房地產合同管理制度（精選7篇）
在不斷進步的社會中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編幫大家整理的房地產合同管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
房地產合同管理制度 1
一、公司一切經濟活動立足于有法可依、核算有據，所有經濟事項必須簽訂具有法律約束力的書面契約、協議、合同(以下統稱為合同)。
二、公司按照“協商自愿、平等互利”的原則，與相關單位事先建立合約關系，以合同來規范雙方經濟行為和結算關系。
三、合同內容、格式必須規范、嚴謹、明確，符合國家的法規、政策、制度，具有法律效力。合同正式簽訂前，必須征詢公司法律顧問的意見，并按其意見進行修改。
四、合同管理
1、本公司所有經濟合同實行歸口管理，各部門歸口管理的合同如下：
工程部：勘察、設計合同；工程合同；材料、設備采購合同；
銷售部：銷售合同；
財務部：銀行借款合同。
2、其它種類經濟合同按照公司經營管理體制分工，是哪個部門經營的業務，則由哪個部門負責。
五、合同簽訂
1、合同簽訂以前，公司各職能部門及相關專業人員必須就合同主要內容(包括合同標的.、合同金額、合同款項支付與結算方式、雙方權利與義務、違約及獎勵等)提出各自意見并形成書面報告。
2、實行合同會簽制，所有合同必須先經部門經理審批及會簽后，報請總經理或董事長批準后，方可簽訂。
3、不得由一人完成合同洽談和簽約的全過程。
4、工程及采購合同金額在50萬以上的，必須實行招投標制，經過評標小組的評定及定標會簽后，報總經理及董事長批準后方可正式簽訂合同。
5、所有合同會簽后必須由公司財務部按合同類別順序編號，立案歸檔，設置合同登記簿統一登記，以便進行財務預算、核算及安排付款。
6、如因經辦人未簽訂經濟合同而導致公司遭受經濟損失者，由公司視其情節輕重予以適當處理(包括經濟制裁、解聘除名直至追究法律責任)。
六、合同執行
1、合同簽訂后，合同歸口管理部門應嚴格履行合同，并監督對方嚴格履行合同。遇到不可預見因素導致合同金額增加或減少、合同履行困難或無法履行時，應及時寫出書面報告，向上級反映。確有必要變更或取消合同的，應重新就此與對方達成補充合同。
2、如因經辦人沒有嚴格執行合同條款、或對合同的履行監督不力、或未能對合同履行環境的變化作出及時反應而導致公司遭受經濟損失，由公司視其情節輕重予以適當處理(包括經濟制裁、解聘除名直至追究法律責任)。
七、合同監督
1、合同簽訂后，合同歸口管理部門應及時各送一份至合營雙方財務部、工程部及相關部門，使相關職能管理人員熟悉、了解合同的內容、據以進行有關財務核算和預算，跟蹤、監督合同的履行情況，執行付款手續，以便及時發現、解決問題。
2、財務部監督各類經濟合同的執行，并設置合同執行情況記錄表，對每一份合同的執行情況予以反映。如合同發生異常事項，應對異常事項及其處理情況另行編寫合同異常事項記錄，分別附于該合同及合同執行情況記錄表之后。
八、合同立案、歸檔管理
1、各種經濟合同，其中有一份正本應由財務部立案存檔，財務部按合同類別順序編號，設置合同登記簿。財務部依編號順序對合同立卷。年度終了或項目完成后，將合同裝訂成冊，單獨存檔，合同有效期滿后，至少保存五年。
2、財務部保管的經濟合同，可經授權人批準后調閱，但不準出借，需要時可以復印。
房地產合同管理制度 2
1.房地產項目合約管理的目標及意義：
1.1 房地產項目合約管理的目標：
房地產項目開發目標一般是通過項目開發建設及營銷從而取得預期回報及超額利潤。而房地產項目合約管理就是緊緊圍繞完成項目開發目標而進行的。
具體來說就是在房地產項目通過設定預期利潤從而制定開發計劃、銷售計劃、投融資計劃等決策后制定合約規劃，并以此為目標制定合約簽署計劃。合約簽署后對合約的履約情況、風險情況、實際變動情況進行跟蹤管理：分為簽約前計劃管理、簽約后過程管理的全過程管理。
1.2 房地產項目合約管理的意義：
