便捷整理論文參考文獻的技巧和方法

便捷整理論文參考文獻的技巧和方法

　　畢業論文不同于一般的小論文，特別是碩士畢業論文或者博士畢業論文。一般的小論文就四五頁，而碩士論文動輒五六十頁，有的甚至七八十頁，因此有些東西如果要人工的去修改，將是一件非常痛苦的事情，比如目錄自動生成和編號、參考文獻引用的上標。事實上，我們有很多Word自帶的小技巧來自動生成，非常方便，大大減少了這種痛苦。

　　首先，說兩種痛苦情況：

　　第一個情況是設定好文章的目錄結構后，突然發現中間要添加或者刪除一個章節，添加刪除容易，可是其后遺癥就是后面的編號都要跟著變動。比如要刪除第二章，那么原理的第三章就要改為第二章，后面的要跟著動，添加也一樣，很麻煩。

　　第二個情況就是參考文獻的上標問題。碩士論文參考文獻都有好幾十個，一般論文會要求按照論文的引用順序列出參考文獻。如果需要添加新的參考文獻，那么這些參考文獻的上標號又會跟著變動。

　　目錄自動生成簡單說下，將文檔切換到大綱視圖，然后設置你要設定成目錄的文字的大綱級別。如果將大綱級別設定為1級，那么就是1級目錄，一般我們會設置到3級，這樣會生成1、2、3級目錄。設定好后，在要插入目錄的地方，點擊“插入”-->“引用”-->“索引和目錄”就可以了。格式在另外設置下就行了。

　　現在來說說這兩個的簡單解決辦法。

　　首先要設置段落編號。將你要設定的一級目錄設定成一級編號，二級目錄設定成二級編號等等。參考文獻一樣，設置成段落編號。設定成段落編號有一個非常大的好處，就是插入或者刪除其中的某個項目時，其后面的變好會跟著變動，所以這就解決了因添加刪除中間的項目，而要同時修改后面的編號問題了。

　　目錄的更新，只需要在“大綱視圖”下點擊更新目錄，或者在頁面視圖的目錄上，點擊右鍵，選擇“更新域”即可。

　　將參考文獻設置成段落編號后，在需要插入參考文獻引用的地方，點擊“插入”-->“引用”-->“交叉引用”，找到相應參考文獻的編號就可以了。然后再自己設置一下格式。

　　還有幾種方法，從網上摘錄下來的。

　　(一)采用書簽、交叉引用方法：參考文獻的編號和引用

　　步驟如下：

　　(1)在word文檔末尾添加幾個文獻，如：

　　[1]楊秀章.Word2000中文版使用速成.北京:清華大學出版社，2000

　　[2]PeterWeverka.DianePoremsky.中文Word2002專家.北京:機械工業出版社，2002

　　注意，輸入時應采用word的自動編號。如果word沒有自動編號，可自己插入(這個就不用細說了...)

　　(2)給每個文獻制作成書簽。如，選擇“楊秀章.Word2000中文版使用速成”，插入——書簽，輸入書簽名(楊秀章_Word2000中文版使用速成)，然后添加。注意書簽名必須以字母開頭，可包含數字但不能有空格，可以用下劃線字符來分隔文字，否則可能無法插入。書簽名最好與文獻名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識別它。

　　(3)在需要引用文獻的位置，執行插入——引用——交叉引用，類型選擇書簽，選擇需要引用的項目，內容選擇“段落編號”。至此，引用完成!(圖2)

　　在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號就會改變成文獻的最新位置。

　　還有一個通過插入腳注的方式引用參考文獻。

　　1.光標移到要插入參考文獻的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。

　　(已搜索，無重復)

　　2.對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節的結尾”(對論文而言)。

　　3.如“自動編號”后不是阿拉伯數字，選右下角的“選項”，在編號格式中選中阿拉伯數字。

　　4.確定后在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文章最后，前面就是一個上標“1”，這就是輸入第一個參考文獻的地方。

　　5.將文章最后的上標“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化)。

　　6.對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內容中插入參考文獻的地方，可以繼續寫文章了。

　　7.在下一個要插入參考文獻的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現一個“2”(Word已經自動為你排序了)，繼續輸入所要插入的參考文獻。

　　8.所有文獻都引用完后，你會發現在第一篇參考文獻前面一條短橫線(頁面視圖里才能看到)，如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。

　　9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現了尾注的編輯欄。

　　10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現了，選中它，刪除。

　　11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長橫線出現了，選中它，刪除。

　　12.切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。

　　13.參考文獻越多，這種方法的優勢就體現的越大。

　　存在一個小問題：

　　如果同一個參考文獻兩處被引用，只能在前一個引用的地方插入尾注，不能同時都插入。這樣改動文章后，后插入的參考文獻的編號不會自動改動。

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