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論秘書的信息工作論文
在學習、工作中，大家最不陌生的就是論文了吧，論文是對某些學術問題進行研究的手段。那要怎么寫好論文呢？以下是小編為大家收集的論秘書的信息工作論文，希望對大家有所幫助。
論秘書的信息工作論文 篇1
[摘 要]信息，自古以來都是各級領導決策和管理的重要條件和手段。當前，已進入信息爆炸的時代，互聯網深刻改變世界，人人都成為信息的接受者和傳遞者，信息已成為現代社會的寶貴資源之一。而現代社會的秘書工作將是知識和信息高度密集的領域，涉及到信息收集、鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等多個環節。作為秘書，必須做到在信息工作領域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務，才能更好地做好領導的參謀和助手。
[關鍵詞]信息;秘書;管理
1、信息工作在秘書工作中的地位
秘書的信息工作主要是指根據領導與上級部門的要求了解情況、掌握動態，發現問題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領導參考。具體來說，表現在以下幾個方面。
1.1 是匯報工作、反映情況的重要途徑，也是輔助領導科學決策的基本條件
信息是各級領導管理各項事務的依據，特別是在科學決策和管理的過程中，越來越依賴于信息的充分性、準確性和及時性。秘書部門是單位的工作樞紐，這樣的性質和定位決定了信息工作是秘書的核心工作內容之一，可概括為收集信息、加工信息、輸出信息和反饋信息。具體來說，首先是收集過去和現在的信息，積累大量的重要素材，為迅速形成好的文稿奠定基礎;其次，加工處理信息，提供準確、完整、有參考價值的信息，為決策提供強有力的支撐。
1.2 信息工作的水平決定了秘書工作的水平
秘書工作的核心是做好領導同志的參謀助手。領導同志對信息有著強烈的需求和很高的要求，秘書要當好參謀助手，信息工作就是其中最重要的一個方面。有價值的信息，可以讓領導省去很多時間、少走很多彎路，其意義不可估量。秘書信息工作做得如何，反映出為領導服務的層次和質量，反映出領導的信息敏感性，也反映出秘書工作的整體水平。是否能準確及時的報送信息也就成為了衡量秘書工作的一個重要參考。
1.3 信息化發展對秘書信息工作提出了更高的要求
當前，信息的豐富程度前所未有，傳播速度越來越快，作用也越來越大。秘書部門作為單位的信息中轉站，可以直接接觸到單位最重要的信息，一般來說還管理著文書、機要、檔案等多個方面的工作，能夠保證信息工作環環相扣，加快信息運轉速度。隨著信息網絡技術的不斷發展，辦公自動化水平日益提高，許多重要的情況通報和上級指示精神的傳達，通過現代信息渠道可即時完成，使許多文件和會議得到精簡，從而大大提高了秘書部門的工作效率。因此，信息技術對開創秘書工作新局面起著強有力的推動作用，也對秘書信息工作水平提出了更高的要求。
2、秘書信息工作的思路和重點
2.1 深入研究信息工作規律
秘書信息工作不斷發展的動力，來自于領導的信息需求與信息供應之間的矛盾。領導對信息的需求是復雜的、多方面的，但仍有很多共性;從事信息工作的秘書人員，也存在一定的工作規律。一是信息需求制約。領導對信息需求的重點不同、進度不同、利用不同，決定了不是什么信息都可以報送。二是信息時限制約。領導對信息的需求都有時間上的要求，而信息一般都是體現某階段工作特點的，具有很強的時效性，一旦超過了時限制約，信息所起到的作用就大打折扣。三是隨著時代的發展，信息需求質量提升，各方面的工作標準和領導決策水平不斷提高，要求信息工作水平不斷提高。四是把握隱性需求。領導不會把所有的信息需求都明確表達出來，這就要求秘書人員善于發現隱性需求，抓住對推動工作具有潛在價值的信息，使信息工作達到更高的水平。
2.2 始終圍繞中心工作進行信息工作，加強信息工作的針對性和目的性
領導所關心的重要問題就是單位的中心工作，也是秘書信息工作的出發點和落腳點。秘書的信息工作要緊緊圍繞領導關心重視的問題，學會站在領導看問題的角度上，與領導“換位思考”，領會領導意圖。一是要多向領導請示匯報，確保信息工作與領導最關心的問題合拍;二是多研究收集反映領導思路的材料，捕捉領導意圖，力求信息工作想領導之所想，急領導所急;三是多參加各種會議，交流溝通情況，有針對性地收集重要的信息素材。
2.3 轉換信息上報角度
在信息工作中，應以本單位的重大舉措、重點工作、重要思路、創造性做法、成績和經驗為重點，但若一味強調本工作的重要性，而其又都是單位的正常工作信息，就難以引起上級領導的關注和重視。這就要求秘書人員要善于選擇有新意、有吸引力的角度，抓住領導的關注點和興奮點，與領導需求緊密結合。同時，也要認真研究單位實際情況，將上級精神與實際情況相結合，發揮上級統籌指導的作用，增強本單位工作的活力，使信息工作生機勃勃，并得到上級領導的青睞。