合約管理對于房地產項目開發來說有著重要的意義。不僅為項目順利開展保駕護航，同時為降低企業風險、樹立企業形象、降低企業開發成本、監控項目開發狀態等起到積極的作用。其意義體現在企業本身及管理者兩方面：
1.3對于企業：
1.3.1 最顯而易見的作用是監控企業的經營風險；
1.3.2 企業合同管理的一個最基礎的作用是提升企業形象:重合同、守信用是企業最重要的形象；
1.3.3 企業合同管理的一個很重要的作用就是創造經濟效益；合同管理通過控制隨意的決策，通過對合對方的`準確分析判斷，通過科學的談判對策，通過對合同條款的的合理設計，通過對旅行過程中集體問題的妥善處理，通過合法合理的糾紛解決程序，可以最大限度的降低成本，獲得最大限度的收益。
1.4對于管理人員：
1.4.1了解項目運行全過程的合同組成；
1.4.2 了解企業項目運營的費用組成；
1.4.3 掌握項目全過程運行狀態、進度；
1.4.4 了解企業管理模式、業務組成等。
2.房地產合約的分類：
2.1 根據項目開發過程分為：
2.1.1 項目前期合同：獲取土地類合同、融資借款類合同、勘察測繪合同、設計合同等
2.1.2 項目開發期間合同：建安工程類合同、工程監理合同、造價業務委托管理合同等
2.1.3 項目開發后期合同：銷售租賃合同、委托經營管理合同等
2.2 根據項目外包策略分為：
2.2.1 自主管理類合同：
2.2.2 業務外包類合同：
3.房地產項目合約管理的思路
合約管理思路：
此房地產項目合約管理思路可以概括為：
3.1 制定項目合約規劃的依據：
3.1.1 根據項目可研報告以及投資決策文件，確定項目最高拿地價格，并以此參與項目土地競標，競標成功后簽訂土地使用權轉讓合同；
3.1.2 方案設計完成后編制項目投資估算文件。根據投資估算文件，確定最少自有資金數額，已經融資方案，確定融資借款類合同的簽訂安排；
3.1.3 施工圖設計完成后編制項目開發進度計劃、銷售計劃、成本控制方案。根據項目開發進度計劃，倒排計劃，確定最遲合約簽訂時間完成項目合約規劃架構的編制（如下圖所示）；
3.1.4 根據項目項目成本方案，確定項目開發個階段合約的預計合同金額；
3.1.5 根據項目營銷、招商方案，確定營銷、招商等活動確定合約預計簽訂時間及金額；
3.1.6 根據項目風險防范方案，確定需要注意防范風險部分的相關合同的預計簽訂時間及金額。
由以上項目信息完成項目整體合約規劃：
3.2 根據項目合約規劃的安排推進合約的簽訂：
3.2.1 合作伙伴的選擇：根據合約規劃的安排，在預期的時間內先對擬簽合同的合作伙伴進行篩選。隨著越來越多的項目建成完工，合作伙伴資料庫就得以建立，這樣每次選擇合作伙伴的時候就相對輕松，而且通過項目合約的監控反饋，還能給合作伙伴進行評分，為下一次選擇更合適的合作伙伴提供歷史參考數據。
3.2.2 明確各個擬簽署合同的細節及相關簽約要點，如：
建設工程施工合同簽約要點
一、工程總包施工合同簽訂的條件
二、簽訂分包合同的條件
三、明晰無效施工合同及其法律后果
四、審查工程承包合同文本
五、明確發包人和承包人的權利及義務
六、明晰無效施工合同及其法律后果
七、約定索賠的內容和有關條款
房地產合同管理制度 3
第一章總則
第1條為規范企業各項目的銷售工作，提高管理工作水平，最大限度地實現企業經濟效益，特制定本制度。
第2條本制度涉及樓盤銷控、認購管理、銷售例會等內容，各項目售樓中心均應按此制度執行。
第二章銷售策略、計劃的制定
第3條擬開發項目之初，營銷管理中心應派員參與項目的立項過程，掌握項目定位、產品規劃、成本等內容，做好營銷策劃工作準備。
第4條根據項目開發進展，營銷管理中心應及時進行全程營銷策劃，包括項目調研、制定銷售策略、宣傳推廣策略等。
第5條營銷管理中心應根據項目施工進度，實施營銷推廣計劃，做好開盤前的準備工作，包括各種形式的宣傳、銷售現場包裝、銷售人員到位與培訓等。
第6條銷售管理部經理應根據項目情況，及時做好項目銷售規劃，組建售樓中心，以配合銷售管理部開展各項工作。
第三章樓盤銷控管理
第7條銷控工作由銷售管理部經理統一負責，銷售管理部經理不在時，由售樓中心經理具體執行，并于第一時間通知銷售管理部經理。
