辦公室規(guī)章制度

辦公室規(guī)章制度范本

　　(一)規(guī)章概述

　　辦公室是公司的重要的綜合管理部門，有的稱為辦公廳，有的稱為綜合部，有的稱為行政管理部，有的叫做秘書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務(wù)的綜合協(xié)調(diào)部門。歸納起來，辦公室的職責(zé)主要是三個方面：一是協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的行政關(guān)系，為各部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供相應(yīng)的服務(wù);二是對外代表公司處理相關(guān)行政事務(wù)，是宣傳公司、推廣公司的重要的部門;三是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達的作用。辦公室不僅是公司形象的體現(xiàn)，也是公司管理水平的體現(xiàn)。因此，加強對辦公室事務(wù)的管理，是公司管理的基礎(chǔ)工作。

　　辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面，文書檔案通常是辦公室必管的內(nèi)容;機關(guān)財務(wù)、后勤服務(wù)有的是辦公室的工作內(nèi)容，有的可能有獨立的機構(gòu)負責(zé);為公司高級管理人員提供工作服務(wù)條件，比如車輛的安排、秘書、生活接待等也是辦公室的職責(zé)。因此，辦公室管理制度是綜合性的，機關(guān)的全部可能都是它的工作范圍。各公司要根據(jù)本公司的辦公室的職責(zé)、權(quán)限，制定相應(yīng)的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。

　　(二)主要內(nèi)容

　　辦公室管理制度的主要內(nèi)容，一般要通過若干獨立的規(guī)章制度反映出來。從通常的辦公室的職能考慮，主要管理辦法有以下幾個方面：

　　1.辦公室管理辦法;

　　2.辦公室主任崗位責(zé)任管理辦法;

　　3.值班室管理辦法;

　　4.值班管理辦法;

　　5.公司圖書管理辦法;

　　6.公司電算中心管理辦法;

　　7.計算機安全管理辦法;

　　8.公司衛(wèi)生、安全管理辦法等。

　　(三)制作要求

　　制定辦公室管理制度要求根據(jù)不同崗位做出相應(yīng)的規(guī)范性要求，力求使每個員工都能按照規(guī)范的要求履行各自的職責(zé)，保證公司的辦公活動正常、順利地開展。由于不同崗位的要求不同，所以通常不可能用一部統(tǒng)一的規(guī)章約束各個方面的工作，因此，實際操作中，可以由各個部門根據(jù)各自的職責(zé)范圍提出相應(yīng)的管理辦法，然后匯編起來供員工遵守執(zhí)行。

　　(四)范本

　　格式一________公司辦公室管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，制定本辦法。

　　2.辦公室主任對辦公室管理負有直接的責(zé)任。

　　3.本辦法所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。

　　4.檔案管理

　　(說明：寫明檔案管理的基本要求、職責(zé)、責(zé)任等)

　　5.印鑒管理

　　(說明：寫明印鑒的刻制、使用、保管等內(nèi)容)

　　6.公文打印管理

　　(說明：寫明公文打印管理的程序、印刷質(zhì)量等內(nèi)容)

　　7.用品管理

　　(說明：寫明用品管理的原則、人員、程序等)

　　8.庫房管理

　　(說明：寫明庫房保管人的權(quán)限、職責(zé)、安全防火防盜等)

　　9.報刊及郵發(fā)管理

　　(說明：寫明相關(guān)的要求)

　　10.辦公室接待事務(wù)管理

　　(說明：寫明接待的標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容)

　　11.辦公室對外聯(lián)絡(luò)

　　(說明：寫明對外聯(lián)絡(luò)的批準(zhǔn)程序、費用的審批等)

　　12.辦公室其他事務(wù)的管理

　　13.辦公室衛(wèi)生管理

　　13.1辦公室負責(zé)保持全公司公共場所的整潔、衛(wèi)生，定期打掃;

　　13.2公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室的衛(wèi)生由后勤辦負責(zé);