3、加強秘書信息工作的具體措施
3.1 深刻理解信息工作重要意義，加強機制建設
秘書要充分意識到信息工作的重要意義，深刻了解信息工作在宣傳成績、反映問題、推動工作等方面的獨特作用，為信息工作創造良好的環境和條件。當前社會信息量巨大，僅靠個人力量收集信息并加以分析是難以成功的。因此必須在單位內部建立信息工作機制，建立信息工作的.載體和平臺，特別要健全信息員隊伍建設、信息考核評價機制等，改進信息工作中的薄弱環節。
3.2 掌握足夠的信息能力和信息知識
秘書應具備收集、分析、處理和運用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通過各種方式獲取信息，達到及時、準確、全面獲取信息的要求;第二，認真篩選信息，在繁雜的各種信息中準確地找到領導關心的信息，以便領導能夠謀劃全局、正確決策;第三，掌握信息處理能力，認真分析獲得的信息，找出問題，提出解決措施，不僅僅簡單地傳遞信息，而是開展信息深加工。
而要具備這些能力，就必須有一定的信息知識做鋪墊。首先是信息文化知識，即具備基本的科學文化常識，正確的理解和應用信息概念;其次是計算機和信息網絡技術常識，掌握基本的辦公自動化軟件、通訊軟件等工具軟件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息;第三要具備一定的外語和法律法規知識，才能從多角度、多方面了解和接受新信息，確保獲得信息的廣度和深度。
3.3 創新信息工作思路和方法，提高信息工作質量
當今社會發展變化很快，信息過時、老化的周期大大縮短，秘書人員必須牢牢把握信息工作發展方向，不斷創新信息方法，在發現有新意的信息上下功夫。一是要在發展、變化中創新，創新是一個過程，只看到自己工作的小范圍是不夠的，除了這些看得到、摸得著的工作之外，還要關注超前性宏觀信息，并加以創新提煉;二是在學習借鑒中創新，不僅要把眼光落在本業務的信息中，還要向其他地方、行業學習，借鑒先進經驗，結合本單位實際融會貫通，在外地經驗與本地實際結合的過程中，產生創新;三是提高信息工作質量，信息工作要有高度，立足微觀，著眼宏觀，圍繞大局，反映中心工作，更要有深度，不僅是敘述現狀，更要分析問題、解決問題、提出對策，這樣的信息才是領導真正需要的。
3.4 加強信息保密意識
辦公自動化系統的大規模使用，提高了辦事效率，但同時也為信息泄露和被竊取提供了便利。秘書人員在獲取和使用信息的過程中，必須遵循法律和相關規定，加強道德修養建設和保密意識，自覺保護他人的知識產權和隱私權，防止信息泄密事件的發生，避免危害社會或侵犯他人的合法權益。
4、結 語
信息是現代社會的重要資源，信息工作也是各單位展示宣傳、獲取支持的主要平臺，其意義重大，任務艱巨。對秘書來說，掌握信息工作是基本素質，信息工作的好壞是衡量秘書工作是否合格的重要標準。只有不斷提高秘書人員對信息的搜集、理解、分析、處理能力，使其掌握更多、更及時、更有價值的信息，才能為領導工作提供基礎和依據，才能在科學決策中掌握主動權，才能在未來的競爭中立于不敗之地。
論秘書的信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時代，高校院系秘書信息工作關系到整個學院信息化的建設。高校院系秘書要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,將信息技術運用到實際工作中,才能更好的為學院服務。
關鍵詞：院系秘書 信息工作 提高效率
隨著科技的不斷發展,社會的不斷進步,信息化速度的加快，社會信息化程度越來越高,已經滲透到社會生活各個領域,并發揮著重要的作用。這也推進了高職教育信息化的建設,促進了“數字化校園”的發展。信息工作也成為新時期高校院系秘書的日常工作,為院系秘書工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書信息工作的意義
高校院系秘書工作在學院的發展建設中起著重要的作用，它在宣傳貫徹學校工作精神、保證日常工作的正常運轉、各部門之間的協調合作、學院與師生的聯系等工作中都是不可或缺的。其工作任務繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書身心疲憊、工作效率低下，而且嚴重影響學院日常教學工作的正常運轉，有時候甚至會對整個學院的工作帶來不利影響。因此，將信息服務運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學知識和網絡技術，實現辦公自動化、現代化才能跟上時代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務。高效的、合理的、科學的信息工作是新時期高校院系秘書重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統全面、快速便捷、高效準確等優勢，提高了院系秘書的工作效率,優化了服務質量,營造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開展。信息服務可以更為合理利用現有人力資源，提高服務質量。