第8條售樓員需要銷控單位時，須同銷售管理部經理聯系，確認該單位尚未售出可以銷控，才能進行銷控。
第9條銷售管理部經理銷控單位前，必須以售樓員先交客戶的認購金或身份證原件為原則。
第10條售樓員應于銷控單位得到確認后，方能與客戶辦理認購手續。
第11條售樓員不得在銷售管理部經理不知情或銷控單位未果的情況下，自行銷控，否則自行承擔由此而產生的一切后果，企業也將嚴肅處理當事人。
第12條銷控后，如客戶即時下訂單并落訂，銷售管理部經理需將最新資料登記于《銷控登記表》上；銷控后，如客戶沒有下訂單并落訂，銷售管理部經理需及時取消該單位的銷控登記。否則，因此產生的后果由銷控員承擔。
第13條如客戶已確認落訂，售樓員必須第一時間向售樓中心經理（或銷售管理部經理）匯報。
第四章認購管理
第14條定金與尾數
�。�1）售樓員必須按企業規定的訂金金額要求客戶落訂，如客戶的現金不足，售樓員可爭取客戶以企業規定的最低訂金落訂。
（2）如客戶的現金少于企業規定的最低訂金，必須經得銷售管理部經理的同意后方可受理，否則不予以銷控及認購。
�。�3）如客戶并未交齊全部訂金，售樓員必須按企業所規定的補尾數期限要求客戶補齊尾數。如客戶要求延長期限，須通知銷售管理部經理并取得同意后方可受理。
第15條收款、收據與《臨時認購書》
�。�1）售樓員向客戶收取訂金或尾數時，必須通知售樓中心經理，并由會計與客戶當面點清金額。售樓中心經理核對無誤后，會計才能開具收據，并即時收妥訂金及相應單據。
�。�2）若客戶交出的訂金不足，需補尾數的，只能簽訂《臨時認購書》。
�。�3）客戶交尾數時，原已開出的收據不需收回，只需增開尾數收據，經售樓中心經理核對無誤后與客戶簽訂認購書，并收回《臨時認購書》。
�。�4）客戶交出的訂金或尾數為支票的，開具支票收條，在收條上登記認購情況，并進行銷控，在支票到賬后，方可辦理認購手續。
第16條《認購書》
�。�1）《認購書》中的樓價欄，須以客戶選擇的付款方式所能達到的折扣之后的成交價為準。如該單位有額外折扣，須按審批權限交由售樓中心經理、銷售管理部經理簽名。
�。�2）《認購書》中的收款欄，須由售樓中心經理核對訂金無誤后如實填寫，并在下方注明所開收據的編號。
（3）售樓員填寫完《臨時認購書》后，必須交由售樓中心經理核對檢查，確認無誤后可將客戶聯作為認購憑據交給客戶，并收好余聯。
第17條樓盤簽約程序規定
�。�1）售樓員應按照企業的統一要求向客戶解釋標準合同條款。
�。�2）售樓員帶領客戶到現場銷售主管處確認客戶身份和查看該房間的銷售狀態，填寫《簽約確認單》。
�。�3）《簽約確認單》須經銷售管理部經理簽字后方可簽訂正式合同。
�。�4）售樓員執《簽約確認單》及正式合同，帶領客戶到財務管理部交納首期房款及辦理銷售登記時所需的相關稅費。
�。�5）財務人員復核并收款后，收回客戶訂金收據，開具首付款發票，并在《簽約確認單》上蓋收訖章及簽字確認。
�。�6）售樓員執《簽約確認單》、客戶首付款發票、購房合同到合同主管處簽字蓋章。
�。�7）將簽約流程中涉及到的相關材料及時集中到客戶服務主管處審核統計。
（8）客戶服務主管填寫《簽約客戶檔案交接單》，經銷售管理部經理簽字后將合同轉交到相關部門。
第五章客戶確認管理
第18條搶單及其處罰
�。�1）搶單是指售樓員明知客戶已與其他售樓員聯系過，為了個人利益不擇手段將此客戶成交業績及傭金據為己有的行為。
�。�2）搶單行為將受到企業最嚴厲的.辭退處罰，且業績傭金歸已與客戶聯系過的售樓員。
第19條撞單是指多名售樓員在不知情的情況下與同一買房客戶聯系的行為。
第20條企業實行售樓員首接業績制。原則上以《銷售日報表》登記第一時間的售樓員為準（第一時間保留時限為兩個月），該客戶成交業績歸該售樓員。
第21條接待上門客戶或熱線電話時，如發現該客戶是某位售樓員在其他項目時的客戶或熟人，但該售樓員從未向該客戶介紹過本項目并且該客戶并未提及該售樓員的名字，則該客戶與該售樓員無關，按正常的上門或熱線接待。
