會計軟件中設計反記帳功能探討

會計軟件中設計反記帳功能探討

摘要：反記帳功能在電算化會計信息系統經濟業務處理發生錯誤等情況下有著無可替代的作用。當然，作為會計軟件的一個非常用功能，對其使用必須設置嚴格的限制條件。反記帳過程的數據處理設計一般可以采用在未記帳憑證庫中保留已記帳憑證記錄，或者將未記帳憑證庫與帳薄數據庫合而為一 ，只設置一個統一的記帳憑證庫兩種方法。

關鍵詞：會計軟件、反記帳、使用限制條件、數據處理

無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據已審核的記帳憑證登記帳薄，稱之為記帳，而反記帳則是將已經登記入帳的會計數據予以取消，使之恢復到記帳前的狀態，它是記帳的逆操作，也是電算化會計系統中才有的一個概念。會計軟件中要不要設有反記帳功能，一直存在激烈的爭論。因此即使會計軟件界在功能設計上借鑒成風的今天，反記帳功能卻遭遇迥異，金蝶第一個吃了螃蟹，在其“會計風暴”中加上了反記帳功能，而用友、安易等老牌會計軟件商則不以為然，拒絕反記帳功能在其軟件上“安家”。他們認為會計數據記帳后就不能修改，唯其如此，才能保證會計信息的質量和可信度，在人們對電子會計數據能否作為審計依據還存在種種爭議的情況下，反記帳功能將更加給人以一種不安全感。筆者認為，反記帳功能是電算化會計系統經濟業務處理結果發生錯誤時予以修正的理想方式，只要在設計時能充分考慮到其各種不足，對其使用設置嚴格的限制條件，就完全可以使其成會計軟件功能的一部分。

—、反記帳功能的作用

反記帳功能在下述情況發生時，有著無可替代的作用：

1、大量的錯誤憑證被登記入帳 這種情況在電算化會計系統投入使用初期，尤其在試運行期間，非常容易發生。如果沒有反記帳功能，則只能編制大量的錯帳更正憑證予以更正，從而導致帳薄中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用；也不利于審計工作的進行----當審計人員查到一筆又一筆的錯帳時，它們也許在后續的憑證中進行了更正，這種情況大量出現時，會使審計人員對錯弊產生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如果有反記帳功能就可以先取消記帳，把錯誤憑證全部修正后再重新記帳，帳薄中的冗余信息就可以大大減少，帳薄信息就會簡潔明了，便于利用。

2、帳證不符 手工會計中由于會計人員的粗心，常常發生過帳錯誤，導致帳證不符，這時一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統中，記帳實質是將記帳憑證庫的有關數據轉入帳簿數據庫中，而且正式過帳前要先對所記帳憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以帳證一般是相符的。但是當電算化會計系統遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計帳簿數據的計算機硬盤扇區遭受物理損害，或者帳簿數據庫在沒有啟動電算化會計軟件的情況下被人為非法篡改，這就完全可能導致帳證不符。無論是帳簿錯誤還是憑證錯誤，或者帳證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記帳。如果憑證數據正確，僅僅是帳簿記錄有誤，取消錯誤的帳簿后將正確的憑證轉入過來即可；如果是憑證有誤，則不管帳簿記錄是否正確均應先取消帳簿記錄數據，再對錯誤憑證一一進行修改，審核無誤后重新登記入帳。

3、記帳過程意外中斷 在手工會計中，這也許不成為一個問題，記帳人員只須隨后續接下去登記就可以了。但在電算化會計系統中，記帳是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記帳過程被意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經登錄了多少張憑證，因而也就無法在系統恢復正常后續接下去記帳了。也許從理論上說，對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢帳簿數據庫記錄等方法，獲知記帳過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說，這是不現實的。而且即使獲知意外中斷時已登記的憑證數，會計軟件也不允許續接記帳，唯一的辦法就是設置反記帳功能。對此，《會計核算基本功能規范》也規定，會計軟件“應當具有在計算機發生故障或者由于強行關機及其他原因引起內部和外部會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能”。這里的最近狀態就是對最后一次記帳進行反記帳后的狀態。

二、反記帳功能使用條件設計

反記帳功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才能使用。如果濫用反記帳功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為反對在會計軟件中設計反記帳功能的理由。因此，對其使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：

1、操作者必須是得到系統管理員授權的原記帳人 在電算化會計系統中，記帳人員應對帳簿的正確性負完全責任，誰記帳有誤就只能由誰負責修正。反記帳功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤帳簿記錄以后重新正確記帳，從本質上講，它也是對錯帳的一種更正行為。為了保證記帳操作的嚴肅性，避免濫用反記帳功能，操作者必須同時得到系統管理員授權才能實施反記帳。

２、只能在結帳前進行 結帳就是在本期經濟業務全部處理完畢，并被認為正確后予以封帳，使本期的經濟業務固定下來。進行結帳操作就意味著本期已經沒有經濟業務需要處理，因而不但不允許輸入本期的記帳憑證，也不允許對本期經濟業務進行記帳和反記帳。

3、只能按憑證號或日期逆序連續進行 記帳是按日期和憑證號順序進行的，只有按其逆序連續取消帳簿數據庫的記錄，才能保證重新記帳的正常進行。這就意味著，反記帳的范圍應該以帳簿數據庫的最后一條記錄或者說是最后一張已記帳憑證為起點，依逆序前溯定位，來確定反記帳的記錄數，而不能允許從帳簿數據庫中間任意抽取幾條記錄（不管是否是連續）作為反記帳的范圍。

三、反記帳過程的數據處理

反記帳是記帳的逆操作，從某種意義上說，它也是記帳的一

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