論檔案信息資源的開發與利用
【論文關鍵詞】資源；開發；利用
【論文摘要】本文分析了檔案信息資源開發中存在的主要問題，探討了利用檔案資源的方法和途徑；第一，豐富檔案資源的結構，建立起新的檔案信息資源體系；第二，加強檢索體系建設，建立檔案目錄中心；第三，推動檔案資源開發利用的自動化、網絡化建設；第四，拓寬檔案信息資源開發利用范圍。
檔案信息作為一種資源已成為共識,開發檔案信息資源服務和諧已成為檔案工作的一個中心課題，這是信息時代的要求,也是檔案事業發展的必然結果。
一、檔案信息資源開發的含義
開發檔案信息資源就是要在維護黨和國家根本利益的前提下，將館藏檔案信息盡可能挖掘出來、傳遞出去，發揮其應有的作用。具體地講，檔案信息資源開發是指對檔案信息進行加工、整理，并將蘊藏于檔案中有價值的、適應社會發展需要的各種知識、信息挖掘出來，最大限度的為廣大利用者服務，以提高檔案信息利用效率的一種知識信息整序和傳遞過程。
1、檔案信息資源開發對象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中的，經過加工整序的，處于日常保管狀態下的檔案。這需要實體提供相應的保障。當然，這也是檔案信息資源開發區別于其他開發的根本標志。
2、檔案信息資源開發任務是對靜態的檔案信息進行加工、處理和相應的信息輸出，直接滿足利用者的.需要。
3、檔案信息資源開發性質表現為一種高層次的智力勞動過程。
4、檔案信息資源開發系統的整體功能是縮短檔案信息的傳遞時間，廣泛迅速、準確地將檔案信息傳遞給利用者，從而最大限度地發揮檔案信息的效益和社會效益。
二、檔案信息資源開發存在的主要問題
1、館藏結構單一。據有關資料介紹，現在很多檔案館的館藏文書檔案所占比例偏大，而科技檔案、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結構，范圍狹窄，檔案資源不夠豐富。因為社會對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性。
2、案卷質量較差。由于原因，過去的檔案案卷質量不同程度地存在一些問題，質量不高的案卷自然會影響檔案信息開發利用，道理是顯而易見的。
3、檔案意識薄弱。檔案部門一直被認為是冷門單位，一部分檔案工作人員安于現狀，故步自封，陳舊落后的思想意識和精神狀態，嚴重影響了檔案工作的有效開展，阻礙了檔案信息的開發和利用。
4、檔案人員素質有待提高。檔案工作人員應隨著社會的發展而不斷提高自身的素質。但就目前情況來看，存在著專業知識匱乏、水平較低，素質較差，缺乏創新意識，觀念陳舊等問題，嚴重影響檔案管理工作。
三、開發利用檔案信息資源的方法和途徑
1、豐富并改善檔案信息資源的結構，建立檔案信息資源體系
檔案部門要加強檔案的接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足，內容豐富，結構合理，質量優化并富有特色的檔案信息資源體系。第一，從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案；第二，從檔案館來說，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制；第三，要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案征集工作，要想方設法收集散存在社會和手中的檔案資料；第四，要改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度；還要加強與專業檔案館、、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。
2、改進和更新檔案利用的方法與技術，加強檢索工具體系建設，建立檔案目錄中心
隨著檔案數量的增加和現代社會對檔案的利用需求，傳統的檔案利用方式與方法已不適應檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現代科學技術，特別是技術和現代縮微技術等。目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現象普遍存在，加強檢索工具應力求符合規范標準，館藏性、查找性、性檢索工具應配套，并能把館藏檔案的內容特征、形式特點和儲存地點揭示出來。各級檔案部門應建立檔案目錄中心，將本地區、本系統保存的檔案資料，通過實體分散、目錄集中的方法，實現檔案資源的共享。
3、積極創造有利條件，推動檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設
第一，重視數據庫和數字檔案資源建設。開展網絡檔案服務，同時，要把網上檔案信息資源的組織和整理放到重要位置，檔案數據庫和數字檔案資源建設越有成效，網絡檔案服務也就越有保證。第二，構建檔案網絡管理體系。創造條件加快文檔資源管理的網絡建設，完善一批內部局域網，加強館際合作，實現資源共享。第三，保證檔案數字化的質量，確保其完整、準確、系統，是網絡檔案服務的重要保證。
4、轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用范圍
首先必須樹立主動服務觀念、開放觀念、競爭觀念、協作觀念和觀念五種全新的觀念；其次是做好以下四個方面的工作：第一，在繼續搞好檔案信息資源開發利用工作，為機關、團體和企事業單位服務的同時，切實關注普通公民的需要，使檔案信息更多的為普通公民所利用；第二，在檔案信息的手段上，要打破常規，充分利用檔案部門信息開發的優勢，通過各種有效的傳播手段，擴大檔案館（室）在社會公眾中的影響；第三，要注重檔案館（室）新的社會功能的開拓，積極主動地參與到愛國主義、國情等精神文明建設活動中去，不斷放大檔案信息開發利用工作的社會影響。
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