第22條客戶為售樓員介紹另外的客戶時，售樓員應提前在《銷售日報表》中登記被介紹客戶姓名及電話。此客戶看房或來電時，無論是否提及該售樓員姓名，其他售樓員均有義務將此客戶還給該售樓員。如售樓員未登記，被介紹客戶也未提及該售樓員，則該客戶與此售樓員無關。
第23條售樓員在得知與他人撞單的情況下，為了獲取業績和傭金，私下聯絡客戶換名，或采用其他不擇手段的行為，一旦查出，將沒收傭金，并予以辭退處理。
第24條售樓員不允許私運單，如發現將予以開除處理。
第25條在售樓中心工作的非售樓員，不得將接待的客戶未經銷售管理部同意介紹給某個售樓員。
第26條如果客戶到銷售管理部領導處投訴或反映某售樓員不稱職，經銷售管理部核查屬實，銷售管理部有權安排其他售樓員繼續談判至簽約，業績、傭金平均分配，此類客戶今后帶來的新客戶有權自愿選擇售樓員洽談。
第27條未成交客戶介紹的新客戶，如客戶指定原售樓員接待，則由原售樓員接待，如未指定則算做上門客戶并按順序接待。
第六章客戶跟蹤規范
第28條接待客戶的來電來訪后，接待人員應認真填寫《來電登記表》、《來訪客戶登記表》，交予售樓中心經理安排客戶跟蹤日程。
第29條售樓員必須于每日上班開始后半小時，根據所安排結果及時做跟蹤筆記。在當日下班時，整理當日工作，完善工作日記。
第30條售樓員必須于每周五向售樓中心經理報告本周的客戶跟蹤情況。
第31條售樓中心經理每周定期檢查工作筆記，對筆記不合格者進行處理（如停接電話、停接客戶等），并記入勞動考核。
第32條從客戶與售樓員第一次聯系之日起至一個月止，售樓員未跟蹤客戶，該客戶不再受企業保護。
第七章銷售例會管理
第33條各售樓中心經理每周五選定時間召開周銷售工作會議，總結當周本項目銷售情況，做好下一周的工作計劃安排。
第34條銷售管理部經理每周或不定期組織各項目售樓處經理召開會議，了解各項目的銷售情況，對下一階段工作進行部署。
第35條營銷總監應組織、主持月度銷售例會。
第36條遇到緊急情況，應根據情況召開臨時會議，及時處理銷售中的問題。
第八章附則
第37條本制度由銷售管理部負責制定、修訂與解釋，與房地產銷售有關的未盡事宜，可參考《員工手冊》、《售樓員實戰手冊》等文件。
第38條本制度報營銷總監審核后，經總經理審批后頒發執行。
房地產合同管理制度 4
一、質量管理目標:
1、一次驗收合格率100%，單位工程優良率達80%以上，爭創市優標準和省優標準及以上，無重大質量事故。
2、顧客入住質量滿意率達80%以上。
3、以顧客關注為焦點，加強管理，持續改進施工工藝，逐步減少和消除質量通病。
二、工期管理目標:
以顧客關注為焦點，在合同約定的工期內完成合同約定的全部工程內容。
三、成本控制目標:
1、樹立全局觀念，進行科學的管理，選擇經濟合理的施工方案、協調成本控制。
2、加強施工過程管理，避免不必要的拆、改、返工等浪費現象，盡最大能力節約工程成本，使投資發揮最佳的效果和效益。
3、嚴格控制工程投資，確保總費用控制在批準的概算以內為管理總目標。
4、成本管理必須與公司經營部緊密配合，按照投標報價及合同內容嚴格執行，減少和控制預算外簽證。
四、安全管理目標:
1、創建安全生產優良級項目，建立健全安全保證體系，提高全員安全意識。
2、杜絕重大傷亡事故、火災事故和人員中毒事件的發生。
3、輕傷頻率控制在3%以內。
五、環境保護和文明施工目標:
建筑施工工地是一個主要的環境污染源，尤其為噪音、粉塵及廢水，而這些環境污染將直接影響生活環境。因此，切實做好環境保護工作是保持正常施工、創建文明工地的主要工作之一。
在工程管理過程中將嚴格按環保要求進行控制，建造舒適的'生產、生活辦公環境，保持施工場地整潔、衛生，創造工地良好的文明氣氛，組織嚴格、合理管理做到施工環境優雅。生產區要保證整潔、有序、安全、警示牌規格統一，宣傳得體大方。使項目地在建設過程中成為節能、環保型工地。
六、團結合作目標:
處理和協調好各參建單位以及地方政府主管部門的關系，保證工程的順利進行。
房地產合同管理制度 5
第一條為規范公司員工招聘管理工作，依據國家勞動法及相關法律法規，制訂本制度。
