員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度（通用10篇）

　　在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù)，有著十分重要的作用。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編為大家收集的員工人事檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　員工人事檔案管理制度 篇1

　　一、干部人事檔案查（借）閱制度

　　1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

　　2、干部人事檔案管理部門(mén)，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。

　　3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

　　4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　5、查閱人員要愛(ài)護(hù)干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫(huà)、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

　　6、未經(jīng)檔案主管部門(mén)同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對(duì)，經(jīng)檔案主管部門(mén)簽署意見(jiàn)蓋公章后，方可使用。

　　7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級(jí)單位政工人員），并填寫(xiě)借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過(guò)15天）

　　二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度

　　1、愛(ài)護(hù)機(jī)器設(shè)備，熟悉機(jī)器性能，按程序規(guī)范操作。

　　2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。

　　3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

　　4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。

　　5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。

　　6、不得隨意使用外來(lái)磁盤(pán)，確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。

　　7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專(zhuān)人保管。

　　8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度

　　1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。

　　2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。

　　3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫(xiě)“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。

　　4、干部人事檔案材料的形成部門(mén)，在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門(mén)歸檔。

　　5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門(mén)索要應(yīng)歸檔材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。

　　7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

　　四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

　　1、對(duì)收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

　　2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。

　　3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷(xiāo)毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

　　4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)的材料，必須經(jīng)過(guò)復(fù)制方可歸檔。

　　5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

　　五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

　　1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的`黨委組織、人事部門(mén)，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。

　　3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

　　4、干部人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

　　5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫(xiě)“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。

　　6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個(gè)月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。

　　7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。

　　8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章。

　　六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度

　　1、干部人事檔案管理部門(mén)對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

　　2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。

　　3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)糾正。

　　4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

　　6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后方可使用。

　　七、干部人事檔案保管保密制度

　　1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。

　　2、干部人事檔案管理部門(mén)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)用檔案庫(kù)房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

　　3、干部人事檔案庫(kù)房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。

　　4、干部人事檔案庫(kù)房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專(zhuān)人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。

　　5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房（室）。

　　6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。

　　7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

　　8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。

　　9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N(xiāo)毀。

　　八、送交干部人事檔案材料制度

　　1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén)，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

　　2、干部人事檔案材料的形成部門(mén)，應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔。

　　3、任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

　　4、干部人事檔案管理部門(mén)，應(yīng)與各有關(guān)部門(mén)建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。

　　5、干部人事檔案管理部門(mén)，對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門(mén)，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系。

　　6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。

　　九、干部人事檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；

　　2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

　　3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；

　　4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；

　　5、為有關(guān)部門(mén)提供干部的情況；

　　6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；

　　7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

　　8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

　　9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

　　10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

　　員工人事檔案管理制度 篇2

　　一、目的：

　　為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。

　　二、內(nèi)容：

　　1、歸檔制度

　�。�1）對(duì)資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

　�。�2）按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。

　�。�3）將資料放入檔案，并輸入資料庫(kù)。

　　2、核查制度

　　檢查核對(duì)一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行�檔案發(fā)生疑問(wèn)之后也要進(jìn)行檢查核對(duì)

　　3、保衛(wèi)制度

　�。�1）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案保管。

　�。�2）備齊必要的存檔設(shè)備。

　�。�3）檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。

　�。�4）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

　　4、統(tǒng)計(jì)制度

　　（1）人事檔案的數(shù)量。

　　（2）人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。

　�。�3）檔案整理和保管情況。

　　（4）檔案及設(shè)備利用情況。

　　5、轉(zhuǎn)遞制度

　　檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動(dòng)等原因引起，

　�。�1）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的.檔案；

　�。�2）填寫(xiě)人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄；

　�。�3）按發(fā)文要求包裝、密封

　　6、借檔制度

　　（1）由有關(guān)單位部門(mén)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章。

　�。�2）其次，人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；

　�。�3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

　　員工人事檔案管理制度 篇3

　　一、人事檔案管理目前存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�對(duì)人事檔案的重視不夠。干部人事檔案很少被外界所了解，在實(shí)際工作中很多內(nèi)容被忽視，即使是單位領(lǐng)導(dǎo)也存在著“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”的怪癖思維意識(shí)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊下，人們開(kāi)始動(dòng)搖對(duì)干部人事檔案的重要性的認(rèn)識(shí)。尤其是在偏遠(yuǎn)的山區(qū)，人才流動(dòng)滯后，造成了干部人事檔案可要可不要的現(xiàn)象。

