電算化條件下會計檔案管理工作的新挑戰
摘要：電算化條件下，會計檔案管理工作面臨著諸多挑戰，文章指出電算化促進了會計檔案內涵的拓展;電算化提高了會計檔案的技術含量和知識含量;電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高;電算化條件下的會計檔案管理的科學性要求更高。
關鍵詞：電算化：會計檔案：新挑戰
一、電算化促進了會計檔案內涵的拓展
電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。主要由下列內容組成：(1)計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設備類型;(2)計算機操作系統(或網絡操作系統)型號;(3)財會電算化軟件系統的編程語言、數據庫系統類型;(4)軟件系統名稱、版本號;(5)與財會電算化軟件系統相配套的各說明書與使用手冊�？梢姡瑫嬰娝慊瘲l件下，由于計算機技術的應用和會計信息的數據化和程序化，會計檔案的載體本身發生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
根據財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
二、電算化提高了會計檔案的技術和知識含量
實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才能運行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關，會計電子檔案必須在相應的軟件環境支持下使用，現代科學技術日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦操作系統不斷更新換代，財務管理和會計電算化應用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術化、知識化和信息化。
三、電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高
準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極準確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設且賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進行連續、系統、完整的記錄、計算、反映和監督而形成的，要求較強的嚴密性和準確性。
然而，在會計電算化條件下，由于會計數據被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經濟業務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經授權的人員出于私利和不正當的目的有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。由于這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統而言，發現利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統的會計檔案要求要高�？梢姡捎诖判圆牧弦妆贿z失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。
四、電算化條件下的會計檔案管理的科學性要求更高
不論機關，還是各企事業單位，凡是實行獨立經濟核算的，都會形成會計檔案。所形成的專業材料也是相同的，都是會計憑證、會計賬簿和會計報表。每個單位每天在處理會計各項業務事項時，都會產生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會計檔案更有存貯價值，電算化會計檔案通過計算機系統的運營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數據處理系統的處理也更容易產生一些有決策參考價值的分析結果，可以為管理和決策提供較好的支持。
事實上，會計檔案是機關、團體和各企事業單位的財會部門在會計核算活動中自然形成的，并按一定規律科學的集中保存備查的專業文件材料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和年終決算等會計核算專業材料。這些專業材料內犯了大量的有價值的信息。在經濟預測和經濟決策中有重要的作用。首先，會計檔案是會計活動的產物，反映經濟業務的歷史記錄。由于會計檔案與經濟活動緊密相關它通過會計核算的專門方法，對經濟活動和財務收支，予以連續的記錄、反映和綜合分析，具有連續性和制約性的特點。從會計憑證到會計賬簿，最終產生會計報表，構成了一個完整的體系，直接反映機關、企事業單位的各項經濟業務，這種內容的特殊性，賦予會計檔案較強的專業性。因此可以說會計檔案是總結經營管理經臉的重要資料。其次，會計檔案是預測、決策經濟活動開展會計分析等項工作的不可缺少的重要依據。會計檔案完整地記載了經濟活動中各項指標，作為會計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經方針，編制預算、決算，節約經費，加強內部的經濟管理等都具有重要作用。再次，會計檔案是打擊經濟領域犯罪活動和落實黨的各項政策的重要的依據，是檢查、監督經濟活動的重要工具。會計檔案客觀地記錄了會計各項活動中的情況，在打擊經濟的犯罪活動中會計檔案無可辯駁地揭穿了一些經濟的犯罪活動的事實。從而維護了財經紀律保護了國家財產。會計檔案在落實黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會計檔案是經濟科學研究的可靠史料。它記錄了經濟活動的事實經過，記錄了經營活動的經驗及教訓，是有重要價值的史料。
會計檔案的作用是客觀存在的，而會計檔案作用能否發揮，取決于一定的條件下能否對會計檔案實行科學的管理。在會計電算化條件下，要管理好會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會計檔案信息源頭質量。另外在利用會計信息時，要嚴格辦理利用手段。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數就越多。需要科學地對不同版本的軟件和相應的檔案進行科學的分類、存儲、調用。檔案應專人專室管理;應制定嚴格的會計電算化檔案管理制度，如硬盤數據保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、調閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會計檔案的收集工作來看，電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內，把計算機財務軟件系統中的所有會計數據備份到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件儲存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等、計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統、財務軟件的編程語言、數據庫系統類型、財務軟件的系統名稱、版本號、財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
從電算化會計檔案的各運行環節的管理與保存來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專職負責會計電算化檔案管理，負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔任會計電算化檔案的管理職務。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會計賬簿、財務報表(包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表)應定期打印。其中，現金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會計資料必須按規定整理保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應實行“AB備份法”進行數據的備份，即對所有的會計數據進行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發生引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。檔案應保存在遠離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有所不同，就可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者認為電算化會計檔案除保存各版本的備份財務數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。
從電算化會計檔案的調閱來看，調閱的會計檔案會有兩種情況：(1)所調閱的會計檔案版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
從電算化會計檔案的移交因工作崗位調整而更換會計電算化檔案管理員時，要辦理移交手續。編制會計電算化檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計電算化檔案要由單位財務負責人監交，交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。從電算化會計檔案的銷毀來看，保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實施銷毀時，應當由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告單位負責人。
從電算化會計檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒內，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會計檔案的庫房一定要避開磁場，如遠離大功率的發電機等，軟盤不要接觸永久磁鐵;電算化會計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進人庫房，還要配備有滅火設備;為使盤片不變形，庫內溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應配有溫、濕度測量儀器和空調器，嚴格監測，及時調整;電算化會計檔案的庫房必須保證衛生清潔，為此要配備吸塵設備，嚴防灰塵對磁性介質的污染破壞。
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