事項會計理論改造會計信息系統的構想

事項會計理論改造會計信息系統的構想

事項會計理論改造會計信息系統的構想

摘要：會計信息系統的改造必須結合整個管理信息系統的改造，本文認為，事項會計理論的應用應該由會計信息系統拓展到整個管理信息系統。不僅會計信息系統以事項會計為設計基礎，而且整個管理信息系統也以事項會計為設計基礎。事項憑證的設計是事項會計管理信息系統設計的關鍵。

關鍵字：事項會計 事項憑證 會計信息系統 管理信息系統

信息技術引起的變革浪潮正在沖擊著會計的海岸線。在20世紀70年代,它徹底地沖擊著工業界,80年代它又蕩滌了服務業,90年代會計界又接受了它的洗禮(Ｅｌｌｉｏｔｔ,1992)。本文將以信息技術發達的網絡時代為背景,討論現行會計信息系統的改造。

一、現行會計信息系統改造的起因

（一）現行會計信息系統構筑在以“委托責任”為目標的財務會計的基礎上，在為決策提供有用信息方面存在著先天不足

會計學術界對財務會計目標的認識存在“受托責任觀”和“決策有用觀”兩種觀點。一般認為“受托責任觀”著眼于財務會計的傳統角色,強調財務會計應反映經營者的履約責任;而“決策有用觀”則是著眼于財務會計的現代角色,強調財務會計應為資本市場的投資者提供決策有用的信息（胡玉明，《外國經濟與管理》，2002）。根據“受托責任觀”,財務會計的目標(通過財務報表完成)是反映受托者對受托責任的履行情況，至于財務報表信息使用者能否利用財務報表所提供的信息做出投資信貸等決策則不作考慮。因此,以“受托責任”為目標的財務會計是難于提供對決策有用的信息。主要表現在以下幾個方面：

1.企業在正常經營活動中產生的業務數據中有部分能以貨幣計量，有部分難以用貨幣計量。當前會計信息系統只反映貨幣性信息，那些非貨幣性信息往往被忽略，無法滿足會計信息使用者在決策中對非貨幣性信息的需求。

2.不同的會計信息使用者有不同的信息需求。如企業的債務人可能希望看到以收付實現制收集、處理的會計信息；稅務機構可能希望看到用計稅基礎收集、處理的會計信息。但當前會計信息系統往往只能提供一種會計信息（除非會計人員不怕辛苦開設多套帳）。因此，會計信息系統如無法提供“會計頻道”供使用者選擇，是無法滿足不同“口味”使用者的需求。

3.盡管目前信息處理的手段十分先進，但會計信息系統仍然按照手工會計的模式加工處理會計數據，提供高度濃縮的信息，而大量有用的原始信息往往被犧牲掉。這些高度濃縮的信息是無法滿足企業管理者的決策需要。

現行會計信息系統構筑在以“委托責任”為目標的財務會計的基礎上。盡管有先進的信息技術作為支撐，但在為決策提供有用信息方面仍存在著先天不足。根據Ｂｅａｖｅｒ的理論,會計信息僅僅是信息使用者所能獲得的諸多信息中的一種,會計信息與其他渠道的信息(如財務分析師、媒體、公司管理人員的披露等)存在著競爭關系,這就是信息競爭理論,會計學家正在與其他信息渠道展開競爭(Ｂｅａｖｅｒ,1973)。如果會計信息系統提供的信息無法滿足使用者的需求，就意味著失去顧客。沒有顧客,會計信息系統也將失去其生存的能力。故此，美國有的會計學者對會計提出了“21世紀是否還需要會計”的質疑(ＫｅｅｇａｎａｎｄＰｏｒｔｉｋ,1995)。因此，改造現行會計信息系統，增強其提供決策有用信息的能力是很有必要。

（二）現行會計信息系統與業務過程相分離，出現“會計信息孤島”現象

為了便于收集和處理各方面的經濟信息，現代企業的管理信息系統按功能分為多個子系統，如會計信息系統、銷售業務系統、采購業務系統等。這些功能各異的系統按不同的方法、標準和傾向收集及處理經濟信息，每個系統都有自己業務數據庫。由于對經濟信息收集、處理的方法、標準、傾向不同，各個系統的之間難以進行信息的交換和共享，因而在企業管理信息系統內形成一個個“信息孤島”�！靶畔⒐聧u”現象帶來兩個問題：一是業務數據在不同的系統中重復收集、存儲，造成了數據冗余，增加了企業的信息管理成本，浪費了資源；二是業務數據分散存儲，影響了企業對管理信息的使用。

現行會計信息系統與業務過程相分離，其收集和處理的信息以貨幣性的財務信息為主，與其它業務系統收集的信息有較大的差異，造成業務活動的資金信息與業務信息相脫離，出現了“會計信息孤島”現象。要消除“會計信息孤島”現象，必須將會計工作融入企業的業務工作，使會計信息系統與業務過程相融合。按目前會計信息系統的設計模式以及整個管理信息系統的設計模式，做到這一點是十分困難的。

二、現行會計信息系統改造的目標

要對現行會計信息系統進行改造，首先要有明確的目標。前文所述，促使現行會計信息系統進行改造原因是缺乏提供決策有用信息的能力和存在“會計信息孤島”的現象。因此，筆者認為改造的目標是增強會計信息系統提供決策有用信息的能力和消除“會計信息孤島”的現象。改造后的會計信息系統應具有以下特征：