　�。ǘ�）檔案內(nèi)容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現(xiàn)在離退休干部、退休工人的檔案材料中的政治歷史材料偏多，業(yè)績(jī)材料短缺的現(xiàn)象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡(jiǎn)歷表、政審表、各次運(yùn)動(dòng)的鑒定材料就占整個(gè)個(gè)人檔案的2/3。而對(duì)老職工的業(yè)績(jī)?nèi)狈��?jīng)常性的記載，考德、考能、考勤、考績(jī)等各個(gè)階段的鑒定等反映老職工變化的'材料相當(dāng)短缺。另外，對(duì)新、老職工的評(píng)價(jià)沒(méi)有特點(diǎn)，政治套語(yǔ)頗多，不能準(zhǔn)確地刻畫(huà)出每一位職工的個(gè)性，原則籠統(tǒng)、千篇一律。

　�。ㄈ�）“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。人事檔案存在的最大問(wèn)題就是“棄檔”現(xiàn)象，這種現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，調(diào)查顯示，不包括遠(yuǎn)離家鄉(xiāng)外出打工的學(xué)生族，全國(guó)有將近65萬(wàn)的人事檔案被棄檔。分析現(xiàn)狀，我們不難發(fā)現(xiàn)我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統(tǒng)檔案管理中，檔案會(huì)隨著人事的調(diào)動(dòng)而調(diào)轉(zhuǎn)，在檔案調(diào)轉(zhuǎn)過(guò)程中就會(huì)存在丟檔，棄檔的情形；其次，檔案調(diào)轉(zhuǎn)期間產(chǎn)生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續(xù)性和完整性；此外，在傳統(tǒng)人事檔案中，學(xué)歷材料、政審材料內(nèi)容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學(xué)歷，輕視能力；重視歷史背景，輕視現(xiàn)實(shí)情況的局面。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷向前發(fā)展，工作能力逐漸顯現(xiàn)的尤為重要，舊的檔案管理制度已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了一個(gè)人自我價(jià)值的體現(xiàn)，因此想要適應(yīng)新的形勢(shì)格局，就必須對(duì)舊的人事檔案管理制度做出改革和創(chuàng)新。

　　二、筆者認(rèn)為人事檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新有以下幾個(gè)途徑：

　�。ㄒ唬┖�(jiǎn)化人事檔案內(nèi)容。目前我國(guó)人事檔案內(nèi)容分十大類(lèi)，即：履歷；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)評(píng)聘職務(wù)材料（學(xué)生登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)登記表、學(xué)習(xí)鑒定、學(xué)員思想小結(jié)（結(jié)業(yè)）、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。）；政審材料；黨團(tuán)材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)；處分材料；工資職務(wù)任免材料；內(nèi)容最多的是第三類(lèi)，第四類(lèi)和第九類(lèi)，當(dāng)然這三類(lèi)也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類(lèi)材料，對(duì)于第四大類(lèi)中的第一類(lèi)學(xué)籍材料，就有簡(jiǎn)化的必要，小學(xué)、初中的學(xué)籍材料對(duì)員工的工作能力及其發(fā)展幾乎沒(méi)有什么作用和體現(xiàn)，完全可以放在第十類(lèi)作為參考即可，其次高中以上的學(xué)籍材料，只需保留學(xué)籍表、成績(jī)單以及學(xué)歷證明材料即可，一些在學(xué)校的考核和評(píng)價(jià)表雖然在一定程度上反映了員工本身在學(xué)校期間的表現(xiàn)，但還是應(yīng)當(dāng)放眼于員工工作以后的表現(xiàn)，也就是說(shuō)第四大類(lèi)中的第二類(lèi)技術(shù)職稱(chēng)材料，第三類(lèi)科研成果，技術(shù)發(fā)明材料，第四類(lèi)培訓(xùn)材料顯得更為有價(jià)值。所以在校期間的一些考核或者評(píng)價(jià)表放散材料中也未嘗不可。