　　13.3辦公室應(yīng)定期組織開展全公司的衛(wèi)生檢查，保持良好的辦公條件。

　　14.辦公室各部門可根據(jù)本辦法制定相應(yīng)的工作細則和崗位責(zé)任。

　　15.本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　格式二________公司辦公室主任工作責(zé)任管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.辦公室主任應(yīng)當(dāng)負責(zé)督促、檢查行政部門對國家的方針政策、上級指示和經(jīng)理辦公會議決定的貫徹執(zhí)行。

　　2.定期組織收集、分析、綜合公司生產(chǎn)、行政各方面的情況，主動做好典型經(jīng)驗的調(diào)查總結(jié)，及時向董事長、總經(jīng)理匯報、請示工作，并定期向上級書面匯報。

　　3.根據(jù)總經(jīng)理提出的指示，負責(zé)組織總經(jīng)理主持的工作會議，安排做好會務(wù)工作。

　　4.負責(zé)起草總經(jīng)理授意的綜合性工作計劃、總結(jié)和工作報告，主動為總經(jīng)理當(dāng)好參謀。

　　5.組織起草總公司文件(對各職能科室以公司名義起草的文件負責(zé)審核)，做好公司文件的編號、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。

　　6.組織做好公司印鑒和介紹信的使用保管、函電收發(fā)和報刊收訂分發(fā)工作，及時編寫公司大事記。

　　7.會同其他部門負責(zé)協(xié)調(diào)安排涉及多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的各種會議。

　　8.組織做好來客接待和車輛的管理工作。

　　9.指導(dǎo)做好電話話務(wù)與機線維修工作。

　　10.根據(jù)總經(jīng)理提出的方針目標(biāo)要求，及時編制本室方針目標(biāo)，并組織檢查、診斷、落實。

　　11.負責(zé)公司辦公用房的分配調(diào)整及辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)的制定和管理，并對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室文明辦公進行檢查督促。

　　12.負責(zé)完成總經(jīng)理臨時交辦的各項任務(wù)。

　　13.辦公室主任職權(quán)

　　13.1有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和情況;

　　13.2對公司經(jīng)理會議決議和經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況，有權(quán)檢查督促;

　　13.3有權(quán)催促各部門按時按要求完成上級機關(guān)下達的工作任務(wù);

　　13.4有權(quán)督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作;

　　13.5有權(quán)按公司的指示協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系;

　　13.6有權(quán)安排調(diào)度車輛的使用;

　　13.7對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權(quán);

　　13.8對不符合上級規(guī)定或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放;

　　13.9對要求多部門領(lǐng)導(dǎo)參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力;

　　13.10有權(quán)根據(jù)公司總經(jīng)理的指示，對辦公用房進行分配和調(diào)整，對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進行檢查、督促。

　　14.辦公室主任職責(zé)

　　14.1對得知生產(chǎn)行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負責(zé);

　　14.2對公司行文發(fā)生差錯、收集與整理的資料失實造成嚴(yán)重后果負責(zé);

　　14.3對機密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負責(zé);

　　14.4對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發(fā)生丟失、誤傳現(xiàn)象，影響工作負責(zé);

　　14.5對印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負責(zé);

　　14.6對所屬服務(wù)工作質(zhì)量差，造成不良影響負責(zé);

　　14.7對本室所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人身、交通、火災(zāi)事故負責(zé);

　　14.8對未及時根據(jù)公司方針目標(biāo)要求編制好本室方針目標(biāo)以及未及時檢查、診斷和落實負責(zé)。

　　15.本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　格式三________公司值班室管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關(guān)的事項。

　　2.熟悉業(yè)務(wù)，認真鉆研，提高業(yè)務(wù)水平，文明值班，積極妥善地處理好職責(zé)范圍內(nèi)的一切業(yè)務(wù)。

　　3.重大、緊急和超出職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，應(yīng)及時向上級業(yè)務(wù)指揮部門、公司領(lǐng)導(dǎo)匯報和請示，以便把工作做好。

