檔案管理制度(通用20篇)
在發展不斷提速的社會中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編為大家收集的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
檔案管理制度1
為進一步規范農產品生產過程,加強農業生態環境治理和保護,大力推廣配方肥尤其是緩釋肥和農作物病蟲害綠色防控,減少化肥、農藥使用量,建立農產品質量安全可追溯制度。
一、建立農產品質量安全生產記錄檔案,農產品質量安全生產記錄檔案至少保存兩年,以保證農產品質量安全追溯和生產過程問題的'追查。
二、農產品質量安全生產記錄檔案包括三個方面:一是農業投入品采購記錄表;二是種植業農事生產記錄表;三是農產品銷售記錄表。
三、生產記錄由主要負責人填寫,并由相關人員對其記錄進行定期檢查。
通過健全生產記錄檔案管理制度,全面真實地掌握農產品生產過程投入品使用情況、質量控制標準、產品生產數量和銷售去向,既有效地提高了農產品的質量標準,也加強了農產品生產者的自律約束。
檔案管理制度2
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的.查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。
檔案管理制度3
第一章總則
第一條為了加強和規范國家檔案館管理,促進檔案館事業發展,充分發揮檔案在經濟和社會發展中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規,結合本省實際,制定本辦法。
第二條本省行政區域內國家檔案館的規劃、建設、管理,適用本辦法。
第三條本辦法所稱國家檔案館,包括綜合檔案館和專門檔案館。
綜合檔案館負責收集和管理本行政區域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案,并向社會提供檔案利用服務。
專門檔案館負責收集和管理某一專業領域或者某種特殊載體形態的檔案,并向社會提供檔案利用服務。
第四條國家檔案館是公共服務機構,依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。
第五條國家檔案館應當全面收集檔案,反映歷史真實,確保檔案的完整、準確和安全,方便社會利用,依法履行保密義務。
第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導,將檔案事業納入國民經濟和社會發展計劃,保障檔案事業發展所需經費,并列入年度預算。
第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業,對本省國家檔案館工作實行統籌規劃、組織協調、監督指導。
市、縣(市、區)檔案行政管理部門主管本行政區域檔案事業,對本行政區域內國家檔案館工作實行監督指導。
第二章檔案資源建設
第八條縣級以上人民政府應當按照統籌規劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。
省、設區的市、縣(市、區)設置綜合檔案館。省、設區的市根據需要可以設置專門檔案館,也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規、規章的規定執行。
設置國家檔案館必須符合國家和省規定的條件,經同級檔案行政管理部門審核同意后,報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序,由省檔案行政管理部門商省級有關部門制訂,報省人民政府批準后實施。
第九條國家檔案館應當按照職責,擬訂檔案資料收集的具體范圍,報同級檔案行政管理部門核準后實施。
第十條綜合檔案館應當根據國家有關規定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態的檔案。法律、法規另有規定的,從其規定。
第十一條國家檔案館應當按照規定的期限接收檔案。因特殊情況,需要提前或者延期接收檔案的`,按照國家和本省有關規定執行。
第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規定,向社會提供現行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規定,及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。
第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規劃。
國家檔案館應當加強電子文件的接收工作,加快傳統載體檔案的數字化,實現檔案的信息化、網絡化。
第十四條綜合檔案館應當建立本行政區域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。
電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規范制定。
第十五條非國家所有的檔案資料,對國家和社會具有重要保存價值的,鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存;國家檔案館接受捐贈的,應當向捐贈者頒發捐贈證書,并可以給予一定獎勵。
第十六條國家檔案館之間,國家檔案館與博物館、紀念館、圖書館之間,應當加強合作和交流,實現信息資源共享。
博物館、紀念館、圖書館及其他機構保管的文物、圖書資料同時是檔案的,應當向綜合檔案館提供相關目錄。
第三章檔案開放與利用
第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應當向社會開放,涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私以及按國家規定不宜開放的除外:
(一)建國以前形成的檔案;
(二)建國以后形成的檔案,時間已滿30年的;
(三)屬于政府信息公開范圍的檔案;
(四)經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案;
(五)重大活動檔案,進館滿6個月的。
國家檔案館開放個人捐贈的檔案,應當征得捐贈人同意。
第十八條國家檔案館開放檔案,應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定;經鑒定符合開放條件,并經同級檔案行政管理部門審核同意的,一律予以開放。
第十九條國家檔案館應當采取設立閱覽室、檔案網站等多種方式,向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。
檔案管理制度4
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的`文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
3.檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：
�。ˋ）行政管理、
�。˙）人事管理、
�。–）財會檔案、
�。―）生產經營管理、
�。‥）技術質量安全管理、
�。‵）基建檔案、
�。℅）外來文件、
�。℉）聲像檔案、
�。↖）實物檔案、
�。↗）其他檔案。
財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。
以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。
4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。
4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。
5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。
5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；
5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；
5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；
5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；
5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；
5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
8.檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀
檔案管理制度5
1.目的
為加強財務管理水平，規范財務檔案管理工作，提高財務部工作效率，配合公司整體經營運作，特制定本制度。
2.適用范圍本制度適用于公司總部。
3.術語和定義
3.1財務檔案：財務檔案是專業檔案的一種，它是經濟活動的歷史記錄和經濟效果的綜合反映，也是開展經濟活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。