　�。ǘ�）建立既“統(tǒng)一”又“分離”查詢便捷的管理系統(tǒng)。所謂“統(tǒng)一”就是要求人事部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)一定要相互配合，緊密聯(lián)系在一起，這在很大程度上有利于人事的調(diào)動(dòng)和流動(dòng)。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進(jìn)行分開(kāi)管理，在職人員的檔案由在職單位和有關(guān)部門(mén)進(jìn)行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會(huì)相對(duì)更條理清晰，方便管理；這種專(zhuān)門(mén)管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價(jià)值。

　�。ㄈ�）建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)。關(guān)于人事檔案管理，還可以建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)，雖然我國(guó)現(xiàn)存的人力資源機(jī)構(gòu)和人力資源市場(chǎng)中心在一段期間內(nèi)解決了一些人的檔案保管問(wèn)題，但檔案取走或調(diào)轉(zhuǎn)后出現(xiàn)退檔情形，它們將不會(huì)再次接受，這就意味著一些人員的檔案仍然無(wú)法得到有效保管，而且很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無(wú)人保管，因此，建立一個(gè)權(quán)威的社會(huì)公立性質(zhì)的檔案管理機(jī)構(gòu)是有必要的，其次，這個(gè)機(jī)構(gòu)不僅僅起到保管檔案的作用，很多時(shí)候方便了對(duì)一個(gè)人信息和背景的了解，比如說(shuō)一個(gè)人的保險(xiǎn)信息是否有違法、違紀(jì)行為都可以從這個(gè)機(jī)構(gòu)中得到權(quán)威的證實(shí)。

　�。ㄋ模┙�立現(xiàn)代化、開(kāi)放式的人事檔案管理的新模式。這是一個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)拉近了人與人、地區(qū)與地區(qū)甚至國(guó)與國(guó)之間的距離，信息共享更是促進(jìn)了社會(huì)的快速發(fā)展，采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢(shì)所趨，電子信息記錄有效解決了無(wú)法通過(guò)紙質(zhì)保存檔案信息的弊端，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計(jì)，提供各類(lèi)統(tǒng)計(jì)材料、數(shù)據(jù)，辦理綜合查詢、辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)；另外，在保障安全的情況下，實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的信息不連續(xù)的問(wèn)題，人事檔案共享還能對(duì)公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統(tǒng)單一的人事檔案管理手段到開(kāi)放式的管理模式顯然利大于弊。

　　三、結(jié)語(yǔ)

　　綜上所述，人事檔案的良好運(yùn)行能夠促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人才和市場(chǎng)的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實(shí)際出發(fā)，打破傳統(tǒng)管理模式，敢于改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)的不斷向前發(fā)展，從而真正達(dá)到使人事檔案服務(wù)于人事管理，促進(jìn)人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

　　員工人事檔案管理制度 篇4

　　1.目的

　　規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。

　　2.適用范圍

　　適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

　　3.職責(zé)

　　公司管理部門(mén)為本公司員工人事檔案的'歸口管理部門(mén)。

　　4.程序

　　4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人

　　檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴(yán)格保密員工的信息資料。

　　4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：

　　身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶口本復(fù)印件、勞動(dòng)合同等。

　　4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行代保管

　　本單位員工檔案。如公司對(duì)員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料，獎(jiǎng)懲材料等）的收集、維護(hù)、應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員放入員工的檔案。

　　4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙

　　質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎(jiǎng)罰記錄、職位調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職申請(qǐng)、考核管理等。

　　4.5 本部門(mén)職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門(mén)內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門(mén)、需管理

　　部經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

　　4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員

　　檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。

　　員工人事檔案管理制度 篇5

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。

　　第二條員工檔案建立范圍

　　凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

　　第二章員工檔案種類(lèi)及運(yùn)用

　　第三條個(gè)人社會(huì)檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。

　　第四條員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的補(bǔ)充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。

　　第五條公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容：

　　1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復(fù)印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復(fù)印件。

　　2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績(jī)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料

　　3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。

　　4、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

　　第三章員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)

