關(guān)于文件管理制度(精選5篇)
在社會一步步向前發(fā)展的今天,制度的使用頻率呈上升趨勢,制度具有合理性和合法性分配功能。擬定制度需要注意哪些問題呢?以下是小編整理的關(guān)于文件管理制度(精選5篇),歡迎大家分享。
文件管理制度1
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作,特制定本制度,適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核,及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批,并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核,用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示,報告,計劃,總結(jié);
3.2下行文:批復(fù),決定,通知,通告,通報,制度,規(guī)定;
3.3平行文:信函,會議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度,用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度,統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字,放在居中位置;
4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字,與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號,行間距為1、5倍,以清晰、美觀為原則;
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè),專行空兩格注明"附件:xxx"字樣;如果附件較多,還須編上序號;文件無附件的,無須注明;
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相關(guān)于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期;
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期;
5、文號
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號;具體文號編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理,管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理;
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后,方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后,由管理印章的人員用印并進行登記;
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印,并由擬文人仔細(xì)校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé),應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印,并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》,并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件,還要填寫《文件處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi),資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后,由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部,由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規(guī)則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內(nèi)發(fā)文格式
8.11報告總結(jié)格式
8.12會議紀(jì)要格式
8.13會議記錄格式
9、修訂及實施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度2
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件:公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書,是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件:指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門,負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門,負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類
5.1文件分級
5.1.1一級文件:公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級文件:規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件:各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級文件:表格、表單類文件,凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號、標(biāo)識與控制
6.1文件編號:[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注:各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標(biāo)識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件,不作標(biāo)識;
長期有效的文件予以編號和標(biāo)識,控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的文件過期自然失效,以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識,不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件:公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度,由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件:各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》,部門負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放:
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本,人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量,填寫發(fā)放編號,并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管:所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門,文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù),各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份,并作出版本標(biāo)識,采用密碼進行保護,限定查閱及使用范圍,由授權(quán)使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職,應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時,由文件歸口部門提出,并實施具體更改工作,文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性,必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時,可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號最高是10,當(dāng)超過10次時,文件換版,即由A版升為B版,以此類推。特殊情況下,換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達(dá)文件使用場所,對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查,并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題,提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時,原文件應(yīng)作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時,對已回收的.作廢文件由行政辦公室及時銷毀,并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件,由人事行政部統(tǒng)一收集管理,并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行,履行完畢后,由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況,交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則:
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
機密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員,機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門主管級以上人員,秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對象
文件管理制度3
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法堅持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫《借閱登記表》,然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件管理制度4
1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識,文件更改幅度較大時,予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計,行政管理部門審查批準(zhǔn),統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫:要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱:外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀:對于超過保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字,包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后,進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件管理制度5
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責(zé)
1、安保部負(fù)責(zé)制定本制度,并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2、各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的管理,并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核;
3、各部門安全員負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、歸檔和保管,并適時將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門備案。
四、內(nèi)容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
(1)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其它要求;
。2)上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等;
(3)公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、住建指示材料等;
。4)安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等;、
。5)各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等;
。6)供應(yīng)商、承包商、施工單位相關(guān)材料等;
(7)安全設(shè)施檢測、檢驗報告、記錄等;
(8)食品安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告等;
2、立卷歸檔
。1)、文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用;
。2)、應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,立案時間分永久、長期和短期三種,進行時間整理、分類歸檔;
。3)、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存;
。4)、各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明、編寫頁碼、標(biāo)定卷內(nèi)文件資料目錄;
。5)、不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷;
3、檔案保管
。1)、檔案應(yīng)入架、科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放;
(2)、應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞;
4、檔案借閱
。1)、文件資料檔案借閱,必須履行借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù);
。2)、借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
(3)、歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記本上注銷;
5、檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄;
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負(fù)解釋,自發(fā)布之日起實施。
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