3.2原始憑證：原始憑證是在經濟業務發生時，由業務經辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經濟業務已經發生或其完成情況并明確有關經濟責任的一種憑證。
3.3記賬憑證;記賬憑證是對經濟業務按其性質加以歸類，確定會計分錄，并據以登記會計賬薄的憑證。
3.4會計賬簿：是指以會計憑證為依據，全面、連續地記錄一個單位的經濟業務，對大量分散的數據或資料進行歸類整理，逐步加工成有用會計信息的簿籍。
3.5財務報告：指用來反映會計實體的財務狀況和經營成果的總結性書面文件。
4.職責無
5.工作要求
5.1財務檔案的分類。分為會計核算檔案、財務管理檔案及其他檔案資料。
5.1.1會計核算檔案
5.1.1.1會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
5.1.1.2會計帳簿：包括日記帳、明細帳、總帳、各種輔助帳。
5.1.1.3財務報告：包括會計報表、附表以及財務情況說明書等，會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
5.1.1.4會計電算化資料：包括歷年財務帳簿的刻錄光盤和磁帶等。 5.1.2財務管理檔案
5.1.2.1預算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預算及預算執行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。
5.1.2.2財務分析報告：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務分析報告。
5.1.2.3投資分析報告：是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的項目投資分析報告。
5.1.2.4財務制度文本：包括由公司財務部制訂并經由公司董事會或行政辦公會議通過的各類財務制度文本以及由下屬公司根據公司財務部指導要求制訂并經由下屬公司董事會通過的各類財務制度文本。
5.1.2.5會議紀要：包括經由相關領導審閱并簽字認定的財務例會會議紀要、稅收籌劃小組會議紀要以及其他各類專題會議紀要。
5.1.3其他檔案資料
5.1.3.1合同文件：包括銀行貸款合同及相關董事會決議、財產保險合同及其他與財務相關的各類經濟合同。
5.1.3.2下屬公司上報的報告：包括資金申請報告、調整預算報告等各類相關報告。
5.1.3.3其他：包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會決議、章程、公司基礎資料、財務部發文等與公司財務活動有關的各類檔案資料。 5.2檔案管理工作5.2.1檔案的收集、歸檔
5.2.1.1財務檔案要分類進行收集、歸檔，并對歸檔檔案進行編號，填制“財務檔案保管清冊”，由財務檔案經管人負責登記。
5.2.1.2會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的定期收集、整理歸檔，做到資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序。
5.2.1.3部門及各下屬公司編制和上報的.預算資料、財務分析報告以及各下屬公
司提交財務部的各類請示報告應在確認加蓋相關公司公章及相關領導簽字后進行歸檔。
5.2.1.4投資分析報告、會議紀要等由財務人員編制的文件須在相關領導審閱并簽字后進行歸檔。
5.2.1.5銀行借款合同、財產保險合同等與財務活動相關的經濟合同須確認合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章，并貼加足額印花稅后進行歸檔，須董事會通過的重大合同還需附加相關董事會決議。
5.2.1.6財務制度文本、公司章程文本以及財務部下發各類文件應該在加蓋公司公章或財務部門印章后歸檔，并附加相關文件流轉單及領導審批意見和相關董事會決議。
5.2.1.7其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》，達到歸檔條件后歸檔。 5.2.1.8應移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復印件歸檔后移交檔案室。 5.2.2財務檔案的保管
5.2.2.1加強對財務檔案的保管，建立財務(會計)檔案柜，檔案柜必須經久耐用，牢固安全。
5.2.2.2財務檔案應設立專門地點保管，并按其種類、歸檔時間、編號等要素分柜存放。
5.2.2.3對財務檔案的保管實施統一管理，財務部設置兼職檔案管理員崗位，負責已立卷登記的財務檔案的保管工作。
5.2.2.4檔案存放地點應注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
5.2.2.5會計核算檔案嚴格按照《會計檔案管理辦法》所規定的期限保存，其他財務檔案都為永久性保存檔案。
5.2.2.6會計檔案的清點和檢查要每年進行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應處理的檔案，發現問題應及時采取措施進行處理。 5.2.3財務檔案的調閱
5.2.3.1財務人員因工作需要調閱財務檔案時，必須按順序及時歸還原處。 5.2.3.2本公司其他人員調閱財務檔案，要經財務部總經理同意;外單位人員調閱財務檔案要有加蓋單位公章的申請書，經財務部總經理審核后報公司總裁批準。
5.2.3.3會計檔案原件原則上不得外借，若有特殊情況需要外借，則外借最長期限不得超過三天。
5.2.3.4調閱財務檔案須填寫“財務檔案調閱登記簿”，需要復印的要經財務部總經理同意并進行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。
5.2.3.4調閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調閱無關的內容。
5.2.4財務檔案的銷毀
5.2.4.1對保管期滿的財務檔案，應由財務部門提出銷毀意見會同檔案管理部門共同鑒定，嚴格審查，對按規定可以銷毀的檔案，應編造“會計檔案銷毀清冊”，經領導審查批準后銷毀，檔案銷毀時應由財會部門和檔案部門共同派員監銷，監銷人員在銷毀檔案之前應認真進行清點核對，并在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式二份，分別由檔案、財會部門保留。
5.3附則
5.3.1下屬公司可根據本制度和其他有關規定，結合各自具體情況，制定相應財務檔案管理制度;
5.3.2本制度由財務部制定并負責解釋;
5.3.3本制度經行政辦公會審議通過后實施。
6.支持性文件
6.1《會計檔案管理辦法》
7.相關記錄及表格無
檔案管理制度6
1、為了更好的建立安全生產記錄,確保安全數據的完整性和連續性,特制定此制度。
2、公司的安全生產制度根據液態奶事業部安全生產管理要求。制定了五個安全生產管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產檢查臺帳、安全生產教育臺帳、安全生產獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產檢查臺帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產教育臺帳包括:事業部級安全生產教育臺帳、工廠二三級安全生產教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產獎勵臺帳和安全生產處罰臺帳。
安全生產技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的`事故臺帳。
7、生產的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數據統一管理記錄。
檔案管理制度7
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的'或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。
檔案管理制度8
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門構成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4、下發文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的.文件務必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件務必歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學習專業知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量貼合“規范”要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作帶給優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續清潔衛生，溫度要經常持續在14—24℃，相對濕度要持續在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時光內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據<保密法>的規定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的職責。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
