醫(yī)保檔案資料管理工作制度

醫(yī)保檔案資料管理工作制度

　　在我們平凡的日常里，很多情況下我們都會接觸到制度，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的醫(yī)保檔案資料管理工作制度，歡迎閱讀與收藏。

　　醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理是醫(yī)療保險經(jīng)辦管理中一項主要的基礎(chǔ)性工作，對維護患者合法權(quán)益、促進醫(yī)療保險健康發(fā)展具有十分重要的作用。為了進一步貫徹落實《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》和《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》，積極推進醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，制訂如下工作制度。

　　一、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規(guī)范

　�。ㄒ唬┽t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集分類，必須按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。

　�。ǘ�）醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料紙樣統(tǒng)一采用國際標準A4型紙張。

　　1、復(fù)印件全部采用A4型紙張復(fù)印，并加蓋單位公章，對其提供的材料進行確認；

　　2、原件小于A4紙張的，需用膠水粘貼于A4白紙上，粘貼時應(yīng)注意向A4紙張縱向的右下側(cè)粘貼；橫向A4紙張的材料，必須將字頭向內(nèi)（左）側(cè)整理，但應(yīng)留出2.5CM的裝訂位置；

　　3、原件大于A4紙張的，應(yīng)折疊成A4紙張大小，但不能釘壓字跡。

　�。ㄈ�）醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

　　（四）醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料必須紙張完好整潔，如果出現(xiàn)紙張破損現(xiàn)象，應(yīng)予修補完好方可歸檔。不得在歸檔的材料上涂抹、勾畫、圈劃及亂加批注。如果確需在歸檔材料上修改的，修改人必須在材料的修改部分加蓋單位公章或修改人私章，對該材料進行確認。

　�。ㄎ澹┮岩平粰n案室歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料，由于特殊情況，原移交處室需要更換或撤銷已歸檔的相關(guān)資料，處室經(jīng)辦人必須填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料變更登記表》，經(jīng)所在處室負責人和檔案管理部門負責人簽批后，檔案室工作人員方可進行更換或撤銷原已歸檔

　　材料。

　　二、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交制度

　�。ㄒ唬�業(yè)務(wù)材料歸檔移交工作辦理。中心各處室兼職檔案管理人員具體負責本處室業(yè)務(wù)材料歸檔移交工作，必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》和《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規(guī)范》，進行分類收集整理，并定期向檔案室進行移交。

　　（二）業(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量要求。兼職檔案管理人員必須嚴格按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》進行材料的分類整理，確保社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)歸檔材料完整和規(guī)范。

　　（三）業(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量監(jiān)督。檔案室工作人員對兼職檔案管理人員移交的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》和《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規(guī)范》進行質(zhì)量檢查。對不符合歸檔要求的材料，兼職檔案管理人員應(yīng)及時按要求進行重新整理。各處室負責人要督促其按時按要求完成業(yè)務(wù)材料歸檔整理移交工作。

　�。ㄋ模�業(yè)務(wù)檔案移交手續(xù)辦理。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認，明確工作責任�！夺t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式貳份（兼職檔案管理人員、中心檔案室各留存一份）。

　　三、檔案室人員工作職責

　　中心辦公室設(shè)檔案室，檔案室人員工作職責如下：

　�。ㄒ唬┬麄髫瀼貓�(zhí)行《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》和《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》，制訂檔案管理工作各項規(guī)章制度。

　�。ǘ�）協(xié)助同級檔案行政管理部門和同級人力資源社會保障行政部門，指導下級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)工作。

　　（三）統(tǒng)一管理本單位社會保險業(yè)務(wù)材料的立卷歸檔工作。

　�。ㄋ模╅_展檔案資料利用服務(wù)工作，編制檢索工具，迅速準確地提供有效利用。

　�。ㄎ澹┳龊脵n案信息化工作，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

　�。�六）遵守保密制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

　�。ㄆ撸┙M織檔案的鑒定銷毀工作。

　　四、兼職檔案管理人員工作職責

　　中心各處室配備兼職檔案管理人員，兼職檔案管理人員工作職責如下：

　�。ㄒ唬┱J真學習《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》，貫徹執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度，熟悉掌握《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規(guī)范》。

　�。ǘ�）做好本處室醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集、整理的基礎(chǔ)工作，確保社會保險業(yè)務(wù)檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

　�。ㄈ�）根據(jù)《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，按照“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”方法對收集的社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類歸檔整理，確保業(yè)務(wù)材料規(guī)范化、專業(yè)化。

　�。ㄋ模┌磿r做好醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案和電子文檔的歸檔移交工作。

　�。ㄎ澹┡c中心檔案室保持聯(lián)系，及時反映對檔案管理工作的意見和要求。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　�。ㄒ唬└魈幨壹媛殭n案管理人員負責本處室社會保險業(yè)務(wù)材料的收集整理工作。

　　1、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料的收集按照《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案齊全、準確、規(guī)范。

　　2、凡歸檔的醫(yī)保保險業(yè)務(wù)材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料。

　　3、歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料必須統(tǒng)一按“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”方法進行分類整理，并編制卷內(nèi)目錄、備考表。案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰或用電腦打印。

　　4、案卷裝訂前要去掉金屬物，對破損的材料應(yīng)及時修整，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)方法裝訂，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左下角打印頁號。

　　5、案卷各部分排列要求，用軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）——文件——封底（含備考表）以卷號排列次序裝入盒。

