如何進行人事檔案分類編號

如何進行人事檔案分類編號

　　隨著人才的合理流動，企業人單位人員的優化組合，需要查檔、提檔、轉檔的人次越來越多，那么，如何對員工人事檔案進行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下是小編為大家整理如何進行人事檔案分類編號相關內容，文章希望大家喜歡！

　　一、干部人事檔案編號方法

　　1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。

　　2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優點是：簡單、易學，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。

　　3、漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。

　　此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務（職稱）編號法”、按干部調進時間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

　　二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關。

　　主要的方法有以下幾種：

　　干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節省存放空間。

　　1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個架（柜）標出幾號至幾號，每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿，留出適當的空位，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務或是按部門，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個地區、一個部門的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統一、不固定，經常需因干部的工作單位變動而調整檔案的存放架（柜）。

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