資產管理電算化淺議

資產管理電算化淺議

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　　摘要：為了規范單位固定資產管理，將管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，提高固定資產核算的工作效率和工作質量，我們必須依靠現代化的電算化。固定資產是財務管理和企業管理的重要內容，固定資產的正確核算與嚴格管理對企業的生產經營意義重大，固定資產的管理電算化工作就顯得尤為重要。

 

　　關鍵詞：資產管理；電算化管理；資產核算

 

　　企業資產是國家的重要財富，是企業生產活動中的重要勞動資料，多少年來企業的固定資產核算一直延用傳統的手工核算方式，管理手段落后，其存在的問題是：1、核算速度慢，查找卡片不方便2、不便于分析考核固定資產使用情況3、不便于固定資產綜合利用分析針對以上問題，我們必須靠現代化的電算化，才能將管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，提高固定資產核算和管理的工作效率和工作質量。為了規范單位固定資產管理，響應地勘局要求我隊決定自2006年初啟用金算盤資產VPS.eAM版本（2.30）管理軟件。此軟件的啟用，從管理規范上符合地勘單位對資產的分類標準，計提折舊實現自動計算并符合國標折舊年限，減少了管理者手工計算的勞動強度。本人負責的全隊固定資產原值達5366.9萬元，共計686臺套，沒有電算化之前光是每月計提折舊就要化上一個星期的時間，電算化后只要一天就可完成當月的折舊的計提，同時避免了計算出錯。

 

　　一、電算化固定資產的優越性

 

　　1、固定資產實行電算化的作用與意義我單位固定資產的特點是種類繁、數量大、使用單位和地點變化大。根據這一特點要把固定資產管理好、運用好 充分發揮利用效率，必須采用電算化來完成。

 

　　固定資產實行電算化管理作用在于：（1） 財產管理信息化（2） 財產管理規范化（3） 財產管理便捷化固定資產實行電算化以后，由于及時準確地掌握了固定資產數量、性能和使用狀態，就可以開展經常性的分析，做到合理調劑使用固定資產，對已超過使用年限，折舊足額提取，又不能提高經濟效益的固定資產隨時進行封存或清理報廢。本人手工做時要一個賬頁一個賬頁仔細核對，曾因為疏忽大意凈值出現了紅字，再做調賬處理。資產電算化后會有提示，避免此類錯誤的發生。

 

　　2、可以快捷方便查找固定資產資料

 

　　3、方便考核固定資產使用情況和利用率

 

　　4、及時掌握固定資產計提折舊情況

 

　　5、提供了資產在運營過程中經歷的申請、分配、變更、維護、報廢等多個管理環節，產品功能簡約、實用，操作方便、界面精美。

 

　　6、金算盤資產管理系統提供的具有國際標準的強大的分類代碼，隨時查詢資產分類、單位信息、規格型號、資產編碼等多種信息。

 

　　二、手工管理資產與電算化管理資產的差異

 

　　固定資產作為企業的一項重要資產，種類繁多，規格不同，用途各異，是企業進行經營活動必不可少的物質條件，也是企業生產能力和未來獲利能力的重要因素。固定資產的管理與核算由企業的設備與財務部門分別進行，企業的每個部門都有各自的固定資產，使用部門要對其進行管理與維護。企業各部門對固定資產管理的目標、側重點及要求各不相同，使得管理的數據及報表內容存在差異，極易出現填寫不全、賬實不符等情況。由于信息分散，一致性差，造成管理的脫節與漏洞，乃至丟失。

 

　　固定資產核算重復、繁瑣，工作量大，綜合查詢和統計報表不但數量多，而且各種要求高，手工處理不但效率低，正確、準確性無法保證，存在很大缺陷。固定資產在企業總資產中所占比重較大，數據結構規律性強，適于電算化處理。筆者所在單位管理的資產達近6仟萬元，涉及8個法人單位，采用電算化核算與管理固定資產，利用其強大的數據處理能力，對數據信息集中保存，規范化處理，細化核算，既能及時反映固定資產增減變動及使用情況，又能將筆者從繁重的手工記錄、核算、數據轉抄、手工編制各種報表中解脫出來，提高工作效率。根據需要輸入查詢條件，即可生成各種管理報表，提供準確管理資料和信息，提高固定資產使用效率。手工管理固定資產計提折舊，由于條件所限，為減少核算工作量，提取方法較粗略，只能采用綜合分類法計提折舊，直接影響損益結果，不能滿足企業管理的要求。實行固定資產核算與管理電算化，采用單項計提折舊的方法，提高了折舊計算的準確性。

 

　　三、電算化對資產核算的好處

 

　　固定資產核算包括初始數據錄入、變動資料錄入、計提或轉回固定資產減值準備、折舊的計提及分配等項核算。

 

　　1、 固定資產通過建立卡片，給每項固定資產一個編碼標識，可以完整保留每項固定資產的全部信息。記錄的詳細資料是固定資產核算的依據。系統可以根據錄入的有關業務資料自動生成相關的記賬憑證。

 

　　2、金算盤資產管理系統投入使用后，當固定資產信息發生變動時，如部門變更、原值的增減等及時調整，系統據以進行處理。

 

　　3、 固定資產折舊提取與分配是日常處理的一項重要內容。由于在系統初始設置時，已對相關內容進行設置，并且可按每項固定資產計提折舊。解決了手工時按類籠統折舊的不真實、不準確性。

 

　　四、資產管理電算化程序

 

　　單位實行資產管理電算化，為達到以上要求，電算化基礎工作需完成以下程序：

 

　　1、申請及審批管理：資產購買環節、維護環節、報廢等多個環節的申請及審批管理，形成多級嚴格審批的管理流程。使資產管理真正實現“分級管理、授權經營、分工監督”。

 

　　2、資產登記管理：資產登記是一項最基礎又最重要的工作，通過資產登記管理。

 

　　3、資產變動管理：記錄資產在使用過程中一些主要使用屬性的變化。準確、靈活的提供詳細的全程追蹤管理，隨時掌握資產使用的變動軌跡。

 

　　4、資產維護管理：加強對貴重精密儀器設備等資產的日常管理與維護，幫助企業減少停工時間，降低總體維護成本、提高設備性能、降低資產投資。

 

　　5、附件登記管理：可實現對一些低值易耗品、附加物品或組件物品的管理，詳細管理附件物品的使用的單位、部門、職員、數量金額等基礎信息。

 

　　6、附件變動管理：單位內部資產之間的附件變動。

 

　　資產是財務管理和企業管理的重要內容，固定資產的正確核算與嚴格管理對企業的生產經營意義重大，資產的管理電算化就顯得尤為重要。

 

　　「參考文獻」

 

　　[1]林瓏 淺析會計電算化對固定資產核算與管理的益處 《會計之友》 2006年第07期。

 

　　[2]劉學起 《集團經濟 》 會計電算化在固定資產核算中的管理和應用。

 

　　[3]金算盤資產管理軟件說明。

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