淺析醫院電子檔案治理

淺析醫院電子檔案治理

隨著計算機技術和普遍使用和醫療技術的迅猛發展，電子檔案在醫院檔案工作中所占的比例越來越大，發揮著日益重要的作用。加強醫院電子檔案的治理和利用，對于進步醫院檔案治理水平，促進醫院可持續發展具有重要意義。
　　
　　1 醫院實行檔案治理計算機化的必要性
　　
　　1.1 隨著醫院治理向科學化、現代化、標準化發展，醫院各方面對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、正確、系統地提供翔實、豐富的檔案信息，這為醫院實行檔案治理計算機化創建了良好的外部環境和機遇。
　　1.2 近年來，醫院辦公自動化迅速普及，醫院大多數文件資料和醫療信息都通過微機打印，產生了越來越多的電子文件。假如不對電子文件施行有效的治理，而只是固封于對紙質文件的治理上，那么對海量的信息進行紙質存儲以及從海量的紙質文件中找出所需要的信息將不可能的事。而電子檔案因其可共享性和信息的可操縱性，可以提供方便、快捷的查詢、復制及數據交換等功能。
　　1.3 傳統的檔案治理方式已經不適應現代醫院治理的需要。傳統的檔案治理由于檔案治理職員配備隨意性大、業務素質參差不齊、部分之間文件材料的收集職員沒有建立起良好的協作關系、檔案治理制度不夠健全、標準不一、缺少具體規劃等原因，缺乏完整性、同一性和涵蓋性，從而造成檔案治理效率低下，利用率很低，檔案治理水平不能與醫療業務同步發展，影響了醫院治理水平的進步和業務技術的發展。
　　
　　2 電子檔案的基本特點
　　
　　相對于傳統的紙質或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。只有捉住這些主要特征，才能更好的對其進行有效的治理和利用。
　　2.1 虛擬性。我們現有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤或磁帶，而電子檔案是存儲在計算機網絡之中，其信息形態是數字化的，在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。
　　2.2 可分離性和易變性
　　電子文件可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發生任何變化；還可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者；還可把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，在需要時再裝配起來。同時，由于電子文件信息與載體的可分離性，使電子文件的增、刪、改十分簡便且不留痕跡，由此也造成電子文件操縱不當而易丟失，或不留痕跡被篡改。
　　2.3 集成性
　　文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，甚至通過超文本鏈接、跨庫關聯等方式擴展內容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電子文件的信息形態及其組成要比紙質文件等復雜得多。
　　2.4 時效性強，周期短。檔案整理是一個浩大的工程，需要耗費大量的人力物力。而數字檔案則通過網絡采集、數字化治理、電子郵件聯系等新的技術手段和方式，大大減輕了勞動強度，縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯誤或更新資料都十分方便，可以反映最新的情況。
　　2.5 加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。電子檔案在資源加工、整理上有特定的同一標準，如同一的壓縮化、編碼技術、視頻格式、瀏覽平臺等，它依托互聯網服務，不同部分的檔案是可以共享的，并可以實現跨庫關聯和檢索。數字化的編輯出版方式，可以收集到大量的資料，有效避免了過往由于編撰時間太長遺漏過多的現象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術上，電子檔案是智能化的，在非常短的時間內為用戶提供最為滿足的信息。
　　
　　3 醫院電子檔案的治理和利用
　　
　　3.1 電子檔案的收集。只要是醫院在工作中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集保存。主要包括以下幾種文件類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其它文件（圖形文件、數據庫文件、超媒體銜接文件等）。醫院電子文件的收集既要保證其系統完整，又要保證其原始性和有效性。由于電子文件具有分散性，每個部分、科室和工作職員都有可能是電子文件的形成者，因此，醫院需建立完善的治理制度，明確各自職責，實行目標治理，通過分工合作，完成電子文件的收集工作。鑒于電子文件的特殊性，在收集電子文件的過程中要留意以下兩點：一是電子文件一旦定稿，應設置為只讀形式，不答應再修改；二是電子文件形成后，應及時收集；對需要長期才能完成的項目，要分階段積累回檔。
　　3.2 電子文件的整理與回檔
　　在做電子文件的整理與回檔工作時，必須要有同一標準。醫院應責成檔案治理部分，嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、回檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到回檔等工作有序可循。在此基礎上，檔案治理職員要將各部分傳輸過來的具有保存價值的電子文件，按照一定的原則和方法，進行分類、排序、編目等整理工作。電子文檔進行集中處理、確定檔案屬性后，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上，以便長期保存。在整理回檔過程中要留意以下三點：一是在無論利用何種途徑回檔，必須由電子文檔形成科室按同一格式編目整理后，傳輸給檔案治理科室，不能由檔案科室自行從網上下載，以保證電子文檔形成部分對其數據的真實性、正確性負責。二是電子文件在移交時，應做可靠性鑒定、可讀性鑒定和密級鑒定。三是回檔的電子文件應是終極版本，不能有任何增減刪改。
　　3.3 電子檔案的利用
　　電子文件回檔后，即成為電子檔案。電子檔案在做好保管的條件下，其治理效能主要體現在利用上，為醫院的建設和發展服務。電子檔案的利用一般有三種方法：（1）提供拷貝。電子檔案具有良好的復用性，檔案治理部分可以通過移動硬盤、軟磁盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案。（2）網絡傳輸。通訊與計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境。通過計算機網絡進行遠間隔傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫院遠程會診提供了技術支撐。（3）直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。其特點是可以減少大量的治理工作，為利用者提供技術支援，使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。在電子檔案的利用過程中，要留意以下三點：一是確定電子檔案使用權限，查閱職員只能查閱本人權限之內的電子檔案，如需查閱超越權限的電子檔案，需經有關部分同意。二是強化電子檔案密級治理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是采用通訊傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密匙進行定期或不定期的更換。
　　
　　4 醫院電子檔案治理應留意的幾個題目
　　
　　4.1 建立檔案兩套制治理，確保電子檔案的使用安全。目前，在現有技術條件下，結合醫院實際情況，紙質檔案與電子檔案將會并存很長時間，所以要建立檔案兩套制治理，以確保數據安全。在檔案整理回檔過程中，應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄

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