第二條本公司各級員工的招聘和任用，以思想、品德、學歷、能力、經驗、體格及工作的需要為原則。
第三條有下列情況之一的，公司不予錄用:
1)與其他公司未解約者(特約兼職人員除外)；
2)公司員工直系親屬或二次進公司者(董事長、總經理特批者除外)；
3)患有精神病、傳染病及身體狀況不良影響工作者；
4)品行惡劣，被其他機構或組織開除者；
5)有違法犯罪行為及記錄者；
6)未滿18周歲者；
7)無居民身份證和戶口本者；
8)曾有貪污受賄、私挪公款受到處罰者。
9)曾有嚴重瀆職行為者。
10)偽造學歷、年齡、資質、職務及其他形式的弄虛作假者。
第四條公司聘用員工以公開招考為原則。具體程序為:
1、各部門因工作需要，需錄用(增補)人員時，以部為單位，提出“人員錄用(增補)申請書”交綜合管理部，經總經理或總經理辦公會核準后，由綜合管理部對外發布招聘啟事。
2、應聘者應先在綜合管理部登記，符合應聘條件者，允許參加公司考試。
3、公司考試分為筆試和面試，筆試合格者，依成績的先后及專業的.需要通知參加面試。
4、面試由用工部門的部長組織有關人員進行，綜合管理部人事主管陪試，必要時總經理或副總經理也陪試。
5、凡考試成績優良、符合應聘條件者，由用人部門部長申請錄用后，交由綜合管理部按考試成績先后順序通知報到試用。符合條件但本次崗位已滿者，列入公司“后備人員庫”，下次在同職(崗)位招聘時免試并在同等條件下給予優先考慮。
第五條試用期一般為1—2個月，公司根據《勞動合同法》和企業實際情況適當調整。
第六條試用人員一般不宜擔任公司要害部門或重要崗位的工作，也不宜安排具體重要工作。
第七條新進人員于試用期間應遵守本公司一切規定:
1、如有受記過以上處分者，應予以辭退。
2、非特殊情況的事假達3天者，應予以辭退。
3、試用期病假達7天者，應予以辭退或延長其試用期間予以補足。
4、有曠工記錄兩次或連續兩天或遲到3次者應予以辭退。
第八條試用期滿，試用員工成績合格者，由各部門負責人呈報總經理核準正式任用，試用不合格者，試用期內可隨時解雇。
第九條凡通過本公司考試任用的新進員工，應在規定期限內辦理報到手續，過期取消資格。
第十條正式任用的員工應該在人事主管處留有以下資料:
1、由公司統一發放并填寫的招聘表格。
2、學歷、資質、職稱及其他相關證明。
3、個人簡歷。
4、近期照片若干張。
5、身份證復印件。
6、體檢表。
7、結婚證、計劃生育證或未婚證明。
8、面試或筆試記錄
9、員工引薦擔保書(由公司視需要而定)
10、其它需要留存的資料。
第十一條各部門對所屬員工視其能力、個性，若須適當期間內互調工作，應經公司綜合管理部考核批準并下達書面調令。
第十二條奉調員工在接到調令通知書后不得推委，須在規定期限內辦妥下列移交手續:
1.現款、有價證券、賬表憑證。
2.印信戳記。
3.圖書、規章、文書、設計圖表、技術資料。
4.器材、成品、財產設備等。
5.檔案文件，重要經營資料。
6.其它應移交的資料和物品。
房地產合同管理制度 6
根據銷售工作的特殊性，本著提高工作效率、加強管理的原則，結合XX房地產經紀公司(以下簡稱公司)的實際情況，特制訂本管理制度。每位銷售部員工均需執行考勤管理制度，如有違反，除扣除相應工資外，還需計入考核，具體扣款、扣分明細，見條款中要求。
第一條 銷售部工作時間: 9:00---18:00
打卡時間: 8:50---18:00
10:00---18:00(前一天晚20:00值班人員)
11:00---18:00(前一天早8:00值班--晚20:00值班人員)
值班時間: 8:00---9:00
18:00---21:00(值班時間視季節變化有所調整)
第二條 周一至周五安排輪休一天(廣告期另行安排)。
第三條 銷售代表外出需報本組主管，并填寫外出登記表。(未按規定辦理登記手續扣1分)
第四條 病、事假提前一天向本組主管申請(病假需提交醫院出具的`病假條)，超過一天不足三天的病、事假需提前一天向銷售部經理申請。未按規定請假者扣2分。
銷售部經理請病、事假均須由總經理審批。
第五條 用餐時間:午餐時間:12:00---13:00
