檔案管理工作制度

檔案管理工作制度

　　為加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實(shí)際，制定本制度。

　　一、檔案立卷歸檔制度

　　為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。

　　2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時(shí)主動(dòng)地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。

　　4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時(shí)間造好移交清冊(cè)，簽字驗(yàn)收，移交局辦公室。

　　5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。

　　6、局辦公室財(cái)務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財(cái)務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。

　　7、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

　　8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝，編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

　　9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

　　10、各科室一般應(yīng)及時(shí)將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

　　12、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

　　二、檔案庫(kù)房管理制度

　　1、檔案庫(kù)房是存入各類檔案的重地，庫(kù)房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。

　　2、庫(kù)房要堅(jiān)固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。

　　3、庫(kù)房?jī)?nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強(qiáng)管理，做好每日的溫、濕度記錄。

　　4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認(rèn)真檢查庫(kù)房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保庫(kù)房安全。

　　5、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號(hào)碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫(kù)房?jī)?nèi)存放個(gè)人物品或堆放雜物。

　　6、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理校對(duì)工作，做到帳、物相符。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。庫(kù)藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

　　7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備;環(huán)境溫度選定在17℃—20℃，相對(duì)濕度選定在35%—45%。

　　8、檔案管理員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案庫(kù)房的交接手續(xù)。

　　三、檔案查閱利用制度

　　1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續(xù)，填寫“借閱登記表”。查閱黨組會(huì)議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。

　　3、查閱檔案，只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將案卷帶出綜合檔案室。

　　4、嚴(yán)守機(jī)密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　5、查閱檔案和需復(fù)印(部分或全部)檔案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。

　　6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請(qǐng)后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。

　　7、要愛護(hù)檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。

　　8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對(duì)借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　四、檔案保密制度

　　1、檔案管理員要增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格遵守國(guó)家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機(jī)密，違者按情節(jié)依法懲處。

　　2、定有密級(jí)文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時(shí)不得以普通郵件寄發(fā)。

　　3、已歸檔的機(jī)密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4、各科室暫時(shí)保存的機(jī)密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。

　　5、對(duì)定有密級(jí)的文件、資料，未經(jīng)密級(jí)審批單位批準(zhǔn)，一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時(shí)收回注銷。

　　6、不得擅自擴(kuò)大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、不歸檔的秘密及內(nèi)部(重復(fù)或多印)文件、資料，均應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。

　　8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理工作，設(shè)置計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新。嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行各種來歷不明的軟件、游戲等。

　　9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，必須實(shí)行物理隔離。

　　10、對(duì)已存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，要建立修改臺(tái)帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計(jì)算機(jī)送維修時(shí)，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計(jì)算機(jī)修理登記。

　　11、嚴(yán)格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀(jì)律，在公共場(chǎng)所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機(jī)密事項(xiàng)。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。

　　12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。

　　五、檔案鑒定和銷毀

　　為了全面地考察室藏檔案的價(jià)值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對(duì)一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，嚴(yán)肅而認(rèn)真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價(jià)值，不得帶有隨意性。

　　2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進(jìn)行，邀請(qǐng)被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據(jù)檔案的保管價(jià)值，對(duì)保管期限滿的檔案材料及時(shí)地開展鑒定工作。

　　3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對(duì)已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊(cè)，未經(jīng)登記造冊(cè)，不得擅自銷毀檔案。

　　4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

　　5、銷毀檔案時(shí)，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，在銷毀清冊(cè)上簽章，并將銷毀情況報(bào)告鑒定小組，銷毀清冊(cè)應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。

　　6、嚴(yán)禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。

　　六、檔案管理員工作職責(zé)

　　1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。

　　2、加強(qiáng)與各級(jí)、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時(shí)歸檔。

　　3、堅(jiān)持原則，保守機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項(xiàng)報(bào)告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。

　　4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號(hào)和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測(cè)電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。

　　5、積極開展檔案利用，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

　　6、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作和利用效果反饋記錄。

　　7、切實(shí)做好庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的“八防”工作，達(dá)到檔案無丟失、無霉變、無差錯(cuò)。

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