檔案管理制度9
一、總則
1、為了規范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設置及基本要求
�。ㄒ唬n案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
�。ǘ└鞑块T資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
三、檔案分類
�。ㄒ唬n案質量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有題名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
�。ǘ┝n
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。
�。ㄈ┓诸�
1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；
�。�2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；
�。�3）制度類：管理制度匯編；
�。�4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。
�。�5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；
�。�6）會議紀要類：辦公例會紀要等
3、檔案的歸口存放部門
�。�1）公司各類批文、合同、協議、證照、存放于綜合管理部。
�。�2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部按國家及公司有關規定進行整理、分類存檔。
（3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研發部負責保管。
（4）有關房產銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管。
（5）除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。
�。ㄋ模n案編號
1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4、為規范管理便于查找，所有檔案盒應按照規定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。
四、歸檔及保存年限
�。ㄒ唬w檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的.原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。
�。ǘw檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。
檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規章制度特定者外，一律按下列規定辦理：
1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經營計劃和總結；年度財務報表；重要技術資料；不動產所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的文件。
2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規定執行）；其它經核定須十五年保存的文件。
3、五年保存：期滿或解除的合同、協議；完工后的項目方案；其它經核定須五年保存的文件。
4、一年保存：部門工作計劃和總結；完成后的部門請求報告；無長期保存必要的文件。
5、公司的規章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存
6、1年以下暫時保存：結案后無長期保存必要者。
�。ㄈ┕究筛鶕䦟嶋H情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。
�。ㄋ模w檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續
�。�1）總經理、副總經理、總監等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續。
�。�2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》并送達相關領導核批。
�。�3）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經公司領導或主管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
�。�4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
�。�5）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、檔案借閱審批權限
（1）證照類：含營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。
�。�2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務文件、法律文書等重要文件借閱須由常務副總及總經理批準。
�。�3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
�。�4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。
�。�5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
（7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、
3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。
4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經綜合管理部及常務副總批準。
5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關事宜。
6、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
7、借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續借申請單》，主管領導簽字后續借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續借手續，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應處分。
8、丟失政府下達的重要文件者，應主動去政府部門補辦文件，同時應承擔補辦手續費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經濟損失者，根據實際情況和公司規定進行處罰。
9、丟失技術變更單或其他單據，造成公司經濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。
（二）銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許和批準不得銷毀公司檔案資料。
2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人�！稒n案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。
4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或常務副總經理或綜合管理部指定專人監督銷毀。
5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
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1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術資料、金額在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協議。
六、附則
�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟拢靖鞑块T可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。
�。ǘ┍局贫茸杂“l試行之日起執行。
七、檔案管理人員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查閱。
檔案管理制度10
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。
第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發。
第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。
第二章 機構和人員
第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。
第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。
第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡�？h級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機關檔案工作的.基本任務是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;
(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;
(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;
(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。
第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。
第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。
第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三章 基礎設施
第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置�？h級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。
第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。
第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。
第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。
第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
檔案管理制度11
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷毀等各項工作。
�。ǘn案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門管理職責
1、按本制度規定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；
4、公司內部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；
7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調試、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料；
9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；
15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標簽、標記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；
17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料；
18、其他具有保存價值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的'可轉入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；
如資料還須發出后由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。
�。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質文件資料應與其文字說明一并歸檔；
具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
（四）歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質量。
3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
（一）收件登記
1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。
�。ǘn案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類：
A——股權類：公司股東會、董事會、監事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內部文書資料，包括公司下發的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發的各類管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經濟責任制、責任書等；
按小類立卷。
03——外聯資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產管理類01——安全環保資料，包括安全規范、安全環保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產報表等。按產品立卷。
E——技術類01——項目資料，包括可研報告、市場調研報告、研發報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。
03——設備資料，包括圖紙、設計說明、技術規程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經歷、工作經歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業執照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數字化管理，統一按分類規則編號，編號規范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規定中A--J 3、無具體二級及以下分類規定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；
單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應按類別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。
2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標注和編號書寫應規范，具有耐久性。
4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。
6、部門保管的檔案資料也須按統一規則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應設專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》，經相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；
重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經總經理批準；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規定權限批準。
3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；
在公司內使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關規定。
5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經批準后執行。檔案銷毀一律由總經理批準。
3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案管理制度12
