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OA系統(tǒng)使用管理制度
在不斷進(jìn)步的時代，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的OA系統(tǒng)使用管理制度，希望對大家有所幫助。
第一章 總 則
第一條公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是以建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
第二條 OA系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。
第三條 為保障公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA）安全、有效、規(guī)范運(yùn)行，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)建設(shè)及OA系統(tǒng)實(shí)施要求，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本辦法。
第四條OA系統(tǒng)由總部技術(shù)處負(fù)責(zé)升級、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器始終在線，保持正常的運(yùn)行狀態(tài)，并建立服務(wù)器運(yùn)行日志。
第五條人資處負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)檢查工作。并經(jīng)行系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。
第六條各部門有專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)電子文檔的保存，各部門發(fā)起流程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)OA流程的跟進(jìn)與追蹤。
第二章 系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)
第七條 OA系統(tǒng)的運(yùn)行是為了達(dá)到公司內(nèi)部無紙化辦公及對外信息交流。系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次。
第八條 為公司實(shí)行信息化戰(zhàn)略目標(biāo)。首先是全面實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部辦公無紙化；進(jìn)階實(shí)現(xiàn)公司成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡(luò)辦公等。
第三章 系統(tǒng)運(yùn)行操作管理
第九條 在公司內(nèi)，有簽章的電子文件(包括打印版)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。
第十條 公司內(nèi)部各類會議通知、有關(guān)工作情況通報(bào)、部門之間的信息傳遞、日常請假申請，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只通過OA系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。
第十一條 公司員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時，應(yīng)遵守以下規(guī)定：
1、通過OA 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。
2、公司員工應(yīng)保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。
3、公司員工應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時間原則上不超過2個工作日。如有出差、請假、培訓(xùn)等特殊原因離開時，須通過代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。
第十二條OA系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的公告或調(diào)查；應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。
第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務(wù)管理規(guī)則
第十三條 發(fā)文
公司各管理部門發(fā)布正式公告，由各部門職員擬稿，交部門主管審核修訂后后，提交人資處復(fù)核編碼，人資處根據(jù)文件性質(zhì)提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)討論，通過后文件傳遞給人資處正式發(fā)布并對文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。
第十四條 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件）
1、公司收文，總經(jīng)辦收到政府及相關(guān)企業(yè)、合作伙伴來文后登記，傳遞給總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人，如需接收辦理的掃描后上傳OA系統(tǒng)。在提出初步處理意見后提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后批示意見，總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。
2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動歸檔。
3、工作流的建立、變更和注銷
部門因工作需要新建、變更、注銷工作流時，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)人資處審批后，由系統(tǒng)管理員在接到通知后4個工作日內(nèi)進(jìn)行工作流的新建、變更及注銷。
第十五條 其他辦公事項(xiàng)
1、日常請假
單位人員請休病假、事假或公出，須經(jīng)OA系統(tǒng)傳遞填寫請假單，并根據(jù)情況提交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，由人資處核實(shí)存檔。
2、協(xié)同辦公
公司各部門人員需要傳遞文件，須用OA與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。
3、會議通知
召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關(guān)人員，描述會議相關(guān)信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)溝通相關(guān)參會人員。需要分管領(lǐng)導(dǎo)以上參加的提交總經(jīng)辦申請。
4、公告調(diào)查
由各部門起草公告通知等信息，人資處核定公告內(nèi)容及格式，核實(shí)無誤后編號，交由該部門領(lǐng)導(dǎo)審核或直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公OA系統(tǒng)上直接發(fā)布。
5、新聞稿件登記
由各部門擬稿后交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。
第五章 安全保密管理
第十六條OA系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司商業(yè)秘密保護(hù)的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第十七條OA系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對涉及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機(jī)密級以上的公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。
第十八條 通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需打印存檔。
第十九條 由人資處負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核、開通，并確認(rèn)需要開通的人員名單和使用權(quán)限。
第二十條OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù)責(zé)。
第二十一條OA系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統(tǒng)一制作并授權(quán)使用，對電子印章的使用、管理等同于實(shí)物印章。
第二十二條 有權(quán)使用電子印章和人員簽名的人員，應(yīng)定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名在OA系統(tǒng)上（包括OA系統(tǒng)文件打印版）與鮮章具有同等效力，非OA打印格式紙質(zhì)打印無效。
第二十三條 原則上有權(quán)使用電子簽章的管理人員，再請假期間也需要按照本制度要求按時登陸OA系統(tǒng)處理工作，如果確實(shí)需要有工作替代人。必須在休假前OA發(fā)送工作替代申請到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委托直接上級代為處理。
第六章 系統(tǒng)維護(hù)管理
第二十四條 為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，OA服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件，系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計(jì)算機(jī)安裝防病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。
第二十五條 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每日對OA數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每周末對OA完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。
第二十六條 OA系統(tǒng)定時關(guān)閉維護(hù)時間為：“五一”、“十一”及春節(jié)長假期間。
第二十七條 總經(jīng)辦應(yīng)與軟件開發(fā)單位簽訂技術(shù)支持協(xié)議，確保故障得到及時處理及軟件版本升級。
第八章 考核
第二十八條 OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，并對每位公司員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。
第二十九條 OA系統(tǒng)發(fā)布的相關(guān)信息如需要一定時間段內(nèi)回復(fù)的，發(fā)件人必須注明答復(fù)時間，并抄送總經(jīng)辦督導(dǎo)處，并在后續(xù)進(jìn)行2次答復(fù)提醒。
第三十條 相關(guān)收件人沒有在規(guī)定時間內(nèi)對協(xié)作部門發(fā)出的信息做出及時答復(fù)的，未影響工作進(jìn)行警告一次，對工作造成影響依狀況懲處。
第三十一條 OA系統(tǒng)撰文、附件，必須認(rèn)真確認(rèn)，有出現(xiàn)錯別字及附件格式不對（包含但不限于：附件錯誤、附件不完整、所附掃描件方向不對等），回復(fù)期間要求不準(zhǔn)確或漏要求，對于發(fā)件人警告一次。
第三十二條 處罰
1．對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對工作造成不良影響的，將按照考核的相關(guān)辦法進(jìn)行處理。
2．偵測、盜用他人帳號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成OA系統(tǒng)運(yùn)行中斷的；遺失或泄露帳號、密碼等安全認(rèn)證信息，造成公司損失的，將根據(jù)有關(guān)情節(jié)和所造成的損失大小，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對責(zé)任人進(jìn)行處理。
3．違反保密規(guī)定，造成失密泄密的，按《保密法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第九章 附則
第三十三條 本辦法未包括事項(xiàng)仍按原程序辦理。
第三十四條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第三十五條 本辦法由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋
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