1.集成業務信息與財務信息的收集與處理

現行會計信息系統只采集了業務活動數據的一個子集：以貨幣計量的財務信息。這些信息能滿足編制財務報表的需要，卻不足以滿足決策者管理整個企業活動的需要。改造后的會計信息系統不僅應能提供傳統的財務信息，還應能提供其它業務信息，以支持企業日常運轉、決策、控制和預測。

2.在會計信息系統中嵌入業務處理規則

現行會計信息系統與業務過程相分離，而且只處理業務過程所發生的財務數據，這樣會導致會計人員與業務管理人員之間產生隔閡。業務管理人員可能會在與會計人員缺乏溝通的情況下，改變業務過程的本質，而實踐中也確實發生過類似情形。這樣會計工作也就變成了與業務過程相對脫節的“秘密”工作。會計人員直接關注實際業務過程 ,有助于通過事前預防來控制業務處理風險。如果會計人員遠離實際業務過程 ,他們就只能通過事后檢查來控制風險。這樣，會計人員實際上只是控制會計系統中的信息處理風險，而不是實際業務處理本身的風險。在會計信息系統中嵌入業務處理規則，有助于會計人員了解解決“業務問題”所需要的企業的戰略、業務過程、組織結構、計量標準和信息技術的使用情況。從而避免會計人員因無法得到所需要的信息，而將自己的視野局限于“會計問題”而不是“業務問題”；避免業務過程管理與會計工作脫節的現象。

3.信息的實時采集、處理、存儲和傳輸

會計信息系統在處理企業業務活動時，實時采集、處理、存儲和傳輸財務數據與非財務數據。這一點在電子商務蓬勃發展的今天顯得尤為重要。電子數據交換技術（EDI）將商業信息以標準格式在不同商務組織的計算機系統間進行自動化數據傳遞，將貿易的定貨、生產、運輸、銷售和結算各個環節有機地聯系起來，完成運輸、銀行、稅務等部門在內的全部業務過程的數字化、自動化。這為會計信息系統實現信息的實時采集、處理、存儲和傳輸提供了物質條件和技術基礎。信息的實時采集、處理、存儲和傳輸，將大幅度提高會計信息的及時性和相關性，也使會計人員能夠直接關注實際業務過程，從而有助于通過事前預防來控制業務處理風險。事前控制是最佳的控制風險時機，它使會計人員能夠直接控制業務處理的風險。而事后檢查控制只能使會計人員控制信息處理的風險，大大降低了會計人員在企業管理中的作用。

4.收集、儲存業務事件的原始數據，支持多種信息輸出要求

會計信息系統應收集、儲存業務事件的原始數據，即大部分事件數據都以原始的、未經處理的方式存放。因此，大部分信息處理都是記錄業務事件的個體特征和屬性，而分類、總計和余額計算處理都放在報告查詢輸出階段。這使到信息處理環境更為簡單，不象傳統的會計信息系統的信息處理環境，不僅需要控制輸入，還需要控制復雜的分類、總計和余額計算處理過程。由于直接記錄事件的屬性，使到會計人員的控制手段更為直觀，控制的關鍵只是確保業務事件記錄被及時、完整和準確地記錄在正確的文件中。

會計信息系統可以按照信息客戶的需求對原始數據處理并輸出。改造后的會計信息系統對原始數據的收集、儲存、處理和輸出的方式不同于傳統的會計信息系統的方式。傳統的會計信息系統是目標驅動：即要求企業數據應被加工成什么形式，企業數據就以該種形式進行收集、存貯和使用。改造后的會計信息系統以事項驅動（event－driven），即不要求企業對會計信息進行選擇、加工和處理，而是記錄、維護和報告企業經濟活動的事項信息，當使用者需要某項專用信息時，由使用者自己對其進行處理。

三、現行會計信息系統改造的思路及其可能帶來的問題

綜觀會計信息系統二十多年的發展歷程，我們發現：現代信息技術的發展無疑對會計信息系統產生深遠的影響，但它并沒有直接給我們指出會計信息系統改造的思路。而三十多年前喬治·索特教授在《論會計基本理論》一書中提出的事項會計理論卻直接給我們指出了改造現行會計信息系統的思路。

事項會計理論認為財務會計目標在于提供與各種可能的決策模型相關的經濟事項信息 ,與決策相關的事件的信息應盡量以其原始的形式保存。會計人員的任務只是提供有關事項的信息，而讓信息使用者自己根據其決策需要加工產生所需要的適用的事項信息，并將其運用在決策模型中�！笆马棥保╡vent）是指對一項活動（action）特征的可行觀察結果，一項活動可有一個或多個計量屬性，確定活動的屬性并加以計量是會計的任務之一。事項會計采用多種計量屬性反映事項各方面的特征，多維地揭示經濟事項的價值和非價值方面的信息，因而事項信息具有全面性、完整性及冗余量少的特點。

事項會計理論給我們的啟發是會計信息系統應該提供“原汁原味”的事項信息，以滿足信息使用者運用決策模型進行決策的需要。建立在事項會計基礎上的會計信息系統，將能提供不同計量屬性的事項信息，極大地滿足信息使用者的需要，同時，全面反映業務活動的事項信息可為其它業務系統所調用，從而有效地消除“信息孤島”現象。

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