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紙質檔案數字化步驟
紙質檔案具有易損壞,無法再生,需要保密等特點,對檔案的保護和修復是檔案工作必須重視的工作和任務。下面是小編分享的紙質檔案數字化步驟,希望能夠幫助到大家。
紙質檔案數字化步驟
1、即按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求,規范檔案中的目錄內容,包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等,應進行修改。
2、在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
5、制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
6、掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。
紙質檔案是什么
紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。
以紙張作為載體的一種檔案,如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙張是中國古代四大發明之一,紙質檔案最先產生在中國(見紙質文獻)。東漢時已經開始用紙張書寫文件,魏晉以后紙質文件逐漸增多,但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉,公元403年底,桓玄代晉自立,下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說:“古無紙,故用簡,非主于敬也。今諸用簡者,皆以黃紙代之!睆拇思堎|檔案大量產生。從4世紀到17世紀末,中國造紙術先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸,乃至全世界,促進了世界檔案事業的發展。紙張的使用引起檔案數量急劇增長,以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243~1254年的11年間,每年平均形成730件;使用紙張以后,在1294~1303年9年間,每年平均形成5萬件,增加近70倍。紙質檔案優點較多,便于管理和利用。當代聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長,但紙質檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。
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