2、減少重復、有利于資源共享
信息工作在高校秘書工作中起著橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學校各種信息及時有效地傳達給教師和學生，也能將教師和學生的信息及時的匯總給學院相關的部門。利用網絡等手段可以減少信息文件的重復,又可以使多個部門共享一個信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術的應用有力地推動了信息資源的共享,開辟了高校秘書工作現代化的新途徑。
3、及時準確、實現科學化管理
信息工作是高校秘書協助領導科學化管理的需要。在高校的改革發展建設中,對教學、科研、師資隊伍建設等制度的制定和相關資料的匯總,都離不開秘書的信息工作。管理的科學性和正確性依靠院系秘書們利用各種信息手段及時、準確、全面地收集各類信息,并經過分析、整理后提供給領導,作為指導工作、進行科學決策的依據。信息技術的提高加快了收集信息和加工信息的過程,提供了更加及時準確的文件資料,是新時期高校院系秘書輔助領導決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書信息工作面臨新的挑戰
高校信息工作不僅給秘書們帶來了方便與快捷的工作效率，同時院系秘書的信息工作也面臨著新的挑戰�，F今階段信息工作缺少系統化的管理,各職能部門也沒有完全達到資源共享,信息技術有待于繼續完善。網絡信息條件下,高校秘書的信息工作內容、方式及服務手段都發生了變化,如果具備操作、利用與開發網絡信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準確、及時、全面的信息資料,更好地為二級院系服務。
三、如何做好高校院系秘書的信息工作
信息時代的到來,給高校院系秘書工作帶來了許多的發展空間,如何做好信息工作,具備與時俱進的信息意識和素養，學會利用信息技術開展工作,以提高秘書工作的效率和質量。
1、樹立信息觀念、強化信息意識
作為高校院系秘書要認識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時、準確、系統、全面,信息工作不是臨時性的、應付性的工作,而是經常性的、持續性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價值,才能提供給領導作為決策的依據。積極地去了解、使用網絡,可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復勞動。良好的信息觀念,就要尊重知識,崇尚科學,終身學習,善于接受新生事物。新時期高效院系秘書要增強信息意識,敏銳地感受到社會信息的變化,準確捕捉學院及部門的信息資料。
2、學習信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書除了充分利用各種內部信息網絡以外,還應掌握并建立自己的常規信息渠道,善于開發新的秘書工作信息資源,并及時、準確、全面地獲取所需要的信息。秘書人員必須學會準確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學會利用計算機和網絡等信息手段準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息，并掌握一定的計算機應用技術，如數據庫、電子文檔、表格、幻燈片及網頁的處理制作能力,提高個人的信息素養,更好地適應教育管理信息化、現代化的'要求。
3、靈活運用、敢于創新
新時期社會發展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書必須具備敏銳的觀察力和創新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎之上,把自己的思想和見解融入其中,并通過恰當的渠道把這些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實際問題,使信息發揮最大的效益。
4、信守職業道德、增強服務意識
隨著信息傳遞速度的越來越快,傳遞過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,院系秘書的信息工作中要遵守職業道德，做好信息的保密工作,準確的傳達信息。維護好教師和學生的利益,不能在享受信息網絡技術帶來便利的同時,給院系和個人帶來不必要的麻煩。
