出的辦理限制事宜,應婉言謝絕或及時報公司領導。接待費用的控制上應該注意一下幾點事項:
1、接待規格:
按照客戶的分類,安排相應的接待方式,但應在客戶滿意的基礎上控制費用標準,不得奢華浪費。A類客戶由公司高層接待,費用應該控制在500元/人;B類客戶由部門總監接待,費用應控制在300元左右/人;C類客戶由部門經理接待,應控制在200元左右/人;D類客戶由部門主管或業務負責人接待,費用應控制在150元/人。其中銷售部門客戶接待費用由本部門負責。
2、陪同人員:
在諸如飯局、娛樂等客戶服務項目中,原則上客戶在5人以下的,公司派1人陪同;5至10人的,公司派2人陪同;10人以上的,公司可派3人以上陪同。
3、客戶送禮:
公司的客戶送禮由各部門主管負責安排,原則上禮品應符合客戶品味、價格合理、能代表公司形象等,重要禮品需報執行委員會主席。
物業公司的客戶接待主要做些什么?
1、接待客戶來訪,處理客戶投訴。
2、辦理裝修、物品放行、維修受理等日常事務。
3、每天進行房屋建筑、設施設備、安全(含夜間查崗)、清潔(含垃圾清運)、綠化、消殺等工作的不定時巡查。
4、根據計劃定期安排房屋建筑、設施設備的維護工作。
5、根據季節不同,每月對公共區域安排2次以上的消殺工作。
6、每月對材料采購進行控制,并對庫存材料進行盤點。
7、每月組織相關培訓及考核工作。
8、每月對管理費收繳工作進行統計,并實行上門催繳等方式保證收繳率達到公司要求。
9、每月對水電費用進行統計分析,對本月管理成本進行核算。
10、每季度向業主公布一次管理費收支狀況及本體維修基金使用情況。
11、每年安排水池/箱進行兩次清洗,并送水樣進行檢測。
12、每年至少一次對客戶意見進行征詢。
13、按計劃組織社區文化活動及社區宣傳活動。
14、定期與業委會進行溝通。
15、定期與行業主管部門、政府相關部門進行溝通。
在接待客戶時應該注意什么啊?
迎來送往,是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節,是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面,尤其是迎接,是給客人良好的第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象,就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的部署,應注意以下事項:
1、對前來訪問、洽談業務、參加會議的客人,應首先了解對方到達的車次、航班,安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因,相應身份的主人不能前往,前去迎接的主人應向客人做出禮貌的解釋。
2、主人到車站、機場去迎接客人,應提前到達,恭候客人的到來,絕不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接,內心必定感到非常高興,若迎接來遲,必定會給客人心里留下陰影,事后無論怎樣解釋,都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
3、接到客人后,應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們美麗的城市”、“歡迎您來我們公司”等等。然后向對方作自我介紹,如果有名片,可送予對方。
4、迎接客人應提前為客人準備好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具,那樣會因讓客人久等而誤事。
5、應提前為客人準備好住宿,幫客人辦理好一切手續并將客人領進房間,同時向客人介紹住處的服務、設施,將活動的計劃、日程安排交給客人,并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。
6、將客人送到住處后,不要立即離開,應陪客人稍作停留,熱情交談,談話內容要讓客人感到滿意,比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然風景觀、特產、物價等?紤]到客人一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。
公務接待管理制度5
1、接車安排:
接到客人來訪通知后,辦公室應在客人來的前一天,確定接車時間、地點、客人的聯系方式,負責接車司機必須提前半小時到達接車地點。若客人為首次來司,需打印好接車牌。(負責人:xxx)
2、住宿安排:
辦公室根據客人需要,安排入住地點,預定房間,為便于備查,并將預定的時間、房號和對方工作人員姓名作詳細的記錄。若當天確定不了房號,由需在客人來訪的前一天確定房號,并告知接車司機。若住公司客房,需對客房的衛生、水電及用具等檢查,將客房鑰匙交前門保安或駕駛員處。(負責人:xxx)
3、根據接待規程,在客人到訪公司前一天掛好歡迎橫幅或歡迎站牌,同時要求保安、清潔人員做好相應工作。(負責人:xxx)
4、會議期間安排:
。1)辦公室應在客人來的前一天備好相關資料、鮮花、水果、茶葉、礦泉水、咖啡、筆、紙等,打印好會議列席人員的席位牌,茶杯、礦泉水、筆、紙要擺放整齊,成一條直線,筆頭方向放置一致,每人放8張紙。若屬國外客人,則席位牌對應客人的一面打上英文名,另一面打上中文名。
。2)客人開會時的加水間隔時間為15~25~30(分鐘),加水一般以茶杯7分滿為標準。
(3)若同一批客人有幾天會議,則需更換水果品種。
。4)若客人中途參觀工廠等離開會議室,則需清洗茶杯和煙缸。
(負責人:xxx)
5、就餐安排:
食堂根據辦公室通知確定來訪客人人數、飲食口味等要求備好茶葉、酒水等安排就餐,注意餐廳、餐具及個人衛生,做到微笑、細致服務。(負責人:xxx)
6、返程安排:
根據客人需要,幫客人預定好機票或火車票,并送至出發地點,由送車司機或保安將酒店或公司客房鑰匙負責收回。(負責人:xxx)
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