晚餐時間:18:30---19:30
各組輪流用餐，每人每餐用時不得超過45分鐘。未按規定時間就餐，每次扣0.5分。
第六條 為達到早上9:00進入工作狀態，8:50以前必須打卡。
遲到5分鐘以內，計遲到1次，每次扣款10元；
遲到5分鐘至20分鐘，計曠工半天，每次扣款40元；
遲到20分鐘以上，計曠工1天，每次扣款80元；
月累計遲到兩次，計曠工1天，每次扣款80元；
月累計曠工兩天，每次扣款160元，并予以辭退。
早退處理方式同遲到。
事假、病假扣款=當月工資基數÷26×請假天數
第七條 每月病假不得超過3天，事假不得超過2天，超過者除扣相應工資外，另扣5分。
第八條 考勤打卡制度:
1、銷售人員上、下班及值班起止時，均須使用指紋打卡機打卡。如發現有未打卡者，一次扣款20元；如因遲到或早退故意不打卡者，一次扣款100元。
2、刷卡記錄要求真實，不得請別人代替打卡或替人打卡，發生此類現象，公司可視情節予以嚴肅處理，直至辭退。請別人代替打卡或替人打卡，如發現，第一次扣打卡雙方每人20元，以示警告；第二次發現，扣雙方每人40元，并以此類推。
3、考勤打卡的執行情況計入部門月度績效考核。
房地產合同管理制度 7
一、總則
第一條根據《檔案法》及其《實施辦法》的有關規定，為加強公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部，綜合管理部下設檔案室，各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二)本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條各部門兼職文書的職責:
(一)了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(二)認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的'三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。
(三)承辦人員借用文件材料時，應做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。
三、歸檔范圍
第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
第九條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條其它應該納入檔案管理的材料。
四、平時歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。
第二十條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收休齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質量要求)
第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。
第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，草稿在后；其它材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
第二十九條卷內文件材料應按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期的短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆、或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。
第三十五條本制度經總經理辦公會核準后實施，修改亦然。
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