總之,信息時代的快速發展決定了高校院系秘書信息服務的變化,關系到整個學院信息化的建設。高校院系秘書要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,才能更好的為學院服務,才能在未來的發展中立于不敗之地。
參考文獻：
[1]高平平,高校信息工作思考,西南交通大學學報.2003年11月 第6期
[2]黃曉征,構建高校秘書信息素養支撐體系的思考,遼寧行政學院學報.2006 年第4期
[3]田麗,新時期秘書人員如何做好信息工作,河北工程技術職業學院學報.2003年3月第5卷第1期
[4]張持中,新時期秘書信息工作初探,南方論刊.2010年第4期
論秘書的信息工作論文 篇3
摘要：教務秘書，是整個高職院校教務管理系統中的一個重要角色，在日常的教學管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學管理的信息化、現代化是未來的發展趨勢。因此對教學秘書的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務秘書的工作特點。
關鍵詞：教務秘書 信息化 特點
1 教務秘書在教學管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會培養適合并且是優秀的人才，以適應社會主義市場經濟的發展需要，就像企業必須生產出合格的產品滿足市場需要一樣。公司用現代企業管理制度來保證產品的質量，同樣，高校必須用現代化的教學管理手段來保證教學質量。高效的教學管理方法才能生產出優秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學管理是重中之重。
在教學管理的各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務秘書。在絕大多數實行二級管理的學院中，都設置了教務秘書一職，該職位主要負責本學院的日常教學管理工作，并是學校教務處和二級學院聯系的紐帶。然而本文并不是討論二級學院的教務秘書，而是教務處的教學秘書。不論從工作任務的繁重程度還是在教學管理中所處的位置，教務處的教學秘書要比二級學院的教學秘書起著更大的'作用。
首先，在教務處跟各個二級學院之間所有教學工作的連接當中，教務秘書擔當主要作用。教務秘書是教務處對各學院、系部的日常教學工作進行組織、管理的聯絡人，是命令和任務的主要傳達者和具體執行者。教務處下達的各類教務文件和通知．都由教務秘書安排執行，并在過程中進行必要的催促督察。最后，由教務秘書統一匯總和整理，上交到教務處處長。在教務教學的整個具體執行過程中，教務秘書既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學校的其他職能部門，如人事處、財務處、保衛處、后勤處、工會等，都跟教務秘書進行經常的工作聯系。
其次，教務秘書作為教務處處長的得力助手，直接參與各項教學管理工作，是高校教學管理隊伍中的精英力量。從課程教學大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學期協助質控部進行期中教學質量檢查等等。在各種形式的教學管理活動中，教務秘書都是直接的參與者。
最后，教務秘書接觸的人群遠遠比二級學院秘書廣泛很多，教務秘書不僅僅要面對二級學院秘書、各個系部的一把手，教務處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務處的各項工作，例如學生對任課教師課堂教學效果的收集和處理；選課的組織；專業的分流和學籍移動，四、六級考試；實習材料收交歸檔；畢業生資格審查；畢業生證書發放等各種大小事務，都決定了教務秘書必須面對復雜的人群。
2 教務秘書在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業務能力。教務教學秘書的基本要求是必須懂得教育教學規律，了解和掌握教學管理常規工作，明白教學各個環節的要求和標準。要非常熟悉教務處制定的規章制度，確保教務管理的規范化和制度化，掌握教務工作規范及流程，不斷增強教務管理運作能力、組織能力和協調能力，具備與所從事教務管理相關學科的基本知識。了解全校教學大綱、教學計劃和課程設置，了解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯系，熟悉教學過程和教學規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經驗來看，計算機和信息化類專業比較適合擔任教務秘書。
2.2 教務秘書必須具有掌握和運用計算機、網絡技術為代表的信息技術的能力，以便于提高工作效率。教務秘書自己必須提高認識，樹立全面的信息化工作觀念，適應教務教學管理的信息化和科學化，必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業信息化管理的有益經驗，探索基于信息化、現代化條件下的高校教務秘書工作新模式。