　　第六條收集辦法：

　　1、個(gè)人社會(huì)檔案：個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請(qǐng)，由行政人事部統(tǒng)一向申請(qǐng)人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。

　　第七條歸檔標(biāo)準(zhǔn)：

　　1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對(duì)象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的`日期。

　　2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。

　　第四章員工檔案的借閱

　　第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　第九條有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。

　　第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。

　　第十一條查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　第五章檔案的轉(zhuǎn)接

　　第十二條員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。

　　第十三條員工調(diào)動(dòng)或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。

　　第六章員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求

　　第十四條對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷(xiāo)毀。

　　第十五條對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷(xiāo)毀。

　　第十六條員工檔案編號(hào)管理，檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào)，包括前兩位公司部門(mén)編號(hào)和后兩位員工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。

　　第十七條員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續(xù)后按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對(duì)故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。

　　第七章員工檔案管理人員的職責(zé)

　　1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。

　　2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。

　　3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工檔案的完整與安全。

　　4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。

　　第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　員工人事檔案管理制度 篇6

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

　　3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的'性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1.3對(duì)人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

　　1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

　　4、檔案的銷(xiāo)毀

　　4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

　　4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

　　員工人事檔案管理制度 篇7

　　第一條人事檔案的內(nèi)容。

　　員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：

　　1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；

　　2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料；

　　3、對(duì)員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料；

　　4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料；

　　5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類(lèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。

　　第二條人事檔案保密規(guī)定。

　　公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

　　第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。

　　1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。

　　2、項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書(shū)面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。

　　第四條員工人事檔案的使用。

　　員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的'基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

　　員工人事檔案管理制度 篇8

　　一、目的

　　為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)管理工作。

　　3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

　　3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理的內(nèi)容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的'員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

　　4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

　　4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

　　4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。

　　五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。

　　查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　員工人事檔案管理制度 篇9

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

　　4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類(lèi)與歸檔

　　1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

　　4、檔案借閱者必須做到：

　�、賽�(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷(xiāo)毀

　　1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

　　第6篇：公司員工檔案管理制度

　　1、員工原始檔案是指員工的.正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

　�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。

　�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

　　（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：

　　員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。

　�。�1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。

　�。�2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。

　�。�3）部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。

　　（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

　�。�5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。

　　員工人事檔案管理制度 篇10

　　一、目的

　　為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、離職檔案)、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責(zé)

　　由行政部專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案管理內(nèi)容

　　(一)員工入職檔案：

　　1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；

　　2)員工入職登記表

　　3)應(yīng)聘人員登記表；

　　4)面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；

　　5)筆試結(jié)果報(bào)告；

　　6)身份證復(fù)印件

　　7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復(fù)印件材料

　　8)離職證明；

　　9)試用期員工跟蹤表；

　　10)試用期考核表；

　　11)各類(lèi)合同及協(xié)議；

　　12)員工異動(dòng)履歷表.

　　(二)員工培訓(xùn)檔案：

　　1)培訓(xùn)通知；

　　2)培訓(xùn)簽到表；

　　3)培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告(或考評(píng)結(jié)果)；

　　4)派出培訓(xùn)審批表；

　　5)員工外派培訓(xùn)合同

　　6)外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)；

　　7)員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

　　(三)績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。

　　(四)員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　五、人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

　　(一)基礎(chǔ)管理

　　1、原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、人事檔案按入司時(shí)間分類(lèi)存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。

　　4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

　　5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

　　6、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。

　　7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。

　　8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

　　9、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放，編簽號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的.管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

　　(二)檔案的查、借閱

　　1、公司檔案分為保密級(jí)與非保密級(jí)兩個(gè)級(jí)別，保密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級(jí)檔各部門(mén)因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案審批表》，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

　　2、任何單位一般不得跨部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

　　3、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還(特殊情況可延長(zhǎng)期限)，對(duì)借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。

　　(三)查、借閱檔案注意事項(xiàng)

　　1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；

　　2、不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。

　　4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

　　六、檔案的銷(xiāo)毀

　　(一)公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　(二)當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　(三)凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　(四)經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　(五)在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

　　七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施

　　本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。

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