談說企業電算化會計檔案管理
摘要：企業實行會計電算化以后會計檔案的內容發生了變化會計檔案管理的要求也隨之而變不管是計算機打印出來的會計檔案還是機讀備份文件程序文件都應根據其特點和重要程度分別采用不同的方法管理。
關鍵詞：電算化 會計檔案 管理會計
檔案是機關企業事業單位或其他經濟組織在經濟管理活動中產生的會計憑證會計帳簿和報表等會計核算專業材料會計檔案是會計活動的產物又是會計活動的客觀表現具有史料價值和查證分析作用在經濟管理活動和財務會計工作中的地位非常重要隨著企業單位在電算化方面應用的深入會計檔案管理越來越重要而且不斷被賦于新的內涵。
1、會計檔案管理的內容
按《會計檔案管理辦法》的定義會計檔案是指會計憑證, 會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料, 是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據實行電算化以后特別是一些企業對全球范圍內的分公司子公司實行集中核算財務業務一體化并配合電子商務的應用其會計檔案至少還應包括以下內容：
(一) 計算機硬盤軟盤磁帶磁盤陣列等磁性介質或光盤等其他介質存儲的只能以電子數據狀態保存的會計數據包括會計憑證會計賬簿會計報表包括報表格式與計算公式等數據和會計數據庫。
(二) 計算機系統檔案包括計算機硬件系統型號存儲空間和外部設備類型計算機操作系統及網絡操作系統會計電算化軟件系統名稱版本號, 與之配套的安裝光盤磁盤用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
(三) 業務基礎數據包括部門機構信息職員及其業績信息成本計算過程設置信息計劃或預算控制信息報表匯總合并方案客戶信息供應商信息等等上術內容中大部分都不是會計檔案管理辦法規定的會計檔案但是電算化以后特別是比較完整的會計信息系統建立之后要想充分發揮現代信息技術的優勢提高會計信息的利用效果這些內都是必不可少的。
2、會計檔案的管理
由于電算化會計檔案的內容發生了變化不同類型的會計檔案又有不同的特點管理上也有不同的要求
2. 1 紙質會計檔案的管理
《會計檔案管理辦法》第十二條規定采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案并對保存期限作了規定。這些紙質會計檔案包括憑證賬簿報表等,紙質會計檔案管理必須注意以下問題：
(1) 要有質量保證一些單位由于受條件限制會計憑證賬簿報表等的打印都使用老的針式打印機打印這樣打印輸出的紙介質會計檔案有的是達不到規定的保存期限的。對需要長期保管和永久保管的會計檔案一定要用高質量的紙張配于激光或噴墨打印機打印。
(2) 手續必須齊全機制記賬憑證除由制單人員復核人員簽章外還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管兼任會計電算化主管簽章收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章方可作為有效的會計檔案保管記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生必須連續現金銀行存款日記賬每天在計算機內登賬打印輸出的賬簿核對無誤后由出納人員記賬人員復核人員會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章。
2. 2 備份文件的管理
《會計電算化工作規范》及《會計檔案管理辦法》允許企業在征得同級財政部門同意后采用磁性介質等存儲會計數據不再定期打印輸出會計賬簿總賬現金日記賬和銀行存款日記賬除外備份文件是會計檔案的一個重要組成部分備份方法和次數應視企業會計業務量大小而定。
(1) 定期備份
業務量少的單位可選擇定期備份但每月不應少于兩次每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份本機之外的備份可將備份文件復制到軟盤U盤或刻錄到光盤上并使用兩套軟盤U盤光盤循環兩套機外備份文件應存放在安全防磁防火防潮防高低溫的場所且不在同一建筑物內以防發生意外。
(2) 自動備份
自動備份是在不需要人工干預的情況下由計算機自動將有關數據在指定的地方生成的備份有三種實現方式：一是通過使用一些特定的程序自動定期執行財務軟件或數據庫系統的備份功能對財務數據進行備份并將備份文件存放到指定位置;二是磁盤鏡像磁盤鏡像是計算機將數據寫入多個物理磁盤當有一個磁盤發生故障時仍能保證信息的可用性實現對操作系統和各種應用程序數據的備份;三是雙機熱備一般來講雙機熱備就是對于重要的服務使用兩臺服務器互相備份共同執行同一服務當一臺服務器出現故障時可以由另一臺服務器承擔服務任務從而在不需要人工干預的情況下自動保證系統能持續提供服務。
采用磁盤鏡像和雙機熱備方式所進行的備份備份內容最為完整既備份了財務會計系統整個數據庫系統的所有內容還備份了操作系統及其他在服務器上甚至重要客戶端上的所有內容但是這些方式也有其使用范圍的限制首先是需要大量的投資只有規模大數據特別多資金有保障的企業才可以采用其次是技術難度大單位必須要相應的專業技術人才才能保證其順利運行和及時維護。
其三為了保證數據隨時連續備份和一旦出現故障時備份文件能馬上被激活并使系統在最短的時間內恢復使用備份文件必須隨時處于在線狀態這就為此類備份文件的管理提出的特殊的要求。對人員配備和分工提出了特殊要求負責數據備份的操作員既是系統管理員又是在線的備份文件的檔案管理員這類人員應該既精通計算機技術又具有相當豐富的會計和管理專業知識。對備份設備要進行特殊管理備份設備中所存放的數據同正在運行的服務器中的數據一樣是企業多年營運情況真實記錄雖然只是一個副本其價值對企業來說仍然是不可估量的必須保證其安全完整和隨時可用。
雖然采用磁盤鏡像和雙機熱備方式備份的內容最為完整但在此基礎上利用財務軟件或數據庫系定期備份仍然是很有必要的。如果企業對硬件設施網絡系統操作系統數據庫系統財務管理軟件系統進行了更新或版本升級必須要確保到現在和歷史數據在新的系統中能夠進行查詢分析打印等操作并同時保存新舊兩個系統下歷史數據的所有備份。
2. 3 操作系統運用軟件財務管理
軟件等安裝程序的管理財務系統的備份文件只有在特定操作系統運用軟件和財務管理軟件的特定版本上才是可視的所以對操作系統運用軟件和財務管理軟件等的安裝程序的每一次變動都應制作至少一個副本, 注明軟件名稱購買日期適用環境版本號等作為會計檔案保存。保管期限應不低于其所生成的數據的有效期。
3、會計檔案的利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢通過整理可以利用歷年的數據對本單位本部門進行歷史會計數據的比較與分析從而為企業或部門決策者提供可靠的決策依據另外還可以看出本單位本部門甚至某一地區過去現在與將來的發展情況與發展趨勢使決策者在遵循市場經濟規律的前提下制定出適合自身發展的為規范改善經茗管理提高經濟效益我們還可以利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統以實現會計電算化會檔案的再利用。
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