　　4.加強安全責(zé)任，保守機密，不得向無關(guān)人員泄露有關(guān)公司內(nèi)部的情況。

　　5.維護好室內(nèi)秩序，做到整潔衛(wèi)生，禁止在工作時間大聲喧嘩，無關(guān)人員不得隨便進入該室。愛護公物，杜絕浪費。

　　6.堅持批評與自我批評，團結(jié)互助，互相尊重。

　　7.遇有特殊情況需換班或代班者必須經(jīng)室主任或值班主管同意，否則責(zé)任自負。

　　8.按規(guī)定時間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分清責(zé)任。

　　9.本辦法自公布之日起施行。

　　格式四________公司值班管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.為完善值班管理制度，做好值班工作，制定本辦法。

　　2.公司于節(jié)假日及工作時間以外辦理一切事務(wù)，除由主管人員在各自職守內(nèi)負責(zé)外，應(yīng)另派員工值班處理下列事項：

　　2.1臨時發(fā)生事件及各項必要措施;

　　2.2指揮監(jiān)督保安人員及值勤工人;

　　2.3預(yù)防災(zāi)害、盜竊及其他危機事項;

　　2.4隨時注意安全措施與公務(wù)保密;

　　2.5公司交辦的各項事宜。

　　3.本公司員工值班，其時間規(guī)定如下：

　　3.1自星期一至星期六每日下午下班時起至次日上午上班時間止。

　　3.2例假日：日班上午8時起至下午5時止(可隨辦公時間的變更而變更);夜班下午5時半起至次日上午8時止。

　　4.員工值班安排表由各部門編排，于上月底公布并通知值班人員按時值班。并應(yīng)配置值日牌，寫明值班員工的姓名懸掛于明顯地方。

　　5.值班員工應(yīng)按照規(guī)定時間在指定場所連續(xù)執(zhí)行任務(wù)，不得中途停歇或隨意外出，并須在本公司或工廠內(nèi)所指定的地方食宿。

　　6.值班員工遇有事情發(fā)生可先行處理，事后再行報告。如遇其職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報并請示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。

　　7.值班員工收到電文應(yīng)分別依下列方式處理：

　　7.1屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時處理;

　　7.2非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負責(zé)人處理;

　　7.3密件或限時信件應(yīng)立即原封保管，于上班時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo);

　　7.4值班員工應(yīng)將值班時所處理的事項填寫報告表，于交班后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報告表另定。

　　8.值班員工如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失者，公司視其情節(jié)給予嘉獎。

　　9.值班員工在值班時間內(nèi)，擅離職守應(yīng)給予記大過處分;因情節(jié)嚴(yán)重造成損失者，從重論處。

　　10.值班員工因病和其他原因不能值班的，應(yīng)先行請假或請其他員工代理并呈準(zhǔn)，出差時亦同，代理者應(yīng)負一切責(zé)任。

　　11.本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，其標(biāo)準(zhǔn)另定。

　　12.本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　格式五________公司前臺值班管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.本辦法適用于公司前臺接待工作。

　　2.前臺及各樓層值班人員，統(tǒng)稱值班員。

　　3.值班員上班須著工作裝、化淡妝。

　　4.值班員要按以下程序工作：8時15分到公司，穿工作服，檢查打卡機，8時30分收卡。由公司派車接送上班的員工，因堵車或其他非主觀原因不能準(zhǔn)時上班的，不以遲到論，但要注明原因。

　　5.值班員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪高層領(lǐng)導(dǎo)的客人，要問清事先有無預(yù)約，并主動通知被找領(lǐng)導(dǎo);客人到領(lǐng)導(dǎo)辦公室后，應(yīng)主動遞送茶水;客人離開后，應(yīng)及時收拾茶杯。

　　6.各樓層的值班員，應(yīng)視本樓層的具體情況，參照前臺的工作程序做好工作。值班員要保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。