　　6、各處室的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案，要在規(guī)定時間內(nèi)移交到檔案室集中統(tǒng)一保管。

　�。ǘ�）中心檔案室檔案管理人員負責醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案歸檔保管工作。

　　1、檔案室管理人員對接收歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案，按《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》編制案卷目錄，做好入庫、上架保管工作。

　　2、嚴格執(zhí)行歸檔手續(xù)。檔案室管理人員要對移交的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行認真檢查和驗收，對不符合歸檔要求的材料有權(quán)拒收，并要求重新進行整理。各處室兼職檔案管理人員應(yīng)將歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料和電子文檔定期向中心檔案室移交，移交時應(yīng)填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，以備考查。

　　六、檔案保管保密制度

　�。ㄒ唬�檔案室?guī)旆渴菣n案集中存放的機要重地，檔案管理人員必須加強管理，外人不得隨意進入庫房。

　　（二）庫房內(nèi)應(yīng)排列有序，按照類別年度依次從左至右，從上至下排列，便于管理和查找。

　�。ㄈ�）庫房內(nèi)必須采取防盜、防火、防水、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠等措施，確保檔案的完整安全。

　�。ㄋ模┒ㄆ诖驋咝l(wèi)生，保持庫房的整齊、清潔，經(jīng)常對庫房進行各項安全檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施消除隱患。

　�。ㄎ澹┒ㄆ谶M行庫房檔案的清理核對工作，做到賬、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時修補和復(fù)制。

　�。�六）檔案管理人員要遵守保密紀律，忠于職守，不得利用工作之便私自將檔案帶出檔案室。

　�。ㄆ撸┙�(jīng)常檢查檔案庫房，嚴格控制和管理庫房鑰匙，確保檔案安全。

　　七、檔案統(tǒng)計查閱利用制度

　�。ㄒ唬�檔案室工作人員必須對本單位檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行調(diào)查研究、統(tǒng)計分析。

　�。ǘ�）健全檔案統(tǒng)計內(nèi)容，定期對檔案的收進、移出、整理、鑒定銷毀、保管數(shù)量、利用情況、檔案構(gòu)成、機構(gòu)人員設(shè)施、庫房管理等情況進行統(tǒng)計。

　�。ㄈ�）建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，經(jīng)常核實內(nèi)容、數(shù)量，做到物、賬相符。

　�。ㄋ模�檔案室工作人員要熟悉庫房檔案的內(nèi)容，了解中心各處室對檔案的需要，積極主動為本單位各項工作服務(wù)。

　�。ㄎ澹┍締挝蝗藛T需要利用檔案時，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，利用完畢后及時歸還，并注銷借閱登記。

　　（六）外單位人員需要利用檔案時，應(yīng)持單位介紹信或本人身份證，方可辦理查閱手續(xù)。查閱保密檔案，需經(jīng)中心分管領(lǐng)導批準后，準予查閱。查閱檔案不得將檔案帶出檔案室。

　�。ㄆ撸�檔案利用者在查閱檔案時，嚴禁喝茶、抽煙，必須愛護檔案。不得拆卷、涂改、剪切檔案，如有發(fā)現(xiàn)，依法追究責任，嚴肅處理。

　　八、檔案鑒定銷毀制度

　�。ㄒ唬┲行臋n案室成立檔案鑒定小組，定期或不定期對檔案進行鑒定工作，按規(guī)定剔除不再具有保存價值的檔案。

　�。ǘ�）檔案鑒定小組由分管檔案室的中心領(lǐng)導、辦公室領(lǐng)導、檔案管理人員、業(yè)務(wù)處室負責人和人力資源社會保障部門行政部門有關(guān)人員組成。

　�。ㄈ�）鑒定小組對已到期的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定，對鑒定為可以銷毀的檔案，經(jīng)省醫(yī)保保險管理中心主要負責人批準之后銷毀。

　�。ㄋ模�檔案的銷毀由檔案室管理人員負責，會同有關(guān)處室兩人以上監(jiān)督人員監(jiān)督銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀檔案以前，應(yīng)認真進行清點核實，并在銷毀清冊上簽名，注明銷毀的方式、時間和地點，銷毀清冊永久保存。

　�。ㄎ澹╄b定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限過短，有必要繼續(xù)保存的，鑒定小組應(yīng)當重新確定保管期限。

　　九、檔案室設(shè)備維護使用制度

　　（一）檔案室指定專人定期對檔案設(shè)備的運轉(zhuǎn)情況進行檢查，保持檔案設(shè)備的清潔衛(wèi)生。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞現(xiàn)象，應(yīng)及時進行維修處理；如遇解決不了的問題應(yīng)及時向上級領(lǐng)導反映解決問題。

　�。ǘ�）檔案室用電設(shè)備必須按時進行線路檢查，防止漏電、打火現(xiàn)象，杜絕安全隱患，確保檔案室資料安全。

　�。ㄈ�）檔案室所有帶電源的設(shè)備必須做到先開電源，再開設(shè)備。

　�。ㄋ模�檔案室?guī)щ娫O(shè)備需要斷電時，必須先關(guān)設(shè)備再關(guān)電源。

　　（五）檔案室如有設(shè)備長期不用，應(yīng)將其電源切斷。

　�。�六）堅持使用和維護相結(jié)合原則。操作人員在設(shè)備日常維護工作中應(yīng)做到“三好”（管好、用好、維護好）、“四會”（會使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障）。

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