淺論會計電算化信息系統的內部控制

淺論會計電算化信息系統的內部控制

一、加強會計電算化信息系統內部控制的必要性
計算機在會計領域廣泛應用不僅改變了傳統會計核算手段，使數據處理更快更準確；而且節約了人力、物力，提高了會計工作效率。但會計電算化信息系統同時也改變了會計核算程序、數據存取方式和存儲介質，改變了某些與審計線索有關的關鍵因素，對企業管理提出了更高的要求。為了保證會計信息的真實、正確、完整與及時，保證會計處理程序與方法符合國家會計制度的有關規定，保護企業單位財產的完整性，企業必須建立健全會計電算化信息系統內部控制制度。
（一）操作和存儲形式的變化加大了會計信息系統的風險。在手工會計信息系統中，會計人員之間很自然地形成一種相互制約、相互監督關系；會計核算信息記錄在紙上，直觀性較強，不同的筆跡也可作為控制的手段；記錄在憑證、賬簿、報表等紙介質上的會計記錄其勾稽關系較為明確；而在電算化信息系統中，易于辨認的審計線索，如筆跡、印章等已無處可尋；會計信息被存儲在磁盤、軟盤等磁介質上，容易被改動且不易被發覺；磁介質易損壞，會計信息存在丟失或毀壞的危險。
（二）內部稽核作用被削弱。在手工會計信息系統中，每筆業務操作都必須嚴格遵循監督制約機制，如業務經辦與授權批準控制、收付款項與會計記錄分離控制等，形成嚴密的內部牽制制度。會計電算化后，許多業務處理程序由計算機完成，一些內部牽制措施無法執行，導致內部控制效率降低，內部稽核的作用被削弱。
（三）會計工作質量依賴于計算機系統的可靠性和會計人員的操作水平。手工會計信息系統下，會計工作質量取決于會計人員的專業水平和職業道德水平。傳統會計信息系統建立在大量實踐的基礎上，積累了豐富的實踐經驗，并形成了一整套完整的管理制度。在會計電算化信息系統下，操作環境的改變使傳統內部控制方法難以發揮作用，會計工作質量與計算機系統的可靠性和會計人員的操作水平關系密切。一旦系統由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓。
二、會計電算化信息系統的一般控制
一般控制又稱普通控制，包括組織控制、授權控制、職責分工控制、業務處理標準化控制、軟件與數據文件安全保密控制等。
（一）組織控制。即在會計電算化信息系統中，通過劃分不同的職能部門實施內部控制。如將財務部門按照職能分為系統開發部門和系統應用部門。
（二）授權控制。即通過限制會計電算化信息系統有關人員業務處理的權限，實施內部控制。如系統開發部門承擔系統軟件的開發和日常維護工作，不能運用軟件進行日常業務操作；系統應用部門只能應用系統軟件進行日常業務處理，不能對系統軟件進行增、刪、修改。以保證系統內不相容職責相互分離，保證會計信息處理部門與其他部門的相互獨立，有效減少發生錯誤和舞弊的可能性。
（三）職責分工控制。建立崗位責任制，明確各工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。應明確規定不相容職務相分離，如系統管理員、系統操作員、憑證審核員、會計檔案保管員等職務不相容，必須明確分工，責任到人，不得兼任。
（四）業務處理程序控制。即通過明確有關業務處理標準化程序及相關制度，實施內部控制。如規定錄入憑證必須有合法、合理、真實、有效的原始憑證，而且要手續齊全；記賬憑證必須經審核后才能登賬；錄入人員不能反審核或反過賬等。
（五）安全保密控制。即通過嚴格執行會計軟件與數據的維護、保管、使用規程和制度，達到內部控制目的。會計電算化信息系統中內部控制既要防止操作失誤造成的數據破壞，也要防止人為有意的數據破壞。為保證會計軟件與數據文件不丟失、不損毀、不泄露，不被非法侵入，可采取設置口令、密碼、保存操作日志、對數據文件定時備份并加密等手段。同時，還要防止病毒對會計軟件的破壞。
三、會計電算化信息系統的運行控制
運行控制又稱應用控制，包括輸入控制、處理控制和輸出控制、軟件的與數據的安全保密控制等。運行控制是為了使會計電算化信息系統能適應電算化環境下會計處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施，是為保證會計系統運行安全、可靠的內部控制制度和措施，其目的是確保會計數據的安全、完整和有效。
（一）輸入控制。輸入控制的主要目的是保證輸入數據的合法性、完整性和準確性。輸入控制的方法有：（1）授權審批控制。為保證作為輸入依據的原始憑證的真實、完整，在輸入計算機前必須經過適當的授權和審批。（2）人員控制。應配備專人負責數據錄入工作，同時采用口令加以控制，并對每個會計軟件用戶建立詳細的上機日志。（3）數據有效性檢驗。包括建立科目名稱與代碼對照文件，以防止會計科目輸錯；在系統軟件中設置科目代碼自動檢驗功能，以保證會計科目代碼輸入的正確性；設置對應關系參照文件，用來判斷對應賬戶是否發生錯誤；試算平衡控制，對每筆分錄進行借貸平衡校驗，防止金額輸入錯誤。
（二）處理控制。處理控制的主要目的是保證數據計算的準確性和數據傳遞的合法性、完整性、一致性。處理控制主要針對業務處理程序、處理方法進行控制，如業務處理流程控制、數據修改控制、數據有效性檢驗和程序化處理檢驗。（1）處理流程控制。會計業務處理具有一定的時序性，如憑證在審核之前不能做登賬處理，記賬后才可以出報表等。通過對業務處理流程的控制，保證業務處理的正確性。（2）數據修改控制。通過對數據修改過程的控制，防止業務處理的隨意性，降低舞弊發生的可能性。如對于尚未審核的記賬憑證，允許任意修改；但對已經審核的記賬憑證，則不允許在原記賬憑證上直接修改，以體現“有痕跡修改“的原則。對已結賬的憑證與賬簿，系統不提供更改功能；而且，記賬憑證錄入人員不能被授予反復核、反過賬、反結賬等權限。
（三）輸出控制。輸出控制的主要目的是保證輸出數據的準確性、輸出內容的及時性和適用性。常用的輸出控制方法有：檢查輸出數據是否準確、合法、完整；輸出是否及時，能否及時反映最新的會計信息；輸出格式是否滿足實際工作的需要；數據的表示方式等是否符合工作人員的習慣；只有具有相應權限，才能執行輸出操作，并對輸出操作進行登記，按會計檔案要求保管等。通過這些輸出控制方法，限制會計信息輸出，保證會計信息的安全。同時，要嚴格按照財政部有關規定的要求，由專人負責會計檔案管理；做好防磁、防火、防潮、防塵與防毒工作，重要會計檔案應雙備份，并存放在兩個不同的地點；如果采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查、定期復制，以防止由于磁性介質損壞導致的會計檔案丟失；

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