　　7.會議室開會時，應(yīng)事先做好清潔工作，并主動給參加會議的人員倒茶水。會議結(jié)束后，立即清理會議室。

　　8.值班員應(yīng)推遲30分鐘下班，各樓層值班員下班前應(yīng)先關(guān)好空調(diào)整機并檢查各辦公室，發(fā)現(xiàn)里面沒有人時，應(yīng)鎖門關(guān)燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離開時通知前臺。當(dāng)天值班的前臺值班員，亦應(yīng)在員工下班后巡邏樓層，確保安全后，方可離開。

　　9.值班員違反本辦法或其他與其本職工作相關(guān)的工作制度的，視情節(jié)給予其批評，或處________元以上________元以下罰款;屢教不改的，扣除當(dāng)月獎金直至給予辭退處理。

　　10.本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　格式六________公司電算中心管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.為了維護公司電算中心工作秩序，做好電腦保密工作，制定本辦法。

　　2.本辦法適用公司電算中心及其員工。各部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法，制定本部門的電腦管理細則，報總公司電算中心備案。

　　3.電算中心員工應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，禁止非電算中心人員進入電算中心。輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。

　　4.電算中心員工必須按照要求和規(guī)定，科學(xué)地采集、輸入、輸出信息，為集團領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策提供信息資料。采集、輸入信息以及時、準(zhǔn)確、全面為原則。

　　5.信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電算中心。

　　6.電算中心員工應(yīng)愛護各種設(shè)備，降低消耗、費用。對各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時報請維修，以免影響工作。

　　7.電算中心應(yīng)每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報財務(wù)部。

　　8.嚴(yán)禁將電腦用于私人學(xué)習(xí)或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分;屢教不改者予以除名。

　　9.電算中心設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價賠償。

　　10.本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　格式七________公司計算機安全管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.總則

　　為加強對公司計算機的安全管理，防止泄密，維護公司利益，制定本辦法。

　　2.適用范圍

　　本辦法涉及的計算機設(shè)備，包括電算中心計算機設(shè)備及由電算中心負責(zé)安裝在其他部門或單位的計算機設(shè)備。

　　3.病毒防護要求

　　3.1裝有軟驅(qū)的微機一律不得入網(wǎng);

　　3.2對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得向計算機網(wǎng)絡(luò)拷入軟件或文檔;

　　3.3對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，其軟件的安裝由電算中心負責(zé);

　　3.4任何計算機需安裝軟件時，由相關(guān)專業(yè)負責(zé)人提出書面報告，經(jīng)經(jīng)理同意后，由電算中心負責(zé)安裝;

　　3.5所有計算機不得安裝游戲軟件;

　　3.6數(shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負責(zé)人管理，備份用的軟盤由專業(yè)負責(zé)人提供;

　　3.7軟盤在使用前，必須確保無病毒;

　　3.8使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機;

　　3.9任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的計算機;

　　4.病毒防范措施

　　4.1由電算中心指定專人負責(zé)電算中心管轄范圍內(nèi)所有計算機的病毒檢測和清理工作;

　　4.2由電算中心起草防病毒作業(yè)計劃(含檢測周期、時間、方式、工具及責(zé)任人)，報電算中心經(jīng)理批準(zhǔn)后實施;

　　4.3由各專業(yè)負責(zé)人和電算中心的專人，根據(jù)上述作業(yè)計劃按時(每周最少一次)進行檢測工作，并填寫檢測記錄;

　　4.4由電算中心經(jīng)理負責(zé)對防病毒措施的落實情況進行監(jiān)督。

　　5.硬件保護及保養(yǎng)要求

　　5.1除電算中心負責(zé)硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機或相關(guān)的設(shè)備;

　　5.2硬件維護人員在拆卸計算機時，必須采取必要的防靜電措施;

　　5.3硬件維護人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原;

　　5.4要求各專業(yè)負責(zé)人認真落實所轄計算機及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任;

　　5.5要求各專業(yè)負責(zé)人采取必要措施，確保所用的計算機及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài);

　　5.6所有帶鎖的計算機，在使用完畢或離去前必須上鎖;