教務秘書必須能夠熟練的使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統實現辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學管理部門提供便捷優質的服務。教務秘書要重視收集教育教學各方面的信息，例如老師對管理工作的意見、對專業設置的感受和人才培養方案的評價。同時，教務秘書要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關專業的設置和調整及教學管理模式。對已經收集到的信息，教務秘書要及時地整理歸納，然后向教務處領導反饋，以便領導能全面的掌握整個學校的教學現狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學經驗，改進教學質量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學管理規律具有重要的意義。 教務秘書要加強自身信息化能力的培養。隨著現代化教育技術的迅速發展，教務秘書不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績等簡單的計算機操作，還應該會運用現代教學管理系統進行日常教學管理，回答教師和學生的管理咨詢，網上辦公等計算機應用技能。隨著網絡技術的普及、教學技術的網絡化已成為必然。因此，為了保障教育教學適應教育現代化的要求，要求教務秘書能嫻熟地運用各種現代化的教育技術裝備，為教師提供一流的教學服務。教務秘書要抽時間參加必要的計算機類應用技能的培訓，加強對網頁制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術的學習和使用，以便于對學生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要，保證教學管理系統的暢通，必須充分利用校園網，學習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統、學籍與學歷系統、成績管理系統、教學質量監控系統、命題與考試系統等教學管理系統，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達到即時、規范、高效的管理。將教務系統管理員和教務處秘書的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務秘書要有較強的組織管理能力和協調溝通能力。教務秘書應該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達任務的同時，依據實際情況靈活主動的工作，對責任范圍內的工作能得心應手的組織實施。同時應具備駕馭復雜局面的能力，協調好各部門的關系，尤其是教與學的關系，學校和家長的關系，應該積極的避免矛盾的激化，作為學校、希部、教師、學生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協調溝通能力是教務秘書必須具備的主要素質能力之一。具體表現為要做好教務處與二級學院的協調溝通工作，保證教學任務、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務處內部的協調溝通工作，保證開學初課表的發放，教學任務的下達、期中教學檢查、期末考試安排，監考的落實以及聽取教師對教學管理工作的建議，最后是與其它系部的教學秘書保持良好的關系，這樣不僅有利于教務處開展工作，并且可以真實的反饋各個系部的教學信息和存在的問題，必須迅速與相關領導聯系，向有關方面反應，及時的解決問題。由此可見，教務秘書必需具有良好的協調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關系，才能順利地開展工作。
3 教務秘書工作中的新問題
高校教務秘書承擔繁重的教學任務，在教學管理中具備重要的作用。但是教務秘書工作內容繁雜、不易量化，非�，嵥�，且工作難度和業績不易體現，因此教務秘書往往不被重視。
在工作、學習和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對于教務秘書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處于劣勢地位，高校在教務秘書的出路和未來發展問題上缺乏相關政策。因此，教務秘書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。
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