1. 養殖場應當依法向縣畜牧獸醫局備案，取得畜禽養殖代碼，作為養殖檔案編號。
2. 養殖場養殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記錄、生產流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。
3. 養殖場需妥善保管養殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執行情況向發證機關報告，養殖檔案保存時間不得低于2年。
4. 養殖場所停業后，于停業后30日內將《動物防疫條件》交回發證機關注銷。
5. 《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發證機關申請補發。
檔案管理制度13
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條 凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的'請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條 檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第六條 檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。
檔案管理制度14
為完整系統地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規定:
a.檔案管理范圍:
1]政府部門頒布的政策性、指令性文件;
2]政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;
3]公司營業執照及其他相關資料;
4]公司文件;
5]物業的`管理、維修、保養計劃、記錄等資料;
8]公司領導講話和年終總結;
9]其他經濟、外包合同;
10]音像、圖片資料;
11]其他要求歸檔的重要文件。
b.負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
c.借閱檔案時,必須遵守以下規定:
1]辦理登記手續,限期歸還,不得帶出公司;
2]愛護檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁涂寫、更改檔案;
3]借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;
4]檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;
5]檔案借閱按閱檔批準權限借閱;
d.調離公司的人員,必須清理、移交檔案文件后,方可辦理調離手續。
檔案管理制度15
為加強學校檔案工作，全面提高學校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關規定的精神，特制定本制度。
1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負責，教務處、有關人員協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排，各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校黨政辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學校德育活動檔案包括班主任檔案，各項學生活動的`方案、實施及班主任、學生獎懲記錄檔案，由政教處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、教師培訓檔案等由教務處、教科室有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學�？倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
8、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
10、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
11、按照保密制度的有關規定加強__，嚴格注意保密，不得泄密。
12、按照上級有關規定，努力創建合格檔案資料室和先進檔案資料室。有關檔案在存電腦的同時應及時刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。
檔案管理制度16
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的'檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
檔案管理制度17
規范管理處顧客檔案的管理,使顧客信息檔案準確、實地反映顧客信息,現做規定如下:
1、顧客檔案的更新由資料管理專員負責,在小區顧客變更2日內,對顧客檔案進行更新歸檔。
2、顧客檔案每年年底進行一次總匯,以電子版形式向客服中心備檔。
3、任何員工嚴守顧客資料,違者從重處罰。
4、將投訴顧客單獨整理,建立投訴顧客檔案庫,對此類顧客管理處應重點對待,將抱怨的顧客轉化成企業忠誠的顧客。
a顧客投訴處理過程中形成的`記錄,均為該投訴的檔案。
b顧客投訴處理完畢后,應將顧客投訴檔案做好記錄保存。一般保存期限為3年。
c由公司轉呈的投訴(電話、網上投訴、來訪等)與管理處接收的投訴要進行分開記錄,并將顧客投訴檔案保存。
d重大投訴應單獨立卷保存。
5、各單位每年年底對于所有投訴的顧客寄以賀卡問候,緩解關系。
檔案管理制度18
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;
(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的`要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
檔案管理制度19
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門,采取總經理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內容,經公司總經理批準,由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執行,采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的`保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告公司總經理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數據準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔,未經鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織,行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時,需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規定
(一)經批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關材料上報公司總經理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定,未經批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
檔案管理制度20
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容�？蛻魴n案管理執行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督;
2.3.3做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。
3.2企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性文件。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8匯報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.10聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的.有保存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
8.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
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