　　5.7對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電保護電源。

　　6.硬件防范措施

　　6.1各單位所轄計算機的使用、清洗和保養(yǎng)工作，由相應(yīng)專業(yè)負責(zé)人負責(zé)。

　　6.2各專業(yè)負責(zé)人必須經(jīng)常檢查所轄計算機及外設(shè)的狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。

　　7.獎懲辦法

　　由于計算機設(shè)備已逐步成為我們工作中必不可少的重要工具，因此，電算中心決定將計算機的管理納入對各專業(yè)負責(zé)人的考核范圍，并將嚴(yán)格實行。

　　7.1凡是有下列情況之一的，除責(zé)令糾正外，可以扣發(fā)當(dāng)月獎金：

　　7.1.1計算機感染病毒;

　　7.1.2私自安裝和使用未經(jīng)許可的軟件(含游戲);

　　7.1.3計算機具有密碼功能卻未使用;

　　7.1.4離開計算機卻未退出系統(tǒng)或關(guān)機;

　　7.1.5擅自使用他人計算機或外設(shè)造成不良影響;

　　7.1.6沒有及時檢查或清潔計算機及相關(guān)外設(shè)。

　　7.2凡是具有下列情況之一，造成公司經(jīng)濟損失的，應(yīng)當(dāng)扣發(fā)當(dāng)月獎金，情節(jié)嚴(yán)重的，可扣3～6個月的獎金：

　　7.2.1違章作業(yè);

　　7.2.2保管不當(dāng);

　　7.2.3擅自安裝、使用硬件和電氣裝置。

　　7.3造成硬件的損壞或丟失的，其損失由當(dāng)事人如數(shù)賠償。

　　8.本辦法自公布之日起施行。

　　格式八________公司圖書管理辦法

　　年　月　日(　　 )辦字第　號

　　1.總則

　　1.1為加強對公司圖書的管理，提高圖書利用效率，鼓勵員工多讀書、讀好書，制定本辦法;

　　1.2本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本辦法辦理。

　　2.本公司圖書由總務(wù)科圖書室負責(zé)管理，并于每年5月和12月下旬各清點一次。

　　3.新購圖書除按順序編號外，應(yīng)將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細登記于“本公司圖書館登記總簿”并填制圖書卡插放于圖書之末頁。

　　4.本公司圖書由總務(wù)科圖書室編制目錄卡以供員工查閱。

　　5.借書人以本公司員工為限。

　　6.辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書，概不得外借，必須閱覽者限于當(dāng)日歸還，其借還手續(xù)比照本辦法規(guī)定辦理。

　　7.一般書報雜志可隨意閱覽，閱畢應(yīng)歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。

　　8.員工所借圖書，如遇清點或公務(wù)上需參考時，應(yīng)隨時通知收回，借書人不得拒絕。

　　9.員工的借書分個別借書與科別借書兩種�？苿e借書系指屬某科之專用圖書，由單位主管具名借用。

　　10.借書時間限辦公時間內(nèi)上午10時30分至11時，下午1時至3時30分，其他時間概不受理。

　　11.借書期間一律為1個月，到期應(yīng)即歸還，倘有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限。

　　12.借書冊數(shù)以10冊為限。

　　13.科別借書期間與冊數(shù)不受前兩條的限制，遇調(diào)(離)職應(yīng)將借用圖書全部歸還。

　　14.員工欲借書應(yīng)先查閱圖書目錄卡片，填寫借閱單，持單向管理員取書，管理員將圖書交借書人，應(yīng)先抽出圖書卡，由借書人簽章后，一并與借閱單妥為保管。

　　15.員工還書時應(yīng)將所借圖書交予管理員收訖，管理員除將借閱單歸還借書人作廢外，并應(yīng)將圖書卡歸放書內(nèi)。

　　16.員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、涂寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。

　　17.員工借書期限屆滿，經(jīng)通知仍不還書者，或遇清點期而仍不還者，除未還書前應(yīng)停止其借書權(quán)外，必要時，可予以通報。

　　18.本辦